Rezension von Exception: Wie man die Produktveröffentlichung mit digitalen Tools beschleunigt

Für Biowissenschaften und für Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind, gleicht das Finden des richtigen Gleichgewichts zwischen Qualität und Effizienz oft einem Drahtseilakt.

Einerseits müssen Unternehmen die Grundsätze der guten Herstellungspraxis (GMP) einhalten, um sicherzustellen, dass Qualitätsstandards erfüllt und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) befolgt werden. Andererseits verlangsamen Compliance-Maßnahmen häufig den Produktionsprozess, wodurch Produktchargen nicht freigegeben werden können und Lagerbestände ungenutzt im Lager verbleiben.

Angesichts steigender Kosten und kürzerer Produktlebenszyklen suchen Biowissenschaften weiterhin nach Möglichkeiten, ihre Lagerbestände zu reduzieren und die Markteinführungszeit zu verkürzen.

Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, den Zeitaufwand für die Erkennung, Überprüfung und Behebung von Prozessabweichungen zu reduzieren.

In diesem Beitrag werden wir uns mit der „Review by Exception“-Methode befassen und erläutern, wie Hersteller digitale Tools nutzen, um Qualitätsprobleme und Abweichungen effektiver zu erkennen und den Überprüfungsprozess zu optimieren.

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Die „Review by Exception“-Methode ist ein moderner Ansatz zur Durchführung von Qualitätssicherungs- und -kontrollmaßnahmen, um sicherzustellen, dass das Endprodukt vor seiner Freigabe keine Mängel aufweist. Anstatt jedes im zugehörigen Qualitätsbericht aufgeführte Detail zu überprüfen, nutzen viele Hersteller die „Review by Exception“-Methode, um lediglich Abweichungen hervorzuheben, wodurch der Prozess erheblich beschleunigt wird.

Bei pharmazeutischen Produkten können Abweichungen sowohl Qualitätsmängel als auch Abweichungen von den festgelegten Standardarbeitsanweisungen umfassen.

In eher traditionellen Fertigungsumgebungen nutzen Bediener, Vorgesetzte und Mitarbeiter der Qualitätskontrolle papierbasierte Verfahren, um Produktionsprozesse und Qualitätsvorfälle zu dokumentieren. Diese Papierberichte werden an den Qualitätsprüfer weitergeleitet, der die verschiedenen Abweichungen genau unter die Lupe nimmt.

Die Überprüfung dieser Produktions- und Kontrollunterlagen kann jedoch sehr zeitaufwendig und anspruchsvoll sein.

Das Qualitätssicherungsteam durchforstet diese mehrseitigen Dokumente, um jede Abweichung von den festgelegten Qualitätsparametern, Grenzwerten und Toleranzen zu identifizieren und manuell zu klären. Infolgedessen führt dieser Überprüfungsprozess zu Verzögerungen bei den Produktchargen, wodurch sich deren Übergang in die Freigabe- und Auslieferungsphase verzögert.

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung in der Arzneimittelherstellung in den letzten Jahren digitalisieren die Hersteller den Überprüfungsprozess immer stärker. Dieser digitale Ansatz macht die Ausnahmen automatisch sichtbar, sodass das Qualitätssicherungsteam nicht mehr manuell Papierdokumente durchforsten muss.

In der regulierten Fertigung wird die Qualitätssicherung oft zum Engpass – und zwar nicht, weil die Mitarbeiter nachlässig sind, sondern weil sich der Prozess selbst nicht schnell genug weiterentwickelt hat.

Die meisten Qualitätssicherungsteams verbringen ihre Tage nach wie vor damit, Chargenprotokolle für Zeile durchzugehen. Jedes Feld, jeder Zeitstempel, jeder Prozessparameter wird überprüft, auch wenn fast alles einwandfrei ist. Das ist eine langwierige, repetitive Arbeit, die Zeit kostet, ohne die Qualität wirklich zu verbessern.

