Die Probleme mit „Paper on Glass“ im heutigen digitalen Zeitalter

Da Hersteller zunehmend Technologien einsetzen, um ihre Betriebsabläufe zu optimieren, ist die Digitalisierung papierbasierter Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Arbeitsanweisungen oft ein naheliegender erster Schritt.

Für viele Hersteller kann die Digitalisierung von Arbeitsanweisungen so einfach sein wie das Einscannen von papierbasierten SOPs in einen Computer und deren Anzeige auf einem einfachen Tablet oder Computer. Diese Art digitaler Arbeitsanweisungen wird gemeinhin als „Paper on Glass“ bezeichnet.

Zwar bietet dieser oberflächliche Ansatz zur Digitalisierung gewisse Vorteile gegenüber herkömmlichem Papier, doch ist „Papier auf Glas“ eine veraltete Methode, um Mitarbeitern Arbeitsanweisungen zur Verfügung zu stellen.

In diesem Beitrag werden wir die Herausforderungen im Zusammenhang mit einfachen Arbeitsanweisungen auf Papier auf Glas erörtern und erläutern, warum Hersteller einen umfassenderen Ansatz zur Digitalisierung der Arbeitsabläufe der Bediener in Betracht ziehen sollten.

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Der Begriff „Paper on Glass“ bezieht sich auf alle produktionsbezogenen Dokumente, die in digitaler Form angezeigt werden, vor allem auf Computern, Tablets oder Mobilgeräten. „Paper on Glass“ hat sich in der Pharma- und Medizinprodukteindustrie zunehmend durchgesetzt, wo der Produktionsprozess mehrere Schritte und Qualitätskontrollen sowie eine lückenlose Dokumentation umfasst.

Während diese komplexen Fertigungsbranchen in der Vergangenheit bei Vorgängen wie beispielsweise Chargenprotokolle und Logbücher, stellen Papierunterlagen die Hersteller vor eine Reihe von Herausforderungen.

Beispielsweise erfordern papierbasierte Aufzeichnungen manuelle, handschriftliche Eingaben durch die Bediener, die für die mit der Überprüfung beauftragten Personen unter Umständen unleserlich werden können. Mit „Paper on Glass“ lassen sich Daten in digitale Formate eingeben, die darauf ausgelegt sind, Fehler zu reduzieren, wie beispielsweise Dropdown-Menüs, Validierungsprüfungen und automatische Berechnungen.

Zudem ermöglicht „Paper on Glass“ eine bessere Datenverwaltung, da digitale Datensätze leicht durchsucht, sortiert und exportiert werden können, was wiederum bedeutet, dass die Daten einfacher analysiert und in Berichten dargestellt werden können.

Zwar bietet Papier auf Glas im Vergleich zu Papier und Stift zwar gewisse Vorteile für Hersteller und Mitarbeiter in der Produktion, doch gibt es unzählige weitere Vorteile, die eine umfassendere, dynamische Arbeitsanweisungen mit sich bringt.

In Produktionsumgebungen fallen enorme Datenmengen von Maschinen, Sensoren und IoT an. Für Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren möchten, können diese Daten äußerst wertvolle Einblicke in Bereiche mit Ineffizienzen und Engpässen liefern.

Eine der größten Herausforderungen, mit denen viele im Zusammenhang mit „Paper on Glass“ konfrontiert sind, ist die mangelnde Vernetzung zwischen der digitalen Schnittstelle und den verschiedenen anderen Systemen, die im gesamten Unternehmen zum Einsatz kommen. Dies macht eine Datenanalyse in Echtzeit nahezu unmöglich und hindert Führungskräfte daran, Probleme zu erkennen, die sich auf die Produktivität auswirken – bis es bereits zu spät ist.

Zudem bietet die „Paper-on-Glass“-Methode keine Lösung für die manuelle Dateneingabe, was zu Ungenauigkeiten aufgrund menschlicher Fehler führt. In den meisten Fällen ermöglichen „Paper-on-Glass“-Lösungen keine automatisierte Datenerfassung, sodass die Bediener die Daten im Laufe ihrer Arbeit manuell eingeben müssen.

