Biowissenschaften müssen strenge Richtlinien einhalten, die von Aufsichtsbehörden wie der US-amerikanischen Food and Drug Administration (FDA) festgelegt wurden. Schließlich haben pharmazeutische Produkte und Medizinprodukte direkte Auswirkungen auf die Gesundheit und Sicherheit der Endverbraucher.
Im Rahmen eines umfassenderen Regelwerks zur Regulierung der Biowissenschaften FDA die FDA 21 CFR Part 11FDA . Diese Vorschrift gilt sowohl für Hersteller von Medizinprodukten als auch für Arzneimittelhersteller und hat in erster Linie zum Ziel, den Umgang mit elektronischen Aufzeichnungen und elektronischen Signaturen zu regeln.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit den in 21 CFR Part 11 festgelegten Vorschriften und damit, wie Hersteller in der Biowissenschaften die Einhaltung dieser Vorschriften im Zuge ihrer digitale Transformation vereinfachen können.
Was ist 21 CFR Teil 11?
21 CFR Part 11 bezieht sich auf Teil 11 von Titel 21 des Code of Federal Regulations, wie er von der US-amerikanischen Food and Drug Administration festgelegt wurde. Diese Vorschriften konzentrieren sich auf elektronische Aufzeichnungen (einschließlich elektronischer Chargenprotokolle und Gerätehistorien) sowie auf elektronische Signaturen und legen die Bedingungen fest, unter denen diesen bestimmten Compliance-Maßnahmen das gleiche Maß an Vertrauenswürdigkeit zukommt wie Unterschriften auf Papierdokumenten.
Teil 11 dieser Verordnung enthält Leitlinien für Hersteller hinsichtlich der Integrität und Vertraulichkeit elektronischer Daten und Dokumente und schafft einen Rahmen, in dem die beteiligten Parteien die Anerkennung und Überprüfung elektronischer Signaturen nicht anfechten können.
Neben elektronischen Dokumenten umfasst diese Vorschrift auch Bilder, Audiodateien, Quellcode und Videos. Letztendlich ermöglicht 21 CFR Part 11 den Herstellern in der Biowissenschaften , den Großteil der komplexeren Verwaltung von Papierdokumenten zu umgehen.
Insbesondere eignet sich dieser Kodex aufgrund seines umfassenden Charakters gut für Qualitätsmanagement eines Herstellers. Er stellt sicher, dass alle elektronischen Materialien, die aus den Fertigungsprozessen stammen, den von der FDA geforderten Standards und Vorschriften entsprechen.
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Warum Compliance in der modernen Fertigung wichtig ist
Für Hersteller in regulierten Branchen ist die Einhaltung von Vorschriften kein Verhandlungssache, sondern eine Grundvoraussetzung für den Fortbestand des Unternehmens. Werden FDA nicht erfüllt, hat dies weitaus schwerwiegendere Folgen als nur ein Abmachungsschreiben. Dies kann zu Produktionsstillständen, Produktrückrufen und langwierigen, kostspieligen Abhilfemaßnahmen führen, die Ressourcen von der eigentlichen Arbeit abziehen.
21 CFR Part 11 legt fest, wie elektronische Aufzeichnungen und Signaturen zu verwalten sind. Wenn Ihre Systeme diesen Standard nicht erfüllen, können die von ihnen erzeugten Daten bei einem Audit nicht als zuverlässig angesehen werden. Für jedes Unternehmen, das nach GxP arbeitet, kann allein dieses Risiko den Betrieb zum Erliegen bringen.
Die Aufsichtsbehörden haben ihre Erwartungen klar zum Ausdruck gebracht: validierte Systeme, eingeschränkter Zugriff und nicht veränderbare Prüfpfade. In den letzten Jahren FDA die FDA ihr Augenmerk verstärkt auf softwaregesteuerte Qualitätssysteme gerichtet, wobei Feststellungen im Zusammenhang mit Part 11 zu den häufigsten gehören. Daten der ISPE zeigen, dass fehlende oder unvollständige Validierungen durchweg zu den wichtigsten Problemen zählen, die bei Inspektionen beanstandet werden.
