WIP-Nachverfolgung: Bewährte Verfahren für das Management von laufenden Projekten

Im Rahmen des normalen Betriebs verfügen Hersteller in der Regel über Produkte in verschiedenen Fertigungsstadien. Dies gilt insbesondere für Hersteller großer, komplexer und zeitaufwändiger Produkte wie Maschinen und anderer Industrieanlagen. Produkte, die noch nicht fertiggestellt sind, werden in der Regel als „Work in Progress“ (WIP) bezeichnet.

Damit Unternehmen die Produktion entlang ihrer gesamten Lieferkette Vertrieb ordnungsgemäß nachverfolgen können, ist es unerlässlich, dass sie wissen, wie viele Produkte sich in den verschiedenen Fertigungsstufen befinden.

In diesem Beitrag werden wir das Konzept der unfertigen Erzeugnisse (Work in Progress, WIP) näher betrachten und erläutern, warum es für Hersteller wichtig ist, den Überblick über die unfertigen Erzeugnisse in ihren Betriebsabläufen zu behalten.

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„Unfertige Erzeugnisse“ ist ein Begriff, der von Herstellern verwendet wird, um Artikel zu beschreiben, deren Produktionsprozess bereits begonnen hat, die jedoch noch nicht fertiggestellt sind. Wichtig ist dabei, dass sich der Begriff „Unfertige Erzeugnisse “ nicht nur auf Waren und Aufträge bezieht, die noch auf ihre Abwicklung warten. Der Begriff wird auch verwendet, um die Kosten zu beschreiben, die mit den Arbeiten zur Fertigstellung der verbleibenden Schritte des Produktionsprozesses verbunden sind.

Unter „unfertigen Erzeugnissen“ versteht man daher Materialien, die sich noch im Produktionsprozess befinden, sowie Arbeitskosten, Gemeinkosten und damit verbundene Produktionskosten. Diese Kosten geben die gesamten Herstellungskosten wieder, die für die Fertigstellung der zur Erfüllung eines Auftrags erforderlichen Produkte aufgewendet wurden.

Die Steuerung und Reduzierung von unfertigen Erzeugnissen ist für produzierende Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie die Gesamteffizienz der Produktion erheblich beeinflussen kann. Daher bietet ein ordnungsgemäßes Management unfertiger Erzeugnisse zahlreiche Vorteile für produzierende Unternehmen. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

Verbesserte Bestandsplanung und -verwaltung: Durch die Ermittlung des Bestands an unfertigen Erzeugnissen erhalten Hersteller einen Überblick über den Stand ihrer Auftragsabwicklung und die Ressourcenauslastung. So können sie Rohstoffe nur nach Bedarf bei Lieferanten bestellen, was Bestandsmanagement die Planung erheblich vereinfacht.

Höhere Produktivität und Produktionseffizienz: Wenn Unternehmen ihre Fertigungsabläufe überprüfen und einen unerwartet hohen Bestand an unfertigen Erzeugnissen feststellen, deutet dies auf einen ineffizienten Produktionsprozess hin. Ein höherer Bestand an unfertigen Erzeugnissen als erwartet lässt darauf schließen, dass es entlang der Produktionslinie zu Engpässen kommen könnte, die zu einer Anhäufung unfertiger Erzeugnisse führen. Durch ein effektives Management der unfertigen Erzeugnisse können Unternehmen ihre Produktionsprozesse bewerten und ihre Abläufe optimieren, um die Effizienz zu steigern.

Höhere Kundenzufriedenheit: Dank der gesteigerten Produktionseffizienz können Hersteller die Nachfrage konsequenter decken und Kundenaufträge termingerecht ausführen. Die termingerechte Abwicklung von Aufträgen ist ein wesentlicher Faktor für die Kundenzufriedenheit.

Verbessertes Lagermanagement: Durch die Kenntnis des Umfangs der laufenden Aufträge können Hersteller ihre Lagernutzung und ihren Lagerbedarf einschätzen. So lässt sich feststellen, ob der Lagerraum mehr laufende Aufträge enthält als erforderlich, wodurch sowohl Material- als auch Platzverschwendung vermieden wird.

Im Zentrum jedes effizienten Produktionssystems steht eine auf den ersten Blick einfache Gleichung mit weitreichenden Konsequenzen: das Little’sche Gesetz.

Wenn Sie sich schon einmal gefragt haben, warum sich die Arbeit stapelt oder warum die Leistung zurückbleibt, obwohl alle beschäftigt sind, liefert Ihnen diese Formel die Antwort.