EY schätzt, dass mehr als 70 % des Aufwands im Bereich der Qualitätssicherung in die Überprüfung von Unterlagen fließen. Nicht in Untersuchungen. Nicht in Prozessverbesserungen. Sondern lediglich in die Überprüfung von Unterlagen. Jeder, der schon einmal an einer Chargenfreigabe mitgewirkt hat, weiß, wie sich das anfühlt: lange Stunden, die man damit verbringt, Daten zu validieren, die selten etwas Neues zutage fördern.

Und es geht nicht nur um Zeit: Verzögerungen bei der Chargenfreigabe zählen zu den drei Hauptursachen für Lieferkette in Lieferkette der Pharmabranche. Wenn die Qualitätssicherung mit der Überprüfung nicht kritischer Daten beschäftigt ist, bleiben Fertigprodukte in der Quarantäne liegen, selbst wenn sie versandfertig sind.

Mit steigendem Produktionsvolumen wird es nur noch schlimmer. Eine kleine Abweichung, die in einem 200-seitigen Chargenprotokoll verborgen ist, kann die Freigabe tagelang verzögern, wenn es keine Möglichkeit gibt, sie automatisch zu erkennen. Ohne „Review by Exception“ wird jede Charge wie eine risikoreiche Charge behandelt, und der Rückstand wächst schnell an.

„Review by Exception“ kehrt dieses Prinzip um. Anstatt alles zu überprüfen, konzentriert sich die Qualitätssicherung auf die wenigen Datensätze, die tatsächlich Aufmerksamkeit erfordern – jene ein bis zwei Prozent, auf die es ankommt. Im realen Betrieb kann dies die Überprüfungszeit pro Stapel halbieren, die Freigabe beschleunigen und die Planung wesentlich vorhersehbarer machen. Noch wichtiger ist jedoch, dass die Qualitätssicherung ihre Zeit dort einsetzen kann, wo es darauf ankommt: bei der Untersuchung echter Probleme, statt nur Häkchen zu setzen.

Bei der Überprüfung durch „Exception“ geht es darum, den Ballast zu beseitigen, damit sich die Qualitätssicherung nur auf das konzentriert, was tatsächlich Aufmerksamkeit erfordert.

So sieht das in der Praxis aus.

Datenerfassung wie gewohnt.
Die Bediener erfassen Prozessdaten digitale Chargenprotokolle . h. Gewichte, Temperaturen und Freigaben. Sie befolgen dieselben Schritte wie bisher, nur ohne Papier.

Systemprüfungen laufen unauffällig im Hintergrund ab.
Jeder Eintrag wird mit Grenzwerten oder festgelegten Bedingungen abgeglichen. Wenn etwas außerhalb der Spezifikationen liegt, erkennt das System dies sofort. Niemand muss später danach suchen.

Ausnahmen werden automatisch protokolliert.
Jede Ausnahme wird anhand von Regeln, die das Team festlegt, mit einem Tag versehen – je nachdem, ob es sich um einen geringfügigen oder einen kritischen Fehler handelt. Das Ziel ist einfach: sicherzustellen, dass die richtigen Personen die Meldung schnell sehen.

Die Weiterleitungsregeln legen fest, wer den Fall übernimmt.
Ein geringfügiges Problem wird möglicherweise an einen Vorgesetzten weitergeleitet, der es klärt. Ein kritischer Fall geht direkt an die Qualitätssicherung, zusammen mit allen Details dazu, was, wo und wann passiert ist. Keine Screenshots, kein Rätselraten.

Die Qualitätssicherung prüft nur die Ausreißer.
Anstatt jede Zeile eines 200-seitigen Datensatzes durchzugehen, öffnen die Mitarbeiter die Ausnahmen, überprüfen die zugehörigen Daten und treffen eine Entscheidung. Wenn nichts Gravierendes auffällt, wird der Stapel weitergeleitet.

Das ist der ganze Unterschied. Dieselben Daten, dieselben Leute, nur weniger unnötiger Aufwand.

Arten von Ausnahmen

Nicht jede kleine Schwankung in den Daten ist eine Krise. Die meisten sind es nicht.

Geringfügige Ausnahmen sind beispielsweise verspätete Signaturen, fehlende Kommentare oder kleinere administrative Unstimmigkeiten. Sie werden aus Gründen der Nachverfolgbarkeit protokolliert, verhindern jedoch nicht die Veröffentlichung.

