Optimierung der Berichterstattung über Abweichungen durch digitale Lösungen

Eine der grundlegenden Überlegungen von Herstellern ist es, sicherzustellen, dass ihre Produkte bestimmte Qualitätsstandards erfüllen. Diese Standards werden entweder intern von den Herstellern oder in manchen Fällen von den Aufsichtsbehörden der Branche festgelegt. Werden sie nicht eingehalten, ist die Meldung von Abweichungen ein wichtiges Instrument, um die Produktionsprozesse wieder in geordnete Bahnen zu lenken.

Ein Abweichungsbericht (auch als Nonconformity Report oder NCR bezeichnet) ist ein Dokument, in dem die Einzelheiten eines Vorfalls festgehalten werden, bei dem Standards nicht eingehalten wurden. Darin wird erläutert, warum es zu dem Vorfall gekommen ist, und dargelegt, wie ein erneutes Auftreten verhindert werden kann.

Abweichungen führen nicht zwangsläufig zur Herstellung fehlerhafter Produkte. Der Begriff bezieht sich auch auf Fälle, in denen die in der Produktion angewandten Verfahren nicht mit den Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und den genehmigten Arbeitsanweisungen übereinstimmen.

Unabhängig davon, ob der Vorfall zur Herstellung fehlerhafter Produkte geführt hat oder nicht, dient die detaillierte Darstellung des Vorfalls in einem Bericht dazu, Erkenntnisse zu gewinnen, damit die Fertigungsprozesse in Zukunft verbessert werden können.

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Um eine optimale Wirksamkeit zu erzielen, sollte ein NCR individuell angepasst und so strukturiert sein, dass er den spezifischen Gegebenheiten und Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.

Im Allgemeinen sollte es jedoch so gestaltet sein, dass es die folgenden Informationen enthält:

• Der Sachverhalt: Eine Zusammenfassung der Ereignisse, die zu der Nichtkonformität geführt haben, sowie Angaben dazu, wo und wann sie aufgetreten ist und welche Mitarbeiter daran beteiligt waren.

• Ursache: Eine Erläuterung, wie und warum die Abweichung aufgetreten ist. Dies kann eine detaillierte Fehleranalyse beinhalten.

• Korrekturmaßnahmen: Einzelheiten zu den Korrekturmaßnahmen, die zur Behebung des Vorfalls ergriffen wurden (oder deren Ergreifen geplant ist).

• Vorbeugende Maßnahmen: Eine Erläuterung der vorbeugenden Maßnahmen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass ein ähnlicher Fehler nicht erneut auftritt. Falls bereits Maßnahmen ergriffen wurden, haben sich diese als wirksam erwiesen, um ein erneutes Auftreten des Problems zu verhindern?

• Maßnahmen: Was muss das Unternehmen mit dem nicht konformen Produkt, Bauteil oder Prozess tun, das bzw. der den Kern des Problems bildet? Muss das Produkt im Falle eines Produkts entsorgt werden, oder kann es repariert oder nachbearbeitet werden, um den geforderten Standards zu entsprechen?

NCRs sind ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagement (QMS) eines produzierenden Unternehmens, das von den Mitarbeitern verlangt, Abweichungen zu dokumentieren und die zur Behebung ergriffenen Maßnahmen detailliert festzuhalten.

Es gibt mehrere Gründe, warum NCRs wichtig sind:

• Zur Gewährleistung von Qualität und Konformität: Durch die klare und systematische Erfassung von Abweichungen, sobald diese auftreten, können Hersteller sicherstellen, dass ihre Produkte den von Kunden und Aufsichtsbehörden geforderten Standards entsprechen. Ein anhaltendes Versagen bei der Einhaltung der erforderlichen Qualitätsstandards hätte offensichtlich negative Auswirkungen auf den Ruf eines Herstellers und letztlich auf seine Geschäftsfähigkeit.