Compliance ist nicht nur ein Häkchen auf einer Checkliste, sondern schützt Ihren Betrieb vor Betriebsstörungen. Ein ordnungsgemäß validiertes und gewartetes System gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt sind, Ihre elektronischen Signaturen rechtlich haltbar sind und Ihre Daten einer Überprüfung an jedem Standort und zu jeder Zeit standhalten.
Anforderungen gemäß 21 CFR Teil 11
Biowissenschaften müssen eine Reihe von Anforderungen der FDA erfüllen, in denen wesentliche Qualitätsmanagement bei der Einführung digitaler Dokumentenmanagementsysteme FDA . Dazu gehören:
| Anforderung | Was das wirklich bedeutet | Was sollte aufgenommen oder umgesetzt werden? |
|---|---|---|
| Softwarevalidierung | Jedes digitale System, das in GxP eingebunden ist, muss stets wie vorgesehen funktionieren. Sie benötigen einen dokumentierten Nachweis dafür, dass Ihr System funktioniert und auch weiterhin funktioniert. | Dokumentieren Sie die Funktionsweise des Systems, führen Sie Validierungstests durch und bewahren Sie die Ergebnisse auf, die Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Konsistenz belegen. Die Validierung sollte wiederholbar, überprüfbar und rückverfolgbar sein. |
| Zugriffskontrollen | Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf die Systeme haben. Rollen, Berechtigungen und sichere Anmeldedaten sind unerlässlich. | Verwenden Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, eindeutige Anmeldedaten und Passwortrichtlinien. Legen Sie fest, was jeder Benutzer im System sehen oder tun darf. Richten Sie Sitzungszeitlimits und Änderungsprotokolle ein. |
| Elektronische Signaturen | Eine digitale Signatur muss eindeutig mit einer Person und einem Datensatz verknüpft sein. Sie muss den Namen, das Datum und den Grund für die Unterzeichnung enthalten. | Verlangen Sie authentifizierte Signaturen mit einem eindeutigen Zweckfeld und einem Zeitstempel. Stellen Sie sicher, dass die Signatur nicht neu zugewiesen oder dupliziert werden kann. |
| Prüfpfade | Führen Sie ein vollständiges, mit Zeitstempeln versehenes Protokoll aller Bearbeitungen, Freigaben und Anmeldungen. Keine stillschweigenden Änderungen. | Es sollte automatisch erfasst werden, wer Änderungen vorgenommen hat, was geändert wurde, wann dies geschah und warum. Der Versionsverlauf sollte erhalten bleiben und durchsuchbar sein. |
| Aufbewahrungsfristen | Bewahren Sie die Unterlagen sicher und vollständig für den vorgeschriebenen Zeitraum auf. Alle Versionen müssen zugänglich sein. | Archivieren Sie Dokumente so, dass ihre Integrität gewahrt bleibt und frühere Versionen bei Prüfungen leicht abgerufen werden können. Halten Sie sich an die Aufbewahrungsvorschriften für Ihre Region und Produktklasse. |
| Datenintegrität | Die Daten müssen während ihres gesamten Lebenszyklus vollständig, unverändert und rückverfolgbar bleiben. | Führen Sie Kontrollmaßnahmen ein, um unbefugte Änderungen zu verhindern. Stellen Sie die Rückverfolgbarkeit vom ursprünglichen Eintrag bis zum endgültig genehmigten Datensatz sicher. Systemprotokolle sollten alle Änderungen an den Daten oder der Struktur widerspiegeln. |
| Abruf und Indizierung | Daten müssen leicht zugänglich, indexierbar und abrufbar sein, insbesondere bei Prüfungen. | Nutzen Sie Indizierung, Archivierung und durchsuchbare Formate, um den Datenabruf schnell und nachvollziehbar zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass die Datensätze logisch organisiert und bei Bedarf zugänglich sind. |
| Operative Kontrollen | Systeme müssen die Benutzer in der richtigen Reihenfolge durch genehmigte Arbeitsabläufe führen. | Verwenden Sie Systemlogik oder Prüfungen, um die Reihenfolge einzuhalten (z. B. keine Freigabe vor der Überprüfung). Dokumentenabläufe sollten einem Phasen-Gate-Prozess folgen: Erstellung → Überprüfung → Freigabe. |