Littles Gesetz: W = L / λ

Wo:

• W = Durchschnittliche Anzahl der Positionen im System (Work in Progress)
  
  

• L = Durchschnittliche Durchlaufzeit (wie lange es dauert, eine Einheit fertigzustellen)
  
  

• λ = Durchschnittliche Durchsatzrate (fertiggestellte Einheiten pro Zeitabschnitt)
  
  

Ganz einfach: Um die Durchlaufzeit zu verkürzen, muss man entweder den Durchsatz erhöhen oder den Bestand an unfertigen Erzeugnissen reduzieren. Das ist alles. Dazu braucht man keine komplizierten Berechnungen.

Ein praktisches Beispiel

Stellen Sie sich eine Produktionslinie vor, die 10 Einheiten pro Stunde produziert (λ = 10) und auf der sich 50 Einheiten in der Fertigung befinden (W = 50).
Unter Anwendung des Little’schen Gesetzes:

L = W / λ = 50 / 10 = 5 Stunden

Ein Artikel benötigt also durchschnittlich 5 Stunden, um das System zu durchlaufen.

Nehmen wir nun an, Sie halbieren den Bestand an unfertigen Erzeugnissen, ohne den Durchsatz zu verändern:

L = 25 / 10 = 2,5 Stunden

Die Durchlaufzeit halbiert sich, d. h. ohne neue Anlagen, Überstunden oder größere Prozessänderungen. Es reicht eine strengere Kontrolle der laufenden Aufträge.

Deshalb ist das Little’sche Gesetz ein Eckpfeiler der lean manufacturing. Es verbindet übergeordnete Ziele wie eine schnellere Lieferung mit konkreten Maßnahmen wie der Begrenzung des Bestands an unfertigen Erzeugnissen.

Warum das wichtig ist

Die meisten Betriebe arbeiten mit mehr WIP, als ihnen bewusst ist. Und zu viel WIP verlangsamt den gesamten Ablauf.

Die Warteschlangen werden länger.
Die Umrüstzeiten ziehen sich in die Länge.
Fehler bleiben im Stapel verborgen.

Mithilfe des Little’schen Gesetzes können Teams erkennen, wie Durchsatz, Lagerbestand und Produktionsleistung zusammenwirken – und so fundiertere Entscheidungen darüber treffen, wo Anpassungen erforderlich sind.

WIP lässt sich nicht alleine verwalten. Die Zahlen sprechen für sich. Werden sie regelmäßig erfasst, zeigen sie, wo der Arbeitsfluss ins Stocken gerät, wo sich Arbeit staut und wo Zeit unbemerkt verfließt.

Hier sind die vier wichtigsten:

Was man sich ansehen sollte

Wenn sich die Zykluszeit verlängert, der Durchsatz sich aber nicht verändert, stauen sich wahrscheinlich Bestände zwischen den einzelnen Schritten an.
Wenn ein Bereich immer mehr WIP aufweist als die anderen, ist das Ihr Engpass.
Und wenn die Durchlaufeffizienz im einstelligen Bereich liegt, wird der Großteil Ihrer Prozesszeit mit Warten statt mit Produzieren verbracht.

Diese Zahlen sind mehr als nur Daten für die Wand. Sie beschreiben, wie sich Ihr System an einem normalen Tag verhält. Wenn Sie sie lange genug verfolgen, werden Sie Muster erkennen, z. B. wo Zeit verloren geht, welche Produkte ins Stocken geraten und welche Schichten den Betrieb am Laufen halten.

Um den Arbeitsbestand (WIP) in den Griff zu bekommen, ist keine umfassende Systemumstellung erforderlich. Was Sie brauchen, sind Konsequenz, Transparenz und ein Team, das sich jeden Tag an einfache Regeln hält. Die Werke, die den Arbeitsfluss am besten bewältigen, weisen in der Regel einige gemeinsame Merkmale auf.

1. Legen Sie WIP-Grenzwerte pro Arbeitsstation fest
Legen Sie fest, wie viel Arbeit in jedem Schritt liegen bleiben darf, bevor der nächste beginnt. Diese Grenzwerte verhindern eine Überlastung der Linie und machen Engpässe deutlich. Ein guter Ausgangspunkt ist Ihr aktueller Durchschnittswert; nehmen Sie anschließend Feinjustierungen vor, sobald Sie sehen, wie sich die Arbeit tatsächlich bewegt.