Im heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld benötigen Hersteller einen ganzheitlichen Ansatz, der Daten aus anderen Systemen zusammenführt, um ein vollständiges Bild ihrer Betriebsabläufe zu erhalten. Aus diesem Grund ist die Integration von Werkstattools wie digitalen Arbeitsanweisungen mit Backend-Systemen wie MES und ERP entscheidender ERP .

Einer der Hauptvorteile der Umstellung von Papier auf Glas auf eine umfassendere digitale Arbeitsanweisungen ist die gesteigerte Effizienz. Mit Tulip erstellte digitale Arbeitsanweisungen Tulip sich problemlos in bestehende Systeme integrieren, sodass die Mitarbeiter jederzeit auf die aktuellsten Informationen zugreifen können. Dies ermöglicht es den Vorgesetzten, auf Daten aus der Produktion zuzugreifen und nahezu in Echtzeit auf Probleme oder Ineffizienzen in der Produktion zu reagieren.

Ein weiterer Vorteil von digitale Arbeitsanweisungenist die Möglichkeit, interaktive Anleitungen einschließlich Videos, Bildern, CAD und Animationen bereitzustellen, die dazu beitragen können, das Verständnis der Mitarbeiter für den Produktionsprozess zu verbessern. Letztendlich trägt diese zusätzliche Kontextinformation dazu bei, Qualitätsmängel zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

Schließlich lassen sich mitden Arbeitsanweisungen Tulip die Compliance-Unterlagen optimieren, indem wichtige Details – darunter das an der Produktion beteiligte Personal, Materialien oder Inhaltsstoffe, Qualitätsmessungen, Umgebungsbedingungen usw. – automatisch erfasst werden. Dadurch können Hersteller von Arzneimitteln und Medizinprodukten einen größeren Teil ihrer Ressourcen auf die Produktion konzentrieren und weniger Ressourcen für Compliance-Maßnahmen aufwenden.

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Fehlender Kontext und Echtzeitdaten
„Paper-on-Glass“-Systeme wirken auf den ersten Blick wie ein Fortschritt – bis man versucht, sie in der Praxis einzusetzen. Sie ersetzen Klemmbretter durch Tablets, doch die Arbeit selbst wird dadurch nicht intelligenter.

Die meisten digitalen Formulare sind statisch. Sie können nicht erkennen, was an der Produktionslinie vor sich geht, keine Echtzeitdaten von Maschinen abrufen und den Bediener nicht warnen, wenn etwas außerhalb der Spezifikationen liegt. Die Anweisungen bleiben unverändert, ganz gleich, was um sie herum geschieht. Das Ergebnis ist eine digitale Fassade, hinter der manuelle Arbeit verborgen bleibt.

Integrationssilos und Wartungsaufwand
Jede „Paper-on-Glass“-Implementierung führt in der Regel zur Entstehung eines weiteren eigenständigen Systems. Diese Plattformen lassen sich selten nahtlos mit MES, ERP oder Qualitätsdatenbanken verknüpfen, sodass Ingenieure gezwungen sind, Daten zwischen den Tools hin und her zu verschieben oder sie doppelt einzugeben.

Selbst eine kleine Änderung, wie etwa die Anpassung einer Toleranz, kann sich auf Hunderte von Formularen auswirken. Jede Version wird zu einer Wartungsaufgabe, die darauf wartet, irgendwo einen Fehler zu verursachen.

Was als digitale Modernisierung beginnt, führt oft zu mehr IT-Aufwand und Anfälligkeit als das Papier, das dadurch ersetzt wurde.

Lücken bei der Compliance und Rückverfolgbarkeit
In regulierten Branchen kann „Paper-on-Glass“ ein trügerisches Gefühl der Compliance vermitteln. Die Bildschirmanzeigen mögen zwar offiziell aussehen, doch ohne Versionskontrolle, rollenbasierte Berechtigungen oder lückenlose Prüfpfade erfüllen sie nicht die Erwartungen der Aufsichtsbehörden.

Es lässt sich nicht ohne Weiteres nachweisen, wer welchen Schritt ausgeführt hat, wann dies geschah oder welche Prozessdaten erfasst Prozessdaten . Wenn die Prüfer kommen, müssen die Teams schließlich die Aufzeichnungen aus PDF-Dateien und Sicherungsdateien zusammenfügen.