Kritische Ausnahmen sind etwas anderes. Sie weisen auf mögliche Qualitäts- oder Compliance-Risiken hin – Werte außerhalb des zulässigen Bereichs, fehlgeschlagene Prüfungen, fehlende Pflichtangaben. Diese werden von der Qualitätssicherung eingehend geprüft, bevor es weitergeht.

Sobald diese Definitionen festgelegt sind, wendet das System sie jedes Mal auf dieselbe Weise an. Keine Grauzonen, kein Hin und Her.

Rollen in einer RBE-Umgebung

RBE ersetzt keine Menschen; es schafft lediglich Ordnung, damit sich jeder auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Die Bediener führen den Prozess weiterhin durch und erfassen Daten. An ihrer Routine ändert sich nicht viel.

Die Vorgesetzten erkennen kleinere Ausnahmen und beheben sie, bevor sie zu Verzögerungen führen.

Die Qualitätssicherung greift erst dann ein, wenn etwas wirklich überprüft werden muss – Abweichungen, Lücken, die die Produktqualität beeinträchtigen könnten, oder Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften.

Wo es hingehört

RBE funktioniert am besten, wenn es in die Systeme integriert wird, die bereits für Produktion und Qualitätssicherung eingesetzt werden.

• Die MES verarbeitet Produktionsdaten Prozessabläufe.

• Das QMS erfasst Abweichungen, CAPAs und Genehmigungen.

• Die eBR verbindet alles miteinander.
  
  

Wenn diese Systeme über offene Schnittstellen oder gemeinsame Logik miteinander kommunizieren, werden Ausnahmen bereits am Einstiegspunkt abgefangen und nicht erst Tage später bei der Überprüfung.

So funktioniert „Review by Exception“ tatsächlich in einem realen Werk: weniger Überraschungen, schnellere Entscheidungen und QA-Teams, die ihre Zeit dort einsetzen, wo sie wirklich etwas bewirken können.

Aufsichtsbehörden wie die Food and Drug Administration verlangen von den Herstellern die Einhaltung der guten Herstellungspraxis, um sicherzustellen, dass die entwickelten Produkte für den menschlichen Verzehr unbedenklich sind. Daher müssen die Hersteller konkrete Produktionsprozesse festlegen, strenge Qualitätsparameter für ihre Produkte entwickeln und sicherstellen, dass jede Produktionscharge diesen Vorgaben entspricht.

Wie bereits erwähnt, führt die herkömmliche papierbasierte Methode zur Erkennung von Qualitätsabweichungen jedoch zu einer deutlich längeren Lieferzeit. Dies führt nicht nur zu Unzufriedenheit bei den Kunden, sondern erhöht aufgrund des langwierigen Überprüfungsprozesses auch die Lagerkosten.

Aus diesem Grund nutzen moderne Hersteller die Digitalisierung, um Qualitätsprüfungen bereits während des Produktionsprozesses und nicht erst am Ende durchzuführen. So können sich die Mitarbeiter darauf konzentrieren, Probleme in Echtzeit zu analysieren und zu beheben, sobald das System sie meldet.

Für eine effektive und effiziente Überprüfung auf Abweichungen profitieren Hersteller von der Digitalisierung des gesamten Produktionsprozesses. Durch die Einführung einer digitalen Lösung in allen Produktionsschritten können Hersteller umfassende Produktionsdaten erfassen, was eine nahtlose Integration zwischen den Betriebsabläufen und den Qualitätskontrollprozessen ermöglicht.

Darüber hinaus protokollieren und erfassen Tools zur digitalen Ausnahmeprüfung alle erforderlichen Details zu Qualitätsereignissen und ergänzen die Aufzeichnungen häufig um Schweregrade und die entsprechenden Lösungsprozesse. Das System erleichtert dies durch interaktive Arbeitsanweisungen und automatisierte Berichte.

