So erstellen Sie eine bessere Checkliste für den Gemba-Walk

Um kontinuierlicher Verbesserungsprozess zu unterstützen, müssen Führungskräfte in der Fertigung jeden Tag ihren Schreibtisch verlassen und Zeit mit ihren Teams in der Produktion verbringen . Dies bietet den Vorgesetzten die Möglichkeit, etwaige Probleme oder Ineffizienzen zu erkennen und Maßnahmen zu deren Behebung zu ergreifen. Eine der besten Methoden hierfür ist der Gemba-Walk.

Der Gemba Walk wurde ursprünglich von Taiichi Ohno entwickelt, dem japanischen Ingenieur und ehemaligen Toyota-Manager, der maßgeblich am Aufbau des Toyota-Produktionssystems (TPS) beteiligt war, und ist die lean manufacturing , bei der man sich an den Ort begibt, an dem die Arbeit ausgeführt wird, um die Produktion zu beobachten, Fragen zu stellen, Prozesse zu verstehen und Teams zu unterstützen. Tatsächlich bedeutet „Gemba“ (abgeleitet vom japanischen Wort „Genba“) den „tatsächlichen Ort“, was unterstreicht, wie wichtig diese direkte Interaktion zwischen Management und Produktion ist.

Gemba-Begehungen helfen Führungskräften dabei, sich ein Bild von den Abläufen in der Fabrik (oder in diesem Zusammenhang am Gemba) zu machen, Einblicke zu gewinnen und den Kontakt zu ihren Teams zu pflegen. Die Erstellung einer Checkliste für die Gemba-Begehung im Vorfeld sorgt für eine klare Struktur der Aktivität und stellt gleichzeitig sicher, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.

Eine Checkliste für Gemba-Runden ist eine Liste von Punkten, die Sie während Ihrer Gemba-Runden überprüfen möchten.

Diese Checkliste soll den Beobachter während seines Rundgangs anleiten und sicherstellen, dass er sich auf wichtige Aspekte wie Sicherheitsfragen, Effizienz der Arbeitsabläufe, Erkennung von Verschwendung und Prozessstandardisierung konzentriert.

Sie enthält in der Regel konkrete Punkte, die zu überprüfen sind, Fragen, die zu stellen sind, sowie Beobachtungen, die zu machen sind, und ermöglicht so eine strukturierte und umfassende Beurteilung des Arbeitsplatzes. Die Gemba-Walk-Checkliste sorgt für Einheitlichkeit bei mehreren Rundgängen und bildet die Grundlage für datengestützte Erkenntnisse und kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

So kann eine gut durchdachte Checkliste für den Gemba-Rundgang die Effizienz steigern und Verschwendung in Ihren Betriebsabläufen reduzieren.

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Stellen Sie sich eine Checkliste für den Gemba-Rundgang wie eine Einkaufsliste vor. Man kommt zwar auch ohne sie aus, doch ohne eine Liste als Orientierungshilfe ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass man eine Zutat (oder einen wichtigen Schritt) vergisst. Eine gut strukturierte Checkliste für den Gemba-Rundgang ist aus mehreren Gründen unverzichtbar:

• Konsistenz und Standardisierung: Mithilfe einer Checkliste kann jeder Gemba-Walk nach derselben Struktur und demselben Ablauf durchgeführt werden, wodurch sichergestellt wird, dass wichtige Punkte nicht übersehen werden, unabhängig davon, wer den Rundgang durchführt. Dies fördert die Standardisierung und ermöglicht im Laufe der Zeit bessere Vergleiche.
• Fokus und Effizienz: Eine Checkliste hilft dabei, den Fokus auf die Ziele des Rundgangs zu richten, Ablenkungen zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Sie dient als Leitfaden, der die Beobachter durch den Rundgang führt und sicherstellt, dass wichtige Aspekte gebührend berücksichtigt werden.
• Effektive Kommunikation: Eine Checkliste dient als wirksames Kommunikationsinstrument zwischen verschiedenen Beteiligten. Sie hilft allen Beteiligten zu verstehen, was anhand welcher Kriterien bewertet wird, und fördert so Transparenz und Verständnis.
• Datengestützte Entscheidungsfindung: Eine Checkliste ermöglicht eine objektivere und genauere Datenerhebung und trägt dazu bei, verzerrte Beobachtungen oder menschliche Fehler zu vermeiden. Diese zuverlässigen Daten dienen dann als Grundlage für fundierte, datengestützte Entscheidungen und Maßnahmen.
• kontinuierlicher Verbesserungsprozess: Eine Checkliste ist ein sich weiterentwickelndes Instrument. Wenn aufgrund früherer Begehungen Änderungen vorgenommen werden, kann die Checkliste aktualisiert werden, um neue Schwerpunkte oder Ziele zu berücksichtigen, was kontinuierlicher Verbesserungsprozess das Wachstum fördert.