Das ist nicht nur ein Dokumentationsproblem, sondern ein operatives Risiko. Bei einer Prüfungsanalyse im Bereich Biowissenschaften war fast jede vierte Compliance-Abweichung auf Lücken in den Anweisungen oder der Dokumentation zurückzuführen.

Papier vs. „Paper-on-Glass“ vs. echte digitale Anweisungen

Man könnte leicht annehmen, dass die Übertragung eines Papierformulars auf einen Bildschirm gleichbedeutend mit digitale Transformation ist. Das ist jedoch nicht der Fall. Ohne strukturierte Daten, Systemanbindungen oder eine Logik hinter der Benutzeroberfläche verhält sich ein PDF auf einem Tablet nicht anders als ein ausgedrucktes Blatt Papier.

So lassen sich die drei gängigen Ansätze in der Praxis miteinander vergleichen:

„Paper-on-Glass“ mag zwar modern aussehen, unterliegt aber denselben Einschränkungen: manuelle Eingabe, schlechte Nachverfolgbarkeit und kaum Anbindung an Produktionssysteme. Echte digitale Anweisungen gehen einen Schritt weiter, da sie Live-Daten, Logik und Rückkopplungsschleifen nutzen, um die Arbeit zu steuern – und nicht nur anzuzeigen.

„Paper-on-Glass“ war der erste Schritt in Richtung Digitalisierung. Der nächste Schritt sind Anleitungssysteme, die darauf ausgelegt sind, die praktische Arbeit zu unterstützen und nicht nur Informationen anzuzeigen. Dabei handelt es sich nicht um digitale Formulare, sondern um interaktive, vernetzte Systeme, die sowohl für Bediener als auch für Ingenieure konzipiert sind.

Moderne digitale Anleitungen vereinen No-Code-Konfiguration, Datenerfassung und Systemintegration. Ingenieure können Apps direkt vor Ort erstellen und aktualisieren, sie schnell bereitstellen und an veränderte Prozesse anpassen – ganz ohne individuellen Code oder langwierige IT-Projekte.

Datenerfassung kontextbezogene Rückkopplungsschleifen
Jede Aufgabe wird zu einem Datenpunkt. Messwerte, Zeitstempel, Bedienereingaben, Fotos und Maschinensignale fließen direkt in strukturierte Datensätze ein. Das System reagiert in Echtzeit, indem es Messwerte außerhalb der Spezifikationen kennzeichnet, unvollständige Schritte blockiert oder die Anweisungen entsprechend den tatsächlichen Bedingungen anpasst.

Diese Echtzeit-Rückkopplungsschleifen verwandeln Produktionsaktivitäten in verwertbare Erkenntnisse. Die Teams sehen, wie die Arbeit erledigt wird, wo Fehler auftreten und wo Prozessschwankungen entstehen, ohne auf ein Audit warten oder nach „Stammeswissen“ suchen zu müssen.

Schnelle Bereitstellung durch Cloud und individuell gestaltbar
Moderne Plattformen nutzen Cloud-Infrastruktur und modularen Aufbau, sodass Sie klein anfangen und schnell expandieren können. Erstellen Sie eine App für einen einzelnen Prozess, z. B. für eine Umrüstung skalieren Sie von dort aus weiter. Updates werden sofort bereitgestellt, und die Rollouts sind standortübergreifend einheitlich.

Da es sich um No-Code-Apps handelt, liegt die Konfiguration in der Verantwortung der Prozessingenieure. Die IT bleibt zwar auf dem Laufenden, ist aber nicht Teil des kritischen Pfades. Diese Flexibilität unterscheidet individuell gestaltbar MES vom bisherigen Modell: Sie passen sich dem Prozess an, anstatt den Prozess zu zwingen, sich an sie anzupassen.

Die Abkehr von „Papier auf Glas“ ist nicht in erster Linie ein technisches Projekt. Es geht vielmehr darum, wie Menschen, Prozesse und Richtlinien aufeinander abgestimmt sind. Die Software ist dabei hilfreich, aber erst die Art und Weise, wie sie eingeführt wird, entscheidet darüber, ob sie sich langfristig bewährt.