Ein digitaler Ansatz bei der Qualitätssicherung bietet Pharmaherstellern eine Reihe bedeutender Vorteile, darunter:

Beseitigung menschlicher Fehlerin der Produktion: Die manuelle, papierbasierte Dokumentenverwaltung birgt zahlreiche Möglichkeiten für menschliche Fehler. Diese Fehler beeinträchtigen den Qualitätssicherungs- und -kontrollprozess, da die Teams dann gezwungen sind, mit fehlerhaften, ungenauen Daten zu arbeiten. Infolgedessen kann es schwierig sein, die Ursache der Fehler zu ermitteln, was die Überprüfung und Behebung zeitaufwändiger und schwieriger macht.

Durch den Einsatz einer integrierten digitalen Plattform können Unternehmen Daten aus digitalen Arbeitsanweisungen, Maschinen und IoT nutzen, um die manuelle Dateneingabe überflüssig zu machen und zu verhindern, dass menschliche Fehler den Qualitätsbericht verfälschen.

Schnellere und einfachere Überprüfung von Ausnahmen: Der Einsatz einer digitalen Lösung zur Überprüfung von Ausnahmen hilft dabei, nicht konforme Parameter und Abweichungen in Echtzeit zu erkennen. So können Qualitätsteams schneller auf Probleme reagieren und sicherstellen, dass der Produktionslauf im weiteren Verlauf nicht durch diese Qualitätsvorfälle beeinträchtigt wird.

Darüber hinaus kann das System den Vorgesetzten dabei helfen, den Schweregrad der einzelnen Ausnahmen einzuschätzen, sodass sie während der Produktion rechtzeitig eingreifen können.

Schnellere Markteinführung: Die Überprüfung von Ausnahmen mit papierbasierten Methoden führt zu einem Engpass am Ende des Produktionslaufs, wodurch sich die Zeit bis zur Markteinführung verlängert. Infolgedessen verzögert sich die Auftragsabwicklung, was sich negativ auf den Umsatz des Unternehmens auswirkt.

Durch die Digitalisierung der Überprüfung auf der Basis von Ausnahmen können Hersteller Probleme erkennen, bevor sie sich weiterentwickeln. Durch rechtzeitiges Eingreifen können sich die Bediener auf die Produktionsprozesse konzentrieren, was eine schnellere Markteinführung und eine zuverlässigere Produktbereitstellung gewährleistet.

„Review by Exception“ ist nichts, was man einfach einschaltet und dann ignoriert. Es handelt sich um eine Veränderung in der Art und Weise, wie Qualität gesteuert wird, und in einem regulierten Umfeld hat diese Veränderung erhebliche Auswirkungen.

Hier erfahren Sie, was häufig zu Problemen führt und wie erfahrene Teams diesen einen Schritt voraus sind.

1. Unvollständige oder zu starre Ausnahmelogik
Wenn die Logik nicht stimmt, markiert das System entweder alles oder gar nichts.
Ist sie zu streng, werden echte Probleme übersehen.
Ist sie zu locker, geht die Qualitätssicherung in einer Flut von geringfügigen Problemen unter.
Sobald das passiert, verlieren die Mitarbeiter das Vertrauen in die Daten, und RBE verliert seinen Wert.

So gehen Teams damit um: Bringen Sie QA, Operations und IT frühzeitig zusammen, um zu definieren, was tatsächlich als Ausnahme gilt. Nutzen Sie historische Batch-Daten, um die Logik vor der Einführung zu testen. Behandeln Sie das System anschließend wie ein „lebendes“ System und überprüfen und optimieren Sie es im Zuge der Weiterentwicklung der Produktionsumgebung.

2. Falschalarme, die die Mitarbeiter zermürben
In der Anfangsphase werden oft „Ausnahmen“ erfasst, die gar keine Probleme darstellen, wie beispielsweise Störungen bei der Zeitsynchronisation, verspätete Klicks oder Formatierungsfehler. Wenn dies immer wieder vorkommt, fangen die Mitarbeiter an, die Warnmeldungen zu ignorieren.

So gehen Teams dabei vor: Die meisten beginnen mit einem „Schattenmodus“. Das System markiert Ausnahmen, aber die Qualitätssicherung führt dennoch eine vollständige Überprüfung durch. Nach einigen Durchläufen können Sie vergleichen, was das System erkannt hat und was die Qualitätssicherung gefunden hat, und auf dieser Grundlage Anpassungen vornehmen.

