Bewährte Verfahren im Audit-Management für Hersteller

Nur sehr wenige Manager und Führungskräfte mögen Audits. Die Gewissheit, dass man eines durchführen muss, kann eine ganze Bandbreite an Emotionen auslösen: von Angst und Unbehagen bis hin zu dem starken Wunsch, diese Tortur so schnell wie möglich hinter sich zu bringen.

Für Hersteller sollte ein gut durchdachtes Audit der Fabrikprozesse jedoch als wertvolle Erfahrung betrachtet werden. Ein Fertigungsaudit kann nützliche Erkenntnisse liefern und dem Unternehmen sowie seinen Kunden Sicherheit geben. Und die gute Nachricht ist, dass Softwarelösungen den Prozess optimieren und zu besseren Ergebnissen führen können.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Hersteller ihre internen Audits verwalten und wie Sie Ihre Auditprozesse mit einer digitalen Lösung optimieren können, die jeden einzelnen Schritt dokumentiert.

Ein Produktionsaudit – manchmal auch als Werksaudit bezeichnet – ist ein Verfahren, mit dem sichergestellt werden soll, dass ein Werk qualitativ hochwertige Produkte herstellt (und auch weiterhin herstellen wird), die den geforderten Spezifikationen entsprechen.

Dabei werden die Fertigungsprozesse einer Fabrik geprüft, doch wird wahrscheinlich auch ein umfassenderer Blick auf andere Faktoren geworfen, die das Unternehmen betreffen, wie beispielsweise seine Produktionskapazität, seine Umweltpraktiken und seine Sicherheitslage.

Ein Werksaudit kann zwar intern als Teil des Qualitätssicherungsprozesses durchgeführt werden, es kann aber auch von einem Kunden eines Herstellers veranlasst werden, der die Produktionsprozesse seines Lieferanten (oder potenziellen Lieferanten) überprüfen möchte.

Lieferantenaudits werden in der Regel in einer von zwei Situationen durchgeführt:

• wenn sich der Kunde in der Endphase der Auswahl eines neuen Lieferanten befindet, oder

• Im Rahmen eines laufenden Qualitätsmanagement für Lieferanten. Viele Unternehmen verlangen von ihren Lieferanten, regelmäßig Audits durchzuführen und die Ergebnisse offenzulegen.

Unabhängig davon, ob es vom Hersteller selbst oder auf Wunsch eines seiner Kunden durchgeführt wird, gibt es eine Reihe von Bereichen, auf die sich ein Produktionsaudit konzentrieren kann, darunter:

• Prozess: Prozessaudits tragen dazu bei, sicherzustellen, dass die Produktionslinien wie vorgesehen funktionieren, sowohl in Bezug auf die Qualität als auch auf die Sicherheit.

• Leistungsfähigkeit: Ein Leistungsfähigkeitsaudit ist besonders relevant, wenn ein Kunde einen neuen Lieferanten qualifiziert, und dient dazu, zu bestätigen, dass das Werk in der Lage ist, das gewünschte Produkt innerhalb der vorgegebenen Fristen herzustellen.

• Qualität: Ein Audit, dessen Schwerpunkt darauf liegt, zu überprüfen, ob eine Fabrik über ein wirksames Qualitätsmanagement verfügt, das häufig auf der internationalen Norm ISO 9001 basiert.

• Umwelt: Bei einem Umweltaudit wird überprüft, ob ein Werk die Umweltstandards und -anforderungen erfüllt, beispielsweise die internationale Normenreihe ISO 14000.

• Sicherheit: Ein Sicherheitsaudit kann sich auf die Einhaltung der „Customs-Trade Partnership Against Terrorism“ (C-TPAT) konzentrieren, einem Programm Lieferkette , das von der US-Zoll- und Grenzschutzbehörde geleitet wird.

Auch wenn Produktionsaudits unterschiedliche Formen annehmen können, folgen sie im Allgemeinen einem ähnlichen Ablauf:

1. Wählen Sie die Art der Prüfung aus: Legen Sie fest, welche Systeme und Prozesse des Werks (einschließlich der oben aufgeführten) geprüft werden müssen, und ermitteln Sie die einzuhaltenden Standards.