Change Management Ort
Die tatsächliche Umsetzung beginnt dort, wo die Arbeit geleistet wird. Bediener und Techniker müssen erkennen, dass die Veränderung Reibungsverluste beseitigt und nicht noch verstärkt.

Beziehen Sie sie frühzeitig mit ein. Gehen Sie die Abläufe durch, finden Sie die Engpässe und entwickeln Sie Pilotprojekte, die genau diese Probleme angehen. Lassen Sie die Mitarbeiter, die die Arbeit tatsächlich erledigen, das Konzept mitgestalten. Wenn der neue Ansatz Zeit spart oder Fehler verhindert, spricht sich das von selbst herum.

GxP mit modernen Tools
Auch an regulierten Standorten ist nach wie vor eine lückenlose Kontrolle über Aufzeichnungen, Versionen und Signaturen erforderlich. Die meisten aktuellen Systeme verfügen bereits über diese Funktionen, d. h. elektronische Freigabe, Revisionsnachverfolgung und Prüfpfade.

No-Code-Plattformen ermöglichen mittlerweile eine teilweise Validierung, sodass eine einzelne App oder ein einzelner Workflow qualifiziert werden kann, ohne den Rest des Systems zu beeinträchtigen. Das beschleunigt Aktualisierungen und senkt das Risiko unbeabsichtigter Änderungen.

Sicherheit muss nachgewiesen werden
Cloud-Systeme müssen denselben Sicherheitsstandards genügen wie jede andere Unternehmensplattform: isolierte Umgebungen, festgelegte Zugriffsebenen sowie Verschlüsselung sowohl für Daten während der Übertragung als auch im Ruhezustand. Zertifizierungen wie SOC 2, ISO 27001 und DSGVO sollten selbstverständlich sein.

Lesen Sie das Kleingedruckte. Manche Anbieter nutzen Betriebsdaten für externes KI-Training. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter dies nicht tut. Produktionsdaten jederzeit unter Ihrer Kontrolle bleiben.

Die Nutzung durch die Bediener ist der eigentliche Test
Wenn die Benutzeroberfläche die Arbeit verlangsamt, wird sie nicht mehr genutzt. Die Bildschirme sollten sich an den Arbeitsablauf anpassen, d. h. einfache Layouts, große Touch-Flächen und klare Anweisungen. Inline-Hinweise und schnelles Feedback helfen, wenn etwas unklar ist.

Wenn das System zur Arbeit passt, nutzen die Menschen es auch weiterhin, ohne dass man sie dazu auffordern muss.

Schließlich lassen sich mit den Tulip die Compliance-Unterlagen optimieren, indem wichtige Details – darunter das an der Produktion beteiligte Personal, Materialien oder Inhaltsstoffe, Qualitätsmessungen, Umgebungsbedingungen usw. – automatisch erfasst werden. Dadurch können Hersteller von Arzneimitteln und Medizinprodukten einen größeren Teil ihrer Ressourcen auf die Produktion konzentrieren und weniger Ressourcen für Compliance-Maßnahmen aufwenden.

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Mit „Paper-on-Glass“ wurden Arbeitsanweisungen zwar vom Klemmbrett verlagert, doch die tiefer liegenden Probleme hinsichtlich Kontext, Vernetzung und Rückverfolgbarkeit blieben ungelöst. Statische Formulare führen nach wie vor dazu, dass Prozesse isoliert bleiben, schwer zu pflegen sind und bei Audits anfällig sind.

Echte digitale Anleitungen schließen diese Lücken. Sie verbinden Menschen, Daten und Maschinen in Echtzeit und erfassen jeden Schritt als strukturierte Information. Mit modularen No-Code-Tools können Ingenieure Apps schnell erstellen und validieren, ihre Konformität sicherstellen und sie an sich weiterentwickelnde Prozesse anpassen – ganz ohne auf die IT warten zu müssen.

Der Nutzen liegt auf der Hand: weniger Fehler, schnellere Überarbeitungen und ein System, das den Mitarbeitern hilft, die Arbeit gleich beim ersten Mal richtig zu erledigen.