2. Machen Sie Warteschlangen sichtbar
Wenn die Mitarbeiter die Warteschlange nicht sehen können, können sie sie auch nicht verwalten. Platzieren Sie die WIP-Zahlen dort, wo sie für alle gut sichtbar sind – sei es auf einer physischen Tafel, einem Tablet-Display oder einem gemeinsamen dashboard. Durch die Echtzeit-Transparenz bleiben Vorgesetzte und Mitarbeiter auf dem Laufenden, ohne ständig nach Updates suchen zu müssen.

3. Erfassen Sie Hindernisse, statt sie einfach zu ignorieren
Jedes Mal, wenn die Arbeit ins Stocken gerät, notieren Sie den Grund dafür. Fehlende Teile, ein defektes Werkzeug, eine verspätete Genehmigung – was auch immer es ist. Sobald diese Gründe sichtbar sind, erkennen Sie Muster. Sie werden einige wiederkehrende Ursachen feststellen, die für den Großteil der Zeitverluste verantwortlich sind.

4. Daten automatisch erfassen
Handschriftliche Zählungen und manuelle Aktualisierungen hinken immer der Realität hinterher. Schließen Sie Maschinen, Scanner oder einfache Sensoren an, um die Bewegungen von unfertigen Erzeugnissen automatisch zu protokollieren. Das spart Zeit, sorgt für saubere Daten und zeigt genau, wo es zu Verzögerungen kommt.

5. Das System kontinuierlich optimieren
WIP-Grenzwerte sind nicht in Stein gemeißelt. Während Sie die Zykluszeit, den Durchsatz und die Flusseffizienz verfolgen, sollten Sie kleine Änderungen testen. Vielleicht beschleunigt ein etwas niedrigerer Grenzwert den Ablauf, oder eine kleine Anpassung am Layout verkürzt die Wartezeit. Der Schlüssel liegt darin, häufig Anpassungen vorzunehmen und Änderungen an den tatsächlichen Zahlen auszurichten.

Ein hoher Bestand an unfertigen Erzeugnissen deutet auf Ineffizienz im gesamten Produktionsprozess hin. Zudem bedeutet ein hoher Bestand an unfertigen Erzeugnissen, dass ein erheblicher Teil des Kapitals im Unternehmen gebunden ist, was zu einem eingeschränkten Cashflow und geringeren Gewinnen führt.

In der modernen Fertigungslandschaft sollten Unternehmen ihre Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP), Manufacturing-Execution-Systeme (MES) und andere Fertigungssysteme nutzen, um die laufenden Aufträge zu verwalten.

So lassen sich laufende Arbeiten richtig erfassen und verwalten:

Just-in-Time-Fertigung einführen: Hersteller sollten bei der Just-in-Time-Fertigung das Pull-System anwenden. Durch den Einsatz dieser Lean-Methode wird sichergestellt, dass die Produktion erst nach Eingang der Kundenbestellung beginnt.

Just-in-time stellt sicher, dass keine überschüssigen Halbfertigprodukte im Lager oder an den Fertigungslinien liegen bleiben und Ressourcen binden. Stattdessen werden die Materialien erst dann verarbeitet und zu Endprodukten weiterverarbeitet, wenn eine direkte Nachfrage seitens eines Kunden vorliegt.

Die Nachfrage genau analysieren und prognostizieren: In manchen Betrieben entscheiden sich Hersteller für ein Push-System anstelle eines Pull-Systems, da ihre Produkte eine anhaltende Nachfrage auf dem Markt haben. Infolgedessen haben diese Unternehmen stets unfertige Erzeugnisse im Bestand, um die kontinuierliche, regelmäßige Nachfrage zu decken.

Da es jedoch zu Prognosefehlern oder unerwarteten Nachfragerückgängen kommen kann, bleiben solche Hersteller oft mit einem hohen Bestand an unfertigen Erzeugnissen zurück. Der Einsatz fortschrittlicher Prognoselösungen zur Marktanalyse vermittelt den Herstellern ein repräsentativeres Bild der Marktkräfte und ermöglicht so einen reibungsloseren Arbeitsablauf an der Produktionslinie.

Bei Nachfragerückgängen sollten diese Push-System-Hersteller ereignisgesteuerte Dispositionssysteme in der Fertigung einsetzen. Diese Systeme optimieren die Produktion an der Fertigungslinie und passen das Produktionsvolumen entsprechend an, um auf Nachfrageschwankungen zu reagieren.

Modernisierung von Maschinen und Personal: In vielen Fällen sind Engpässe im Betriebsablauf die Ursache für einen Anstieg der unfertigen Erzeugnisse. Eine sinnvolle Lösung besteht darin, Werkzeuge und Maschinen zu modernisieren, mit denen die Arbeit schneller und effizienter erledigt werden kann.