3. Uneinheitliche Schulung und unklare Zuständigkeiten
Mitarbeiter, Vorgesetzte und die Qualitätssicherung sind alle auf unterschiedliche Weise in den Prozess eingebunden. Wenn jeder nur raten kann, was eine Ausnahme auslöst oder wer handeln sollte, kommt es zu Verzögerungen und einer uneinheitlichen Bearbeitung.

So gehen Teams damit um: Trainieren Sie das Verständnis, nicht nur die Einhaltung der Vorschriften. Gehen Sie mit jeder Gruppe konkrete Beispiele durch. Stellen Sie sicher, dass Eskalationswege dokumentiert und einsehbar sind.

4. Hürden bei der Einhaltung von Vorschriften und der Validierung
Die digitale RBE unterliegt nach wie vor denselben Vorschriften wie die manuelle Überprüfung, d. h. Rückverfolgbarkeit, Prüfpfade, Signaturen und Validierung. Die Einrichtung selbst kann zu einem eigenen Projekt werden, wenn Sie mit einem System arbeiten, das nicht für GxP ausgelegt ist.

So gehen Teams damit um: Nutzen Sie Plattformen, die speziell für regulierte Arbeitsabläufe entwickelt wurden. Dank der validierten Cloud Tulip, elektronischen Signaturen, Audit-Protokollen und einer an GAMP 5 angepassten Dokumentation wird die Einhaltung von Vorschriften weniger zu einem Nebenprojekt als vielmehr zu einer integrierten Funktion.

5. Kultureller Widerstand in Qualitätsteams
Das Schwierigste ist nicht die Technik, sondern das Vertrauen. QA-Mitarbeiter sind darauf trainiert, alles aufzuspüren. Einen Teil dieser Kontrolle an die Automatisierung abzugeben, erscheint riskant.

So gehen Teams damit um: Fangen Sie klein an. Führen Sie Pilotprojekte durch. Vergleichen Sie die Ergebnisse manueller Prüfungen und der RBE direkt miteinander. Beziehen Sie die Qualitätssicherung in die Gestaltung der Logik und der Schwellenwerte mit ein, damit sie den Prozess mitgestaltet und nicht nur später überprüft.

RBE funktioniert nur, wenn es auf einer soliden Logik, validierten Systemen und Vertrauen zwischen Mensch und Technik basiert. Wenn Sie einen dieser Punkte außer Acht lassen, sind Sie wieder am Ausgangspunkt – mit langsameren Prüfungen und verunsicherten Teams.

Die Überprüfung durch „Exception“ ist nicht das Endziel. Sie ist ein Schritt hin zu schnelleren, autonomeren Qualitätssystemen, die mit Komplexität umgehen können, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Hier tut sich gerade etwas.

KI wird die Überprüfung unterstützen, nicht ersetzen
Derzeit basiert die RBE-Logik auf Regeln. Sie erkennt, was einen Grenzwert überschreitet, und kennzeichnet dies. Nützlich, aber begrenzt.

Die nächste Generation bietet Mustererkennung, beispielsweise durch machine learning , das auf der Grundlage jahrelanger Batch-Daten machine learning und Abweichungen oder ungewöhnliche Kombinationen erkennen kann, bevor sie zu Ausnahmen werden. Möglicherweise ist kein einziger Wert zu sehen, der außerhalb der Spezifikationen liegt, aber das Modell erkennt, dass etwas nicht stimmt.

Stellen Sie sich ein System vor, das nicht einfach nur meldet: „Temperatur außerhalb des zulässigen Bereichs“, sondern: „Diese Charge verhält sich wie eine, die vor sechs Monaten zu einer CAPA geführt hat.“

In Tulip ist dies bereits der Fall: Dort wertet die KI mehrere Datenpunkte gleichzeitig aus, anstatt sich jeweils nur auf ein Feld zu konzentrieren. Es ist noch früh, aber die Richtung ist klar: Der Mensch behält die Kontrolle, die KI hilft ihm, Dinge früher zu erkennen.