2. Prüfungsaufgaben festlegen und die Prüfung durchführen: Die Reihe von Überprüfungen, Messungen, Datenerhebungen und sonstigen Aufgaben auflisten und durchführen, die erforderlich sind, um die Leistung und Wirksamkeit der zu prüfenden Systeme und Prozesse zu bewerten.

3. Erfassung der Ergebnisse: Die im Rahmen des Audits gesammelten Daten und Ergebnisse (insbesondere Nichtkonformitäten) werden erfasst, kategorisiert und zusammengefasst. Auf dieser Grundlage kann ein Auditbericht erstellt werden, in dem die Ergebnisse dokumentiert sind.

4. Korrekturmaßnahmen ergreifen: Legen Sie auf der Grundlage des Prüfungsberichts fest, welche Korrekturmaßnahmen erforderlich sind, um die Betriebsabläufe zu verbessern und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Setzen Sie die erforderlichen Änderungen um.

5. Planen Sie ein Folgeaudit: Sobald Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden, führen Sie ein weiteres Audit durch, um die vorgenommenen Änderungen zu bewerten und zu messen.

Bei der Durchführung eines Fertigungsaudits mag es verlockend sein, den einfachen Weg zu gehen und eine Checkliste in Papierform zu erstellen. Ein System, bei dem es buchstäblich nur darum geht, „Kästchen anzukreuzen“, hat jedoch erhebliche Nachteile.

Prüfungen auf Papierbasis sind fehleranfällig, ihre Auswertung ist mühsam und zeitaufwendig, und es ist schwierig, die Ergebnisse in den richtigen Kontext zu setzen. Infolgedessen können Punkte, die möglicherweise nicht den Vorschriften entsprechen, leicht übersehen werden.

Digitale Lösungen, darunter Tulip, bieten eine wesentlich effektivere Möglichkeit, Prüfungsdaten zu erfassen und zusammenzufassen.

Angesichts der explosionsartigen Zunahme der Datenmengen, die von Anlagen in der Fertigung generiert werden – ganz zu schweigen von anderen Sensoren und Geräten, die unternehmensweit im Einsatz sind –, ist es sinnvoll, in eine Lösung für das digitale Audit-Management zu investieren, die sich in die bestehenden Systeme Ihres gesamten Betriebs integrieren lässt.

Eine Audit-Anwendung ermöglicht es einem Unternehmen, Papierdokumente zu vermeiden, Daten in Echtzeit zu erfassen und den Audit-Prozess zu optimieren. Diese Anwendungen können Compliance-Verfahren standardisieren, den Fortschritt bei der Einhaltung von Vorschriften verfolgen und Auditergebnisse automatisch erfassen. Darüber hinaus erleichtern sie die Analyse durch maßgeschneiderte Dashboards, die Berichte zu KPIs und anderen Kennzahlen erstellen können.

Der Auditprozess wird durch den Einsatz einer Softwareanwendung ebenfalls vereinfacht. Bei der Erstellung eines neuen Audits füllt die Anwendung grundlegende Informationen wie Titel, Ort und Audit-Anweisungen automatisch aus. Bilder der zu prüfenden Gegenstände können hinzugefügt werden, um dem Auditor eine Orientierungshilfe zu bieten.

Sobald ein Audit begonnen hat, kann die Anwendung – auf die von mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones aus zugegriffen werden kann – schrittweise jeden Auditpunkt abarbeiten, sodass der Auditor vor Ort die Abläufe und Anlagen überprüfen und seine Feststellungen direkt im Verlauf des Audits dokumentieren kann.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Tulip Ihnen dabei helfen Tulip , Ihre Prüfungsprozesse zu optimieren und den Aufwand für Compliance-Maßnahmen zu reduzieren, wenden Sie sich noch heute an einen unserer Mitarbeiter!