Zudem ist das Personal an den Arbeitsplätzen möglicherweise nicht ausreichend für den Arbeitsablauf geschult, was zu zusätzlichen Engpässen und einem Anstieg der unfertigen Erzeugnisse führt. Durch zusätzliche Schulungen und Weiterbildungen können die Mitarbeiter besser darauf vorbereitet werden, mit einem erhöhten Bestand an unfertigen Erzeugnissen an ihren Arbeitsplätzen umzugehen. Alternativ können Hersteller sich dafür entscheiden, besser ausgebildete und erfahrenere Mitarbeiter einzustellen.

Um die laufenden Aufträge besser verwalten zu können, müssen Hersteller die von ihrem ERP erfassten Daten nutzen, MESsowie anderer Produktionssysteme nutzen, um Engpässe zu reduzieren und die Fertigungsabläufe in der Produktion zu optimieren.

Zwar wird die Einführung digitaler Lösungen zur Datenerfassung und Produktionsüberwachung oft als zeit- und ressourcenintensiv angesehen, doch überwiegen die Vorteile diese anfänglichen Kosten bei weitem.

Zu den Vorteilen der Digitalisierung des WIP-Managements zählen unter anderem:

• In der Regel erfassen die in einer Fertigungsumgebung eingesetzten Systeme Daten automatisch, wodurch menschliche Fehler – eine wesentliche Ursache für WIP – vermieden werden.

• Digitale, datengesteuerte Prozesssteuerungen können einen Großteil der Produktionslinie angemessen abdecken, sodass das Personal sich auf Aufgaben konzentrieren kann, die mehr kognitive Fähigkeiten erfordern.

• Die durch WIP-Management-Tools gewonnenen Erkenntnisse fördern häufig kontinuierlicher Verbesserungsprozess einer Fertigungsumgebung, indem sie regelmäßig Ineffizienzen aufdecken und es den Vorgesetzten ermöglichen, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

• Gut integrierte Systeme und Anlagen in Verbindung mit prädiktiven Analysen können das mögliche Auftreten von Engpässen erkennen, sodass die Mitarbeiter eingreifen können, bevor sich unfertige Erzeugnisse (WIP) ansammeln.

Durch die Vernetzung von Mitarbeitern, Maschinen und Systemen in einer Fertigungsumgebung Tulip der Lage, die Datenerfassung im gesamten Betrieb zu automatisieren. Mithilfe der von Tulip Erkenntnisse können Hersteller ihren Produktionsbedarf effektiver planen und prognostizieren und so die Ursache für unüberschaubare unfertige Erzeugnisse (WIP) bekämpfen.

Selbst mit soliden Systemen und guten Absichten kann die WIP-Steuerung aus dem Ruder laufen. Hier sind die Fallstricke, in die die meisten Teams tappen, und einige Möglichkeiten, wie man sie vermeiden kann.

1. Zu enge Grenzwerte festlegen
WIP-Grenzwerte halten den Durchfluss unter Kontrolle, aber wenn man sie zu stark einschränkt, gerät die Linie ins Stocken. Die Arbeit kommt zum Stillstand, die Mitarbeiter warten, und der Durchsatz sinkt.
So gehen Sie vor:
Beginnen Sie mit Zahlen, die die tatsächlichen Taktzeiten und Kapazitäten widerspiegeln. Beobachten Sie, wie oft die Stationen ihr Limit erreichen. Wenn sich die Warteschlangen vor der Station verlängern oder die Auslastung hinter der Station sinkt, lockern Sie die Grenzwerte etwas.

2. Symptomen statt Engpässen nachgehen
Zusätzliche WIP sammelt sich fast immer dort an, wo der Durchfluss nachlässt. Das Problem ist, dass sich Teams oft auf den sichtbaren Rückstau konzentrieren, anstatt auf den eigentlichen Engpass.
So gehen Sie vor:
Überprüfen Sie die WIP nach Phasen und verfolgen Sie die Durchfluss-Effizienz. Wenn ein Bereich überlastet bleibt, während andere Bereiche wenig ausgelastet sind, ist das der Engpass. Die Behebung dieses Engpasses entlastet in der Regel die gesamte Linie.