| Schulungen und Einhaltung der Standardarbeitsanweisungen (SOP) | Personen, die das System nutzen, müssen geschult sein und einen dokumentierten Nachweis über diese Schulung vorlegen. | Halten Sie die Standardarbeitsanweisungen (SOPs) auf dem neuesten Stand. Erfassen Sie Schulungsnachweise und verlangen Sie eine Bestätigung oder Zertifizierung, bevor Sie Benutzern Zugriff auf kritische Arbeitsabläufe gewähren. |
| Digitales Dokumentenmanagement | Alle digitalen Unterlagen müssen den Anforderungen an Integrität, Sicherheit und Rückverfolgbarkeit entsprechen und dürfen nicht lediglich digitalisierte Versionen von Papierdokumenten sein. | Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumentensystem mehr ist als nur „Papier auf Glas“. Nutzen Sie interaktive Tools, die eine ordnungsgemäße Dokumentation gewährleisten, Änderungen nachverfolgen und die Prüfungsbereitschaft sicherstellen. Die Digitalisierung muss zusätzliche Kontrollmechanismen schaffen, statt diese zu reduzieren. |
Tipps zur Digitalisierung von Compliance-Verfahren
Anhand der zuvor erörterten Anforderungen können Hersteller medizinischer Produkte Checklisten zur Einhaltung der CFR Part 11 erstellen, um die Sicherheit und Integrität ihrer digitalen Dokumente zu gewährleisten. Dies kann jedoch eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn das Unternehmen von Papier auf digitale Prozesse umstellt.
So können solche Hersteller den Schritt in Richtung digitaler Compliance erfolgreich vollziehen:
Das digitale Compliance-Tool sollte über Sicherheitsfunktionen zur ordnungsgemäßen Benutzeridentifizierung, Zugriffskontrolle und Vergabe von Systemberechtigungen verfügen. Einfach ausgedrückt: Die digitale Lösung sollte es Herstellern ermöglichen, eindeutige Benutzernamen und Passwörter zu vergeben. Dies fördert die Dokumentenintegrität und die Systemsicherheit.
Die digitale Lösung sollte die Möglichkeit bieten, dass befugte Mitarbeiter elektronische Signaturen anbringen können. Darüber hinaus sollte der Eigentümer diese Signatur beglaubigen, sodass sie – ähnlich wie handschriftliche Unterschriften auf Papier – rechtsverbindlich ist.
Eine ideale digitale Compliance-Lösung sollte übersichtliche historische Daten bereitstellen, die eine einfache Prüfung des Systems ermöglichen. Der Prüfpfad liefert einen umfassenden Überblick über Dokumente, deren Verfasser, das Erstellungsdatum sowie etwaige Änderungen.
Wie Tulip die Einhaltung von 21 CFR Part 11 Tulip
Tulip für Hersteller entwickelt, die regulierte Arbeitsabläufe digitalisieren müssen, ohne dabei die Kontrolle über die Einhaltung der Vorschriften zu verlieren. Die Plattform enthält alle Elemente, die Auditoren erwarten, und diese sind bereits in das Kernsystem integriert.
Validierungsunterlagen, die auf den tatsächlichen Einsatz zugeschnitten sind
Tulip Trust Center Tulip Trust Center Teams Zugriff auf Validierungspakete, Testskripte und Änderungskontrollprotokolle, die für den regulierten Produktionsbetrieb erstellt wurden. Die Unterlagen entsprechen sowohl GAMP 5 als auch risikobasierten Ansätzen. Sie können unverändert oder angepasst verwendet werden, sodass der Validierungsplan nicht von Grund auf neu erstellt werden muss.
Prüfpfade, die das Wesentliche protokollieren
Jede regulierte App in Tulip automatisch einen eigenen Prüfpfad. Jede Bearbeitung, Freigabe oder Genehmigung wird mit einem Zeitstempel und einem Benutzerdatensatz protokolliert. Dies wird vom System selbst übernommen, sodass Entwickler nicht in jeden Workflow eigene Nachverfolgungsfunktionen integrieren müssen.
Funktionen, die Sie ohne Programmieraufwand konfigurieren können
Ingenieure und Qualitätsteams können direkt in Tulip Berechtigungen festlegen, den Zugriff verwalten und elektronische Signaturen verlangen. All dies lässt sich mit den integrierten Tools erledigen – ganz ohne individuelle Entwicklung oder IT-Tickets. So bleiben Aktualisierungen unkompliziert und das Risiko kleiner Compliance-Lücken wird verringert.