Eine effektive Checkliste für einen Gemba-Rundgang sollte auf das jeweilige Thema zugeschnitten sein, doch gibt es einige allgemeine Punkte, die Sie stets im Auge behalten sollten:

Betrachten Sie den Prozess als Ganzes: Ein Team muss sich auf jeden Teil der Produktion verlassen können, und jede Änderung oder Herausforderung, die sich auf einen Teil der Produktion auswirkt, wird wahrscheinlich auch Auswirkungen auf nachfolgende Schritte haben.

Überlegen Sie, ob der derzeitige Prozess die einzige Möglichkeit ist, diese Art von Arbeit zu erledigen: Gibt es andere Formate, Layouts, Methoden oder Produktionsweisen, die sich möglicherweise besser eignen als die, die Sie derzeit verwenden?

Konzentrieren Sie sich darauf, die Ursache des Problems zu ermitteln, anstatt nur die Symptome zu bekämpfen: Es mag verlockend sein, sofort einzugreifen , um ein Problem zu beheben, doch es ist wichtig, das Gesamtbild im Blick zu behalten.

Behalten Sie im Blick, mit wem Sie zur Lösung der einzelnen Probleme sprechen sollten (und wer für die jeweiligen Funktionsbereiche zuständig ist): Sobald Probleme erkannt und Lösungen erarbeitet wurden, ist es unerlässlich zu wissen, wer vor Ort diese Änderungen umsetzen wird.

Konzentrieren Sie sich stets auf die Lösung der aktuellen Probleme: Bei effizienten Gemba-Runden liegt der Fokus darauf, Probleme Schritt für Schritt anzugehen. Indem Sie sich auf die Punkte Ihrer Checkliste konzentrieren, vermeiden Sie Ablenkungen, die dazu führen könnten, dass Details übersehen werden.

Stellen Sie die richtigen Fragen: Die Fragen auf Ihrer Checkliste müssen nicht komplex oder schwer verständlich sein. Hier sind einige Fragen, die Sie bei Ihrem Gemba-Rundgang berücksichtigen sollten:

• Haben Sie irgendwelche Probleme mit dem etablierten Prozess festgestellt?
• Gibt es für diese Art von Arbeit einen festgelegten Ablauf?
• Was tun Sie, um die eigentliche Ursache des Problems zu ermitteln?
• An wen wenden Sie sich, wenn ein bestimmtes Problem auftritt?
• Wie können Sie das Problem beheben?

Dieser Sieben-Schritte-Plan ist eine Anleitung mit Kontrollpunkten für jeden Schritt des Gemba-Walks. Lassen Sie uns gleich loslegen.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Thema

Bevor ein Rundgang beginnt, sollten Führungskräfte ein Thema festlegen, das den gesamten Gemba-Rundgang leiten soll. Dies schärft den Fokus des Gemba-Rundgangs und führt zu besseren Ergebnissen, da die Aufmerksamkeit nicht auf verschiedene Themen und Ziele verteilt wird. Sobald ein Thema ausgewählt wurde (z. B. Kosteneffizienz oder Mitarbeiterengagement), ist es einfacher, Ihre Fragen für den Gemba-Rundgang auf das jeweilige Thema abzustimmen und fundierte Fragen zu stellen.

Schritt 2: Das Team vorbereiten

Informieren Sie das Team, indem Sie erklären, was ein Gemba-Rundgang ist und was bei einem routinemäßigen Gemba-Rundgang zu erwarten ist. Ziehen Sie auch in Betracht, Ihre Checkliste zu teilen. Dies verringert die Unsicherheit im Team, da der Gemba-Rundgang nicht als Bewertung, sondern als Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten wahrgenommen wird. Wenn Sie das Team im Vorfeld einbeziehen, werden zudem Fragen aufgeworfen, die sonst möglicherweise übersehen worden wären.