• Um ein erneutes Auftreten von Abweichungen zu verhindern: Durch die Dokumentation und Ermittlung der Ursachen von Abweichungen tragen NCRs dazu bei, ein erneutes Auftreten dieser Abweichungen zu verhindern. Dies führt zu einer verbesserten Produktqualität und steigert die betriebliche Effizienz.

• Zur Verbesserung der Produkte: Indem sie Probleme aufzeigen und Lösungen aufzeigen, tragen NCRs zur Verbesserung der Prozesse und letztlich zur Qualität der hergestellten Produkte bei.

• Zur Senkung der Betriebskosten: Die aus NCRs gewonnenen und umgesetzten Erkenntnisse können einen erheblichen Beitrag zur Kostensenkung leisten, indem sie Ausschuss, Abfall und den Bedarf an Nacharbeit minimieren. Eine verbesserte Qualität kann zudem zu höheren Gewinnmargen bei den vom Hersteller verkauften Produkten führen.

• Zur Steigerung der Effizienz: Ebenso kann die Umsetzung der Ergebnisse von NCRs zu einem optimierten Betriebsablauf führen, was Einsparungen in allen Bereichen mit sich bringt – von geringeren Energiekosten bis hin zu weniger Überstundenzuschlägen für das Fabrikpersonal.

Wie jeder Bericht ist auch ein NCR nur dann wirksam, wenn auf seine Ergebnisse reagiert wird, Lehren daraus gezogen werden und Änderungen umgesetzt werden.

Jede Organisation verfügt im Rahmen ihres übergeordneten QMS über eigene, spezifische Prozesse zur Reaktion auf eine Nichtkonformität, zur Erstellung eines NCR und zur Umsetzung der daraus resultierenden Maßnahmen. Ein Ansatz besteht darin, Nichtkonformitäten von einem Nichtkonformitätsausschuss bearbeiten zu lassen. Dieser Ausschuss setzt sich aus Mitarbeitern aus allen relevanten Bereichen der Organisation zusammen und hat unter anderem die Aufgabe, über den Umgang mit nichtkonformen Produkten zu entscheiden, den NCR-Prozess zu überwachen und die Ergebnisse des NCR umzusetzen.

Wenn ein Unternehmen mit einer Nichtkonformität konfrontiert ist, die zur Herstellung minderwertiger Produkte geführt hat, müssen Entscheidungen darüber getroffen werden, was mit diesen Produkten geschehen soll. Können sie noch verwendet oder verkauft werden? Falls nicht, können sie repariert, neu klassifiziert oder nachbearbeitet werden? Oder müssen sie verschrottet werden? Die Entscheidung eines Ausschusses für Nichtkonformitäten orientiert sich in der Regel am Inhalt des NCR.

NCRs sind am effektivsten, wenn sie in eine Lösung zur Überwachung der Konformität integriert sind, die Teil eines unternehmensweiten digitalen QMS ist.

Eine digitale Lösung ermöglicht es einem Unternehmen, alle Aspekte der Konformität nahtloser umzusetzen: von der Überwachung über die Dokumentation von Abweichungen bis hin zur Zuweisung und Nachverfolgung der erforderlichen Korrekturmaßnahmen.

Mit Tulip können Hersteller Qualitätsmanagement in ihre Produktionsprozesse integrieren, was zu einer optimierten und vereinfachten Meldung von Abweichungen führt. Durch die Nutzung der in Tulip integrierten digitalen Arbeitsabläufe wird jeder Schritt des Produktionsprozesses nachverfolgt und erfasst, wodurch Abweichungen von vornherein verhindert werden.

Wenn Qualitätsprobleme auftreten, helfen Inline-Qualitätsprüfungen den Bedienern, Mängel und Abweichungen in Echtzeit zu dokumentieren, sodass sie Details, Ursachen und sogar Bilder der jeweiligen Probleme festhalten können. Dadurch kann viel schneller auf Abweichungen reagiert und es können die notwendigen Maßnahmen zur Behebung des Problems ergriffen werden.

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