„System of Record“ vs. „System of Engagement“ – Was ist der Unterschied?

In der Fertigungsindustrie entstehen ständig neue Lösungsansätze.

In jüngster Zeit haben sich „Engagement-Systeme“ als Methode zur Ergänzung herkömmlicher „Record-Systeme“ etabliert.

In diesem Beitrag werden wir uns damit befassen, wie diese einzelnen „Systeme“ miteinander interagieren und warum dies für moderne Betriebsabläufe von Bedeutung ist.

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Ein „System of Record“ ist ein Informationssystem, das als gemeinsamer Bezugspunkt für ein Unternehmen dient. Es fungiert als maßgebliche Quelle und schützt vor Inkonsistenzen, die entstehen, wenn Daten von mehreren Personen oder Geschäftsbereichen erstellt, verwaltet und verarbeitet werden.

In der Fertigung sind die gängigsten SystematikenERP(Enterprise Resource Planning), MES(Manufacturing Execution Systems) und CRM-Tools (Customer Relationship Management).

Beide tragen dazu bei, Informationen zu bündeln, die im Laufe des Geschäftsbetriebs von vielen Nutzern und Prozessen beeinflusst werden. Sie bieten eine zentrale Informationsquelle für den operativen Betrieb.

Per Definition sind alle System of Record:

• Vollständig (alle relevanten Prozesse und Programme berücksichtigen)
• Korrekt (gibt Vorgänge unverfälscht wieder und entspricht internen oder behördlichen Best-Practice-Vorgaben)
• Aktuell (geben die aktuellste Momentaufnahme des Unternehmens wieder)
• Konsistent (ein konsistentes Datenmodell durchsetzen)

Systeme zur Datenerfassung sind wichtig für die Koordination und Steuerung komplexer Geschäftsabläufe. Sie sind jedoch nicht für die Mitarbeiter im direkten Kundenkontakt konzipiert.

Hier kommen die „Systems of Engagement“ ins Spiel. „Systems of Engagement“ sind die Programme und Anwendungen, mit denen Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag interagieren.

In der Fertigung können dies eine Vielzahl von Prozessanwendungen sein. Von digitalen Audits über Material- und Bestandsverwaltungssysteme bis hin zu Anwendungen für die digitale Qualitätssicherung oder Arbeitsanweisungen – alle sind auf konkrete betriebliche Probleme ausgerichtet und für Endnutzer konzipiert.

In der Regel sind die Abwicklungssysteme mit den Buchhaltungssystemen integriert, wodurch eine nahtlose Verbindung zwischen den Prozessen in der Produktion und der Backend-Buchhaltung entsteht.

Der Unterschied zwischen den beiden Systemen lässt sich letztlich wie folgt zusammenfassen:

• Systems of Record sind zentralisierte, gemeinsam genutzte Datenspeicher, die für die Verwaltung durch IT-Teams konzipiert sind
• Die Interaktionssysteme sind dezentralisiert, variieren je nach den Anforderungen der jeweiligen Geschäftseinheit und sind auf die Teams an vorderster Front zugeschnitten.

Warum diese Unterscheidung wichtig ist

Diese Unterscheidung ist von Bedeutung, da diese beiden Systemtypen in modernen Betriebsumgebungen mittlerweile eng miteinander verflochten sind.

Beide Systeme spielen eine immer wichtigere Rolle.

Für Hersteller sind ERP-Systeme ein unverzichtbares Instrument zur Unternehmenssteuerung. Für viele Hersteller MES aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Sie sind für die Planung, Koordination und Analyse der Produktion unverzichtbar.

Häufig möchte die Unternehmensleitung nicht, dass Endbenutzer Zugriff auf diese Systeme haben, um Datenabweichungen zu vermeiden (kleine Fehler in den Daten könnten enorme Folgen haben).

Zudem kann die Arbeit mit diesen Systemen äußerst kompliziert sein. In beiden Fällen bestehen sie aus vielen komplexen, miteinander verzahnten Modulen (ähnlich wie in der „Parabel von den Blinden und dem Elefanten“). Auch wenn sie für das Unternehmen eine „Quelle der Wahrheit“ darstellen mögen, bedeutet das nicht, dass die darin enthaltenen Daten leicht zugänglich sind. Oder dass sie im richtigen Format vorliegen, um für die Endnutzer von Nutzen zu sein.

In der Fertigungsindustrie sieht man daher häufig Unternehmen, die zwar über ein hochmodernes, maßgeschneidertes MES verfügen, MES Daten manuell erfassen. Oder die Prozessanalysen in Excel durchführen. Oft ist es einfacher, auf analoge Werkzeuge zurückzugreifen, als die in einem System of Record gespeicherten Daten zu nutzen.

Engagement-Systeme geben den Mitarbeitern deutlich mehr Kontrolle über die Prozesse, die für sie von Bedeutung sind. Da sie direkt mit diesen Prozessen verknüpft sind, erleichtern sie die Erfassung relevanter Daten und die schnelle Gewinnung von Erkenntnissen erheblich.

Entscheidend ist, dass sie sich in ein System of Record integrieren lassen. Auf diese Weise Prozessdaten wichtige Prozessdaten an das System of Record weitergeleitet, bleiben aber gleichzeitig für diejenigen, die sie benötigen, sofort zugänglich.

Hier sind einige Gründe, warum Hersteller in Erwägung ziehen sollten, ihre „Systems of Record“ durch ein „System of Engagement“ zu ergänzen

Weniger Silos

Zwar zentralisieren „Systems of Record“ die Daten, doch bedeutet das nicht, dass alle dieselben Datenquellen nutzen. Da die Arbeit mit „Systems of Record“ mitunter schwierig sein kann, entwickeln Abteilungen oft ihre eigenen Ad-hoc-Methoden zur Datenerfassung und -analyse. Dies kann zu Datensilos führen, in denen jede Abteilung mit ihrer eigenen „Quelle der Wahrheit“ arbeitet.

Weniger Unstimmigkeiten

Eine Folge von Silos sind Unstimmigkeiten. Wenn Teams an vorderster Front Daten manuell erfassen, kommt es zwangsläufig zu Abweichungen zwischen den manuell erfassten Daten und den Daten im System of Record (SoR). Dies kann später zu kostspieligen Fehlern und Korrekturen führen.

Bessere Benutzererfahrung

Bei Engagement-Systemen geht es letztendlich darum, die Mitarbeiter einzubinden – darum, ihre Erfahrung zu verbessern. Sie sind auf die Aufgaben zugeschnitten, die sie bewältigen.

Weniger Ausgaben für Ihren SoR

Viele Unternehmen geben im Laufe der Zeit enorme Summen für die Anpassung ihrer Stammdatensysteme aus. Die Ergänzung Ihres Stammdatensystems (SoR) durch ein Betriebssystem (SoE) kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, die benötigten Daten und Funktionen zu erhalten.

Der springende Punkt ist, dass die Unterscheidung zwischen „Systems of Record“ und „Systems of Engagement“ dazu dient, Ihnen zu helfen, diese Spannungen in Einklang zu bringen. Einerseits besteht der Bedarf an einem realitätsnahen Überblick über das Geschäft. Andererseits werden Tools benötigt, die den Mitarbeitern an vorderster Front helfen, besser zu arbeiten.

In der Fertigungsindustrie haben wir dies zuletzt in der MES umIIoT versus MES gesehen (Die Antwort? Wahrscheinlich beides!).

Mit dieser Unterscheidung sollten Sie besser einschätzen können, was Ihrem Team die größte Effizienz bringt.