Schritt 3: Konzentrieren Sie sich auf den Prozess

Konzentrieren Sie sich auf die Bewertung des Prozesses und der Arbeitsabläufe. Dabei kann eine Checkliste hilfreich sein. Indem Sie Fragen formulieren, die Sie dazu zwingen, den Prozess und nicht die Person zu bewerten, können Sie die häufigsten Fehler bei Gemba-Walks vermeiden: Schuldzuweisungen. Denken Sie daran: Sie sind vor Ort, um Verbesserungsmöglichkeiten im Prozess und systemische Hindernisse am Arbeitsplatz zu identifizieren, die die Produktivität beeinträchtigen.

Schritt 4: Stellen Sie den Wertstrom in den Mittelpunkt

Stellen Sie sicher, dass Ihre Checkliste den gesamten Wertschöpfungsprozess abdeckt. Indem Sie diese Fragen im Voraus skizzieren, können Sie sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Stationen oder Prozesse übersehen. Wenn Sie den Großteil Ihres Gemba-Rundgangs auf die Wertschöpfungskette konzentrieren, Wertschöpfungskette Engpässe und potenzielle Verschwendungsquellen effektiver identifizieren. Die Beseitigung solcher Engpässe wird die Gesamtleistung entlang der gesamten Wertschöpfungskette verbessern.

Schritt 5: Halten Sie Ihre Beobachtungen fest

Halten Sie alles fest. Sammeln Sie jeden Datenpunkt, auf den Sie bei Ihrem Gemba-Rundgang stoßen. Treffen Sie keine Annahmen und geben Sie keine Empfehlungen ab, bevor Sie nicht alles, was Sie beim Gemba-Rundgang feststellen, schriftlich festgehalten haben. Hier sind Checklisten hilfreich. Sie können Ihre Beobachtungen als Antworten auf die Fragen festhalten, von denen Sie wissen, dass Sie sie klären müssen. Sie können sich auch einfach Notizen machen oder Ihre Erkenntnisse per Video aufzeichnen und dokumentieren. Unabhängig von der Methode: Halten Sie alles fest, halten Sie alles fest, halten Sie alles fest!

Schritt 6: Suchen Sie sich einen zweiten Blickwinkel

Sobald der Gemba-Rundgang abgeschlossen ist und alle relevanten Informationen erfasst wurden, holen Sie sich eine zweite Meinung ein. Besser noch: Lassen Sie ein anderes Teammitglied eine eigene Checkliste erstellen. Wenn jemand mit einem unvoreingenommenen Blick Ihre Ergebnisse überprüft, können sich daraus wichtige Erkenntnisse ergeben. Der Vergleich der Checklisten kann Ihnen helfen, eventuelle Lücken in Ihrer eigenen Denkweise aufzudecken. Diese zweite Perspektive könnte von jemandem stammen, der weit vom operativen Geschehen entfernt ist, oder von einem erfahrenen Mitarbeiter, der nicht am Gemba-Rundgang teilgenommen hat. Durch das Feedback werden übersehene Informationen sichtbar.

Schritt 7: Bitten Sie um Feedback

Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse dem Team, unabhängig vom Ausgang. Ganz gleich, ob Ihre Ergebnisse unbedeutend waren und keine Änderungen am Betriebsablauf erforderlich sind oder ob das Gegenteil der Fall ist. Damit schließt sich der Kreis der Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten, und das Gefühl, während des Gemba-Spaziergangs vom Team beobachtet zu werden, wird ausgeräumt. Sollten Änderungen erforderlich sein, beziehen Sie diese in Ihre Präsentation ein und stellen Sie einen Bezug zu Ihren Ergebnissen her. Dies sorgt für die Zustimmung aller Beteiligten und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit, sobald die Änderung im Betriebsablauf umgesetzt wird.

Letztendlich ist eine Gemba-Walk-Checkliste nicht nur ein Instrument zur Beobachtung, sondern ein wesentlicher Bestandteil des kontinuierlicher Verbesserungsprozess eines Unternehmens.

Durch die Festlegung eines Rahmens für den Gemba Walk werden ein optimierter Prozess,
eine effektive Kommunikation, datengestützte Entscheidungen und letztlich ein effizienterer und produktiverer Arbeitsplatz gewährleistet.

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