Eines der zehn führenden Pharmaunternehmen digitalisiert seine Papierprotokolle, um den Datenzugriff zu verbessern und den Aufwand für die Einhaltung von Vorschriften zu verringern

Einleitung

Ein zu den Top 10 gehörender Pharmahersteller mit starken Forschungskapazitäten trägt dazu bei, die Welt mit lebensrettenden Therapien für chronische Erkrankungen zu versorgen. Dank seines tiefgreifenden Verständnisses der medizinischen Bedürfnisse hat sich das Pharmaunternehmen als Vorreiter bei neuartigen Therapien und Technologien etabliert, um die dringendsten globalen Gesundheitsherausforderungen anzugehen.

Bis vor kurzem wurden viele Abläufe des Pharmaunternehmens, insbesondere die Logbücher, mit Stift und Papier dokumentiert. Diese Vorgehensweise führte zu einem Papieraufkommen, das sich nicht innerhalb einer angemessenen Zeit bearbeiten ließ, weshalb das Unternehmen gemeinsam mit Tulip einen Plan Tulip Digitalisierung seiner Logbücher entwickelte.

Das Pharmaunternehmen stand vor vielen der gleichen Herausforderungen, mit denen auch andere Unternehmen im Zusammenhang mit Papierlogbüchern konfrontiert sind. Es erkannte, dass der gesamte Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig war. Vor allem aber konnten die Daten nicht für Entscheidungen in Echtzeit genutzt werden.

Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter in einem Reinraum Zugriff auf ein Papierlogbuch benötigte, musste er ein vollständiges Anzieh- und Desinfektionsverfahren durchlaufen. Dieser Prozess der Datenabfrage fand so häufig statt, dass das Unternehmen begann, die Zeit zu erfassen, die für den Wechsel zwischen den Räumen aufgewendet wurde. Dabei stellte sich heraus, dass die Mitarbeiter allein schon Stunden damit verbrachten, sich anzuziehen und Informationen aus den Papierlogbüchern in den Reinräumen abzurufen.

Das Problem der unzugänglichen Daten wird noch dadurch verschärft, dass – wie bei vielen anderen Pharmaunternehmen auch – mehr Daten als je zuvor generiert werden. Da an jedem Standort weltweit Papierprotokolle geführt werden, müsste dieses Pharmaunternehmen ein ganzes technisches Team damit beauftragen, die Daten von Papier in digitale Form zu übertragen, Analysen durchzuführen, Trends zu erkennen und Berichte zu erstellen.

Nachdem sie andere Anbieter ausprobiert hatten, erkannte das Team in der Plattform Tulipund der intuitiven App-Bearbeitung eine skalierbare Lösung, um ihre papierbasierten Prozesse zu ersetzen und so einen vollständigen Überblick über ihre Abläufe zu gewinnen.

Mit der E-Logbuch-Lösung Tuliperfolgt die Datenerfassung während der Arbeit. Tulip erfassen automatisch, wer die Aufgabe erledigt, wann sie erledigt wird, ob eine elektronische Signatur vorliegt und wann gegebenenfalls Änderungen vorgenommen werden. Die Bediener haben zudem Zugriff auf ein Dropdown-Menü für Angaben wie den Standort des Gebäudes oder den Gerätestatus, um ihre Protokolle schnell auszufüllen, was dazu beiträgt, Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden. Jede Tulip an den verschiedenen Standorten erzeugt einen Prüfpfad, der den Aufwand für die Einhaltung von Vorschriften verringert.

Ein Mitarbeiter des Unternehmens erwähnte scherzhaft, dass man sich nun keine Sorgen mehr darüber machen müsse, dass „VIP“ (Very Important Paper) durch gelegentlich verschütteten Kaffee verloren gehen könnte. Mit den digitalen Logbüchern Tuliperzielte das Unternehmen zahlreiche große Erfolge: Der Zeitaufwand für den Gang in aseptische Räume, um auf Papierlogbücher zuzugreifen, wurde auf null reduziert, der Austausch von Echtzeitdaten mit Partnern auf der ganzen Welt wurde aufgenommen und die Einhaltung von Qualitätskontrollen sowie die Erfassung elektronischer Signaturen vor der Einreichung wurden sichergestellt. Die Erfolgsgeschichten verbreiteten sich im gesamten Unternehmen, und die Teams melden sich nun reihenweise, um als Nächste an der Reihe zu sein, wenn Tulipan ihrem Standort eingeführt wird.

Neben der Einführung der Logbuch-Apps an weiteren Standorten besteht der nächste Schritt für dieses Unternehmen darin, weitere Anwendungsfälle für Tulip zu identifizieren. Das Team ist insbesondere daran interessiert, Daten von Menschen und Maschinen für elektronische Chargenprotokolle zu erfassen. Durch den Wegfall von Zwischenstufen und die Optimierung der Dateneingabe für die Bediener sinkt das Risiko fehlerhafter Dateneingaben, und die Bediener dieses Unternehmens können ihre Zeit auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.