So führen Sie Prozessprüfungen über Ihr Mobiltelefon durch

Es gibt einige Fälle, in denen Papier dem Digitalen überlegen ist. Origami, Dankeskarten, Bastelarbeiten – all das profitiert von der Haptik des Papiers.

Bei Prozessprüfungen ist dies jedoch ganz und gar nicht der Fall. Papierbasierte Prüfverfahren sind schwer aufrechtzuerhalten. Sie sind fehleranfällig, und es kann sehr aufwendig sein, ihnen irgendwelche Erkenntnisse zu entnehmen.

Wir nutzen unsere Handys ja schon für, nun ja, einfach alles. Warum also nicht auch für routinemäßige Prozessprüfungen?

In dieser Anleitung führen wir Sie durch die mobile Anwendung Tulipzur Prozessprüfung.

Wir zeigen Ihnen:

1. Wie mobile Apps Audits optimieren
2. Wie Tulip das Audit-Management Tulip
3. Die Ergebnisse, die Sie mit Echtzeit-Auditdaten erwarten können

Warum überhaupt auf mobile Apps setzen?

Unserer Erfahrung nach verlaufen Prüfungsprogramme meist nach einem ähnlichen Muster. Das kommt Ihnen vielleicht bekannt vor.

Irgendwo im Unternehmen kommt eine Gruppe zu dem Schluss, dass der Betrieb von systematischeren Prozessprüfungen profitieren könnte. Ob es sich dabei um Kamishibai, mehrstufige Prozessprüfungen oder eine andere Prüfungsmethodik handelt , spielt kaum eine Rolle. Entscheidend ist, dass das Team mitzieht und bereit ist, die Prüfung fest in der Unternehmenskultur zu verankern.

Die ersten Wochen laufen super. Mängel werden aufgedeckt, protokolliert und behoben. Die Kennzahlen beginnen sich zu verbessern. Es sieht gut aus.

Aber dann hört die Prüfung einfach … auf. Vielleicht gibt es eine Phase, in der die Prüfer nur noch mechanisch ihre Arbeit verrichten unddie Checkliste abhaken. Oder sie wird ganz eingestellt.

Was ist passiert? Wie konnte ein gut gemeintes Programm so schnell aus der Bahn geraten?

Es hat sich herausgestellt, dass das Problem nie bei den Audits selbst lag. Das Problem war vielmehr die Art und Weise, wie wir die Audits durchgeführt haben. Oftmals verbringen die operativen Teams am Ende mehr Zeit mit der Verwaltung der Audits als mit der Steuerung der Prozesse. Infolgedessen wird das Auditing zu einer weiteren administrativen Belastung und kann den versprochenen Nutzen nicht liefern.

Der Schlüssel liegt darin , die Reibungspunkte in Ihrem Prüfungsprozess zu reduzieren . Mit anderen Worten: Beseitigen Sie den Papierkram, die Kommunikationsschichten und die Dateneingabe, die Prüfungsprogramme zum Scheitern bringen.

Wir haben festgestellt, dass die Digitalisierung von Prüfungsprozessen mithilfe mobiler Apps der beste Weg ist, um dieses Ziel zu erreichen.

Letztendlich sind mobile Audit-Anwendungen ganz einfach.

Sie lassen sich in vier klare Schritte unterteilen:

1. Neues Audit erstellen
2. Führen Sie die Prüfung durch
3. Prüfungsergebnisse anzeigen
4. Offene Korrekturmaßnahmen verwalten

Sehen wir uns die einzelnen Punkte der Reihe nach an.

Der erste Schritt zur Optimierung Ihres Prüfungsprozesses besteht darin, eine neue Prüfung anzulegen.

Hier geben Sie Folgendes an:

• Der Name der Prüfung
• Wo findet die Prüfung statt?
• Weitere Bilder oder Anweisungen, die das Team beachten muss

Dadurch haben Sie die Möglichkeit, mehrere Audits anzulegen (vielleicht benötigen Sie für jede Produktionslinie oder jeden Prozess ein neues Audit).