Die Echtzeitfreigabe rückt näher
Da das Vertrauen in digitale Aufzeichnungen wächst, stehen die Aufsichtsbehörden der Echtzeitfreigabe zunehmend positiv gegenüber – dem Konzept, dass ein Produkt automatisch freigegeben werden kann, sobald alle Qualitätsanforderungen erfüllt sind.

Sowohl die EMA als auch FDA signalisiert, dass sie dafür offen sind, sofern die Systeme validiert sind, die Datenintegrität gewährleistet ist und die Prozesskontrollen nachgewiesen werden können.

„Review by Exception“ ist ein Testfeld für dieses Modell. Es zeigt, dass man der digitalen Überprüfung vertrauen kann, dass sich die Systemlogik validieren lässt und dass Automatisierung die menschliche Kontrolle unterstützen kann, ohne sie zu ersetzen.

RBE als Indikator für digitale Reife
Manche betrachten RBE als eine Funktion. Tatsächlich ist es jedoch ein Indikator für Reife.

Unternehmen in der Anfangsphase können keine Ausnahmelogik anwenden, da ihre Daten auf Papier oder in unstrukturierter Form vorliegen. Sobald diese Daten digitalisiert sind – d. h. in geführten Arbeitsabläufen erfasst, mit Maschinen verknüpft und an elektronische Signaturen gebunden –, wird die Anwendung von Ausnahmelogik erst möglich.

Und sobald dies möglich ist, tut sich der Weg schnell auf:

Strukturierte Daten →
Ausnahmelogik →
KI-gestützte Erkenntnisse →
Autonome Freigabeentscheidungen

Die Architektur Tulipunterstützt diese Entwicklung. Teams können klein anfangen – mit einer einfachen, regelbasierten Erkennung – und schrittweise auf prädiktive Modelle hinarbeiten, ohne Systeme austauschen oder alles von Grund auf neu validieren zu müssen.

Das Fazit: „Review by Exception“ ist nicht die Zukunft der Qualitätssicherung. Es ist der Weg dorthin.

Derzeit nutzen sieben der zehn führenden Life-Science-Unternehmen die Plattform Tulipin irgendeiner Form, um ihre Produktionsprozesse zu digitalisieren.

Mithilfe von Tulip können Pharmahersteller ihre Standardarbeitsanweisungen digitalisieren und die Mitarbeiter so durch jeden Schritt des Produktionsprozesses führen. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass die Charge gemäß den festgelegten Standardarbeitsanweisungen hergestellt wurde.

Darüber hinaus Tulip den Betreibern,Qualitätskontrollen direkt in der Produktionslinie durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Produkte den erforderlichen Spezifikationen entsprechen und unter den richtigen Bedingungen hergestellt werden.

Sollten Abweichungen oder Qualitätsvorfälle auftreten, werden diese sofort protokolliert und können in Echtzeit behoben werden.

Wenn Sie erfahren möchten, wie die Betriebsplattform TulipIhnen dabei helfen kann, Ihre „Review by Exception“-Prozesse zu optimieren, wenden Sie sich noch heute an ein Mitglied unseres Teams!

Die Überprüfung anhand von Ausnahmen hilft Herstellern, schneller voranzukommen, indem die Aufmerksamkeit der Qualitätssicherung dort angesetzt wird, wo sie wirklich zählt. Anstatt jede Zeile jedes Datensatzes zu überprüfen, konzentrieren sich die Teams auf die wenigen Ausnahmen, die tatsächlich einer Überprüfung bedürfen. Der Nutzen zeigt sich in kürzeren Release-Zyklen, weniger Verzögerungen und Qualitätssicherungskapazitäten, die wieder für echte Qualitätsarbeit genutzt werden können.

Tulip diese Umstellung. Die bewährte No-Code-Plattform lässt sich mit Ihren bestehenden Systemen verbinden und ermöglicht es Ihnen, Ausnahmelogik ohne großen IT-Aufwand zu erstellen. Sie können klein anfangen, den Nutzen unter Beweis stellen und mit zunehmender Reife Ihrer Prozesse expandieren – und das alles in derselben Umgebung.