3. Nachlassendes Engagement der Mitarbeiter
Digitale Nachverfolgung versagt, wenn sie wie zusätzlicher Papierkram empfunden wird. Wenn das System die Mitarbeiter ausbremst oder nicht nützlich erscheint, wird es nicht genutzt, und Ihre Daten werden unzuverlässig.
So gehen Sie damit um:
Beziehen Sie die Mitarbeiter frühzeitig mit ein. Erklären Sie, wie eine bessere Übersicht ihren Arbeitsalltag reibungsloser gestaltet – mit weniger Überraschungen und weniger Krisensituationen. Halten Sie die Eingaben einfach, automatisieren Sie, wo immer möglich, und entwickeln Sie Tools, die zur tatsächlichen Arbeitsweise der Mitarbeiter passen.

Die manuelle WIP-Erfassung funktioniert eine Zeit lang. Mit einem Whiteboard oder einer gemeinsam genutzten Tabelle lässt sich ein kleiner Arbeitsablauf gut koordinieren. Doch sobald das Arbeitsvolumen zunimmt oder Aufgaben über mehrere Schichten hinweg anfallen, geraten die Dinge aus dem Ruder. Die Zahlen sind nicht mehr aktuell, Aktualisierungen kommen zu spät, und niemand weiß mehr so recht, was der aktuelle Stand ist.

Tulip diese Lücke zu schließen. Es bietet Ingenieuren und Vorgesetzten Werkzeuge, mit denen sie ihre eigenen digitalen Nachverfolgungssysteme erstellen können, ohne auf Softwareteams warten zu müssen. In der Praxis bedeutet das, dass Sie:

• Erfassen Sie Arbeitsaufträge automatisch, während sie die einzelnen Stationen durchlaufen

• Sehen Sie sich Warteschlangen und Durchsatz auf Live-Dashboards an, die sich automatisch aktualisieren

• Protokollieren Sie Zykluszeiten, Blocker und Status zum Zeitpunkt ihres Auftretens

• Daten direkt von Maschinen, Scannern oder Tablets abrufen

Da das System in der Cloud läuft, lässt es sich problemlos auf mehrere Produktionslinien ausweiten und bei Prozessänderungen anpassen. Keine langwierigen Projekte, keine IT-Engpässe.

Das ist der eigentliche Vorteil: weniger Überraschungen, schnellere Anpassungen und eine Grundlage, die auf Fakten statt auf Vermutungen beruht.

Manuelle vs. automatisierte WIP-Erfassung

Die digitale Nachverfolgung sorgt nicht nur für übersichtlichere Berichte. Sie verändert auch die Art und Weise, wie die Mitarbeiter die Produktion steuern. Da sich die Daten automatisch aktualisieren, können sich Bediener und Vorgesetzte auf den Ablauf des Prozesses konzentrieren, anstatt Zahlen hinterherzujagen.

Durch die Vernetzung von Menschen, Maschinen und Systemen in einer Fertigungsumgebung Tulip der Lage, die Datenerfassung im gesamten Betriebsablauf zu automatisieren. Mithilfe der von Tulip Erkenntnisse können Hersteller ihren Produktionsbedarf effektiver planen und prognostizieren und so die Ursache für unüberschaubare unfertige Erzeugnisse (WIP) bekämpfen.

Der Arbeitsbestand ist nicht nur eine Zahl in einem Bericht. Er zeigt, wie sich Ihr System tatsächlich verhält. Wenn er zu hoch ist, liegen Teile herum, die Warteschlangen werden länger und alles läuft langsamer, als es eigentlich sollte. Wenn er zu niedrig ist, gehen den Arbeitsplätzen die Materialien aus und die Mitarbeiter warten auf Arbeit. Das richtige Gleichgewicht zu finden, hängt davon ab, wie klar Sie die Abläufe überblicken und wie schnell Sie reagieren können.

Einfache Grundsätze wie das Little’sche Gesetz helfen dabei, dies zu verstehen. Die richtigen Kennzahlen sorgen dafür, dass man sich ehrlich eingesteht, wo Zeit und Material ins Stocken geraten sind. Tägliche Disziplin verhindert, dass die Dinge wieder ins Chaos abgleiten.

Und wenn Sie bereit sind, manuelle Zählungen und die Aktualisierung von Tabellenkalkulationen hinter sich zu lassen, Tulip eine Plattform wie Tulip die Nachverfolgung für Sie übernehmen. Sie liefert Ihnen Echtzeitdaten direkt aus der Produktion, sodass Sie sich auf die Optimierung des Arbeitsablaufs konzentrieren können, statt Zahlen zu sammeln.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Tulip dazu beitragen Tulip , Ihre Produktionsprozesse effizienter zu gestalten, wenden Sie sich noch heute an ein Mitglied unseres Teams!