Die Verwaltung mehrerer Audits in den Apps dient nicht nur dazu, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Sie ermöglicht es Ihnen auch, spezifische Analysedaten für jedes einzelne Audit einzusehen. Außerdem bietet sie Ihnen eine einfache Möglichkeit, offene Korrekturmaßnahmen zu erfassen und zu verwalten.

Theoretisch ist das der einfache Teil. Es erfordert lediglich ein wenig Vorbereitung.

In einem herkömmlichen Audit-Szenario geht ein Auditor durch die Räumlichkeiten und hält fest, was er beobachtet.

In diesem Fall wird jede Prüfung durch einen Bildschirm in der App dargestellt. Jede Prüfung kann einen Titel, einen Ort, Anweisungen und Bilder des gewünschten Zustands enthalten.

Anschließend wird dem Prüfer eine binäre Auswahlmöglichkeit angeboten: Jeder Prüfpunkt ist entweder konform oder nicht.

Wenn alles in Ordnung ist, protokolliert die App das positive Ergebnis und fährt mit dem nächsten Schritt fort. Wenn Korrekturmaßnahmen erforderlich sind, erstellt und protokolliert die App automatisch eine offene Maßnahme. Wenn weitere Personen einbezogen werden müssen, können Sie jeden Prüfschritt so einstellen, dass bei einem „Fehler“ Benachrichtigungen versendet werden.

Hier liegen die größten Verbesserungen. Herkömmliche Audits bringen selten den Nutzen, den sie eigentlich bieten sollten. Und das liegt daran, dass sich die Betriebsteams selten die Zeit nehmen, Daten über die (möglicherweise kurze) Laufzeit eines Auditprogramms hinweg zu erfassen und zu analysieren.

Mobile Audit-Apps ändern dies. Da sie Daten automatisch erfassen, machen sie manuelle Analysen überflüssig. Hier sehen Sie ein Pareto-Diagramm, das die häufigsten Abweichungen aufzeigt.

Stellen Sie sich vor, was für eine enorme Veränderung dies gegenüber dem Status quo darstellt. Keine Dateneingabe mehr. Keine Excel-Analysen mehr. Keine Ad-hoc-Protokolle von Maßnahmen oder lückenhaften Daten mehr.

Bei jedem Audit können Sie die Ergebnisse im Zeitverlauf einsehen und Antworten auf Ihre drängendsten Fragen erhalten. Welche Auditpunkte fallen am häufigsten durch? Weisen einige Produktionslinien mehr Nichtkonformitäten auf als andere? Bestimmte Schichten? Verpassen wir Chancen für wirkungsvollere Verbesserungen?

Mit der Audit-App haben Sie alles im Griff.

Der Sinn von Audits besteht darin, Risiken für die Sicherheit oder Qualität zu erkennen, solange noch Zeit ist.

Tulipder mobilen App Tulipwird die Verwaltung dieser Maßnahmen zum Kinderspiel. Sobald ein Auditor eine Nichtkonformität feststellt, erstellt die App eine Maßnahme (die Verknüpfung von Nichtkonformitäten mit Korrekturmaßnahmen ist einfach und erfordert lediglich die Übertragung Ihrer SOPs in die App). Die Maßnahmen werden in einer Liste gespeichert, sodass Sie die Punkte nacheinander abarbeiten können.

Jede Korrekturmaßnahme verfügt über ein Datum, einen Verantwortlichen, eine Beschreibung und Anweisungen. Wenn die Behebung komplex ist, können Sie Korrekturmaßnahmen sogar mit digitalen Arbeitsanweisungen verknüpfen .

Der Sinn besteht jedoch einfach darin, ein besseres System zur Erfassung Ihrer Audits zu schaffen.

Protokollieren Sie Ihre Feststellungen, erstellen Sie eine Maßnahme, weisen Sie einen Verantwortlichen zu und schon sind Sie fertig. Einfacher sollte es nicht sein.