Elektronische Datensätze für die Rückverfolgbarkeit
Jeder Datensatz in Tulip mit dem Workflow verknüpft, in dessen Rahmen er erstellt wurde. Chargenfreigaben, Abweichungen, Prüfungen – alles wird sicher gespeichert, mit Versionskontrolle und Schutz vor unbefugten Änderungen.
Entwickelt für regulierte Betriebsabläufe
Tulip in den Bereichen Medizinprodukte, Biotechnologie und pharmazeutische Produktion eingesetzt, wo die Validierung unverzichtbar ist. Teams greifen häufig zunächst auf die Validierungsvorlage aus der App zurück, um die Bereitstellung zu beschleunigen und die Einhaltung der Vorschriften über alle Produktionslinien und Standorte hinweg sicherzustellen.
Fazit
Da Hersteller in regulierten Branchen in ihren Geschäftsabläufen zunehmend von traditionellen, papierbasierten Lösungen abrücken, ist es unerlässlich, dass sie die von den Aufsichtsbehörden festgelegten Vorschriften und Bestimmungen, wie beispielsweise 21 CFR Part 11, einhalten.
Wir haben mit einer Reihe von Pharma- und Medizinprodukteherstellern zusammengearbeitet, um die Compliance-Prozesse mithilfe Frontline Operations Tulipzu digitalisieren. So stellen wir sicher, dass Unternehmen wichtige Produktionsdaten konsistent und sicher nachverfolgen und speichern können und einen digitalen Prüfpfad erstellen, der den Anforderungen der Aufsichtsbehörden standhält.
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Ihre Geschäftsabläufe mit einer integrierten, digitalen Lösung optimieren und dabei die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften als eine der tragenden Säulen Ihres Unternehmens gewährleisten können, laden wir Sie herzlich ein, sich an einen unserer Mitarbeiter zu wenden, um mehr über die Frontline Operations Tulip zu erfahren!
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Letztendlich geht es um Kontrolle und Nachweis. Wenn Sie elektronische Aufzeichnungen oder Signaturen verwenden, müssen Sie nachweisen, dass die Daten vollständig, nachvollziehbar und sicher sind. Die Systeme müssen validiert sein, der Zugriff muss eingeschränkt sein, und für jede Änderung müssen Prüfpfade vorhanden sein. Die Aufsichtsbehörden verlangen den Nachweis, dass Ihre digitalen Aufzeichnungen genauso vertrauenswürdig sind wie ihre Papiervorlagen.
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Jede Unterschrift muss eine einzelne Person identifizieren, ein Datum und eine Uhrzeit enthalten und den Grund für die Maßnahme angeben, beispielsweise „genehmigt von“ oder „geprüft von“. Die Unterschrift muss direkt mit dem Datensatz verknüpft sein und darf von keiner anderen Person wiederverwendet werden. Sind diese Bedingungen erfüllt, hat sie denselben Stellenwert wie eine handschriftliche Unterschrift.
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Ja, solange das System validiert ist und die erforderlichen Kontrollmaßnahmen umfasst. Die FDA unterscheidet FDA zwischen Cloud- und On-Premise-Software. Entscheidend ist, dass Zugriff, Prüfpfade und Datenschutz denselben Standard erfüllen.
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Sie benötigen Benutzeranforderungen, einen Validierungsplan, Risikobewertungen und Testprotokolle – in der Regel IQ, OQ und PQ. Aus den Änderungskontrollunterlagen sollte hervorgehen, wie Aktualisierungen im Laufe der Zeit verwaltet werden. Zusammen belegen diese Dokumente, dass das System in Ihrem spezifischen Prozess wie vorgesehen funktioniert.
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Unternehmen übersehen häufig die Systemvalidierung oder vergessen, Prüfpfade zu führen. Wiederverwendete Passwörter für Signaturen sind ein weiteres Warnsignal. In einigen Werken werden Änderungen nach wie vor manuell erfasst, was zu fehlenden Aufzeichnungen oder uneinheitlichen Compliance-Standards zwischen den Standorten führt.
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