5 Gründe, Ihre Checkliste für Prozessaudits zu digitalisieren

Eine Checkliste für Prozessaudits ist eine detaillierte Aufschlüsselung eines Prozesses, die bei routinemäßigen Audits überprüft werden soll. Sie listet alle Bereiche auf, die einer regelmäßigen Überprüfung bedürfen, und ermöglicht es dem Auditor, seine Beobachtungen festzuhalten.

Checklisten für Audits sind jedoch nicht perfekt. Die Verwaltung dieser papierbasierten Formulare ist zeitaufwendig, sie können leicht beschädigt werden oder verloren gehen und lassen sich nur schwer zu aussagekräftigen Berichten zusammenfassen. Infolgedessen verbringen viele Unternehmen mehr Zeit mit der Verwaltung ihrer Audits als mit ihren eigentlichen Prozessen.

Eine einfache Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, besteht darin, Ihre Checkliste für die Prozessprüfung zu digitalisieren – indem Sie die Papierformulare durch digitale Anwendungen ersetzen.

Hier sind 5 Gründe, warum Sie die Digitalisierung Ihrer Checklisten für Audits in Betracht ziehen sollten.

1.) Checklisten in Papierform lassen sich nur schwer aktualisieren

Fertigungsprozesse sind dynamisch. Sie entwickeln sich ständig weiter. Das bedeutet, dass sich die Checklisten jedes Mal ändern müssen, wenn eine neue Produktlinie eingeführt oder eine neue Fertigungslinie in Betrieb genommen wird.

Wenn Sie mit Papier arbeiten, kann es vorkommen, dass Sie eine Tabelle bearbeiten müssen, um Prüfpunkte hinzuzufügen oder zu entfernen, und anschließend neue Formulare ausdrucken und die verschiedenen Versionen verwalten müssen.

Digitale Checklisten vereinfachen diesen Prozess. Jedes Mal, wenn Sie einen Prüfpunkt aktualisieren müssen, ändern Sie einfach die Anwendung. So verwendet jeder Prüfer stets dieselbe, aktuelle Checkliste.

2.) Bilder können nicht eingefügt werden

Sie möchten, dass Ihre Prüfer über die bestmöglichen Informationen verfügen. Dazu gehört oft, ihnen Bilder von vorschriftsmäßigen Zuständen als Referenz zur Verfügung zu stellen.

In Checklisten auf Papier ist selten Platz für Bilder. (Theoretisch könnte man zwar Bilder in Checklisten auf Papier einfügen, doch das würde das Format durcheinanderbringen, ganz zu schweigen von möglichen Problemen mit der Druckauflösung…). Mit digitalen Audit-Anwendungen lassen sich Bilder, Videos und andere Medien ganz einfach direkt in Ihre Checkliste einbetten.

So haben die Mitarbeiter an vorderster Front stets einen klaren Überblick darüber, was als bestanden oder nicht bestanden gilt.

3.) Checklisten sind nicht direkt mit Korrekturmaßnahmen verknüpft

Jetzt geht es ans Eingemachte. Jedes Mal, wenn ein Auditor eine Nichtkonformität feststellt, muss eine Korrekturmaßnahme ergriffen werden.

Bei der Arbeit mit Papier erfordert die Einleitung dieser Korrekturmaßnahme zusätzlichen Kommunikationsaufwand und mehr Arbeit.

Mit digitalen Audit-Apps lassen sich gemeldete Abweichungen direkt mit den entsprechenden Korrekturmaßnahmen verknüpfen. Wenn ein Auditor einen Mangel feststellt, erscheint eine Korrekturmaßnahme auf einer „To-do“-Liste, und alle betroffenen Parteien werden benachrichtigt.

4.) Daten lassen sich nur schwer aus Papierdokumenten zusammenfassen

Im Laufe der Zeit vermitteln Audits einen Überblick über den gesamten Produktionsbetrieb. Sie zeigen auf, was gut funktioniert, was verbessert werden muss und wo sich Chancen bieten.

Diese Daten an einem Ort zusammenzuführen, ist jedoch eine Herausforderung.

Wenn Sie Papier verwenden, bedeutet dies, dass Sie die Daten manuell in eine Tabelle eingeben müssen. Sobald Sie damit beginnen, Korrekturmaßnahmen zu protokollieren, kann der Verwaltungsaufwand für Audits schnell ausufern.

Digitale Audit-Anwendungen erfassen Ihre Daten automatisch in einem übersichtlichen Format. Sie ermöglichen es Ihnen , Ihre Daten in einem übersichtlichen, visuellen Format darzustellen – mit allen Diagrammen, Aufschlüsselungen und Audit-Verläufen, die Sie benötigen.

5.) Sie können Ihre Ergebnisse nicht in Echtzeit einsehen

Bei Papier dauert es immer eine Weile, bis die Daten vorliegen.

Audit-Anwendungen schließen die Lücke zwischen Beobachtung und Maßnahmen. Sie liefern Ihnen ein Echtzeit-Bild Ihrer Betriebsabläufe und beschleunigen erforderliche Maßnahmen.

Letztendlich ist der Verzicht auf Papier eine der einfachsten Möglichkeiten, um in Ihrem Betrieb etwas zu bewegen.

Audits sind ein guter Ausgangspunkt.

Wenn Sie wissen möchten, wie Tulip Sie bei der Digitalisierung Ihrer Audits unterstützen Tulip , wenden Sie sich noch heute an einen unserer Mitarbeiter!