Rationalisation des rapports de non-conformité grâce aux solutions numériques

L'une des priorités fondamentales des fabricants est de s'assurer que leurs produits répondent à certaines normes de qualité. Ces normes sont soit définies en interne par les fabricants, soit, dans certains cas, par les organismes de réglementation du secteur. Lorsqu'elles ne sont pas respectées, le signalement des non-conformités constitue un outil essentiel pour remettre les processus de production sur les rails.

Un rapport de non-conformité (parfois appelé « rapport de non-conformité » ou NCR) est un document qui rend compte en détail d'un incident au cours duquel les normes n'ont pas été respectées. Il explique les raisons de cet incident et décrit les mesures à prendre pour éviter qu'il ne se reproduise.

Les non-conformités n'entraînent pas nécessairement la fabrication de produits défectueux. Ce terme désigne également les cas où les processus utilisés dans la production ne sont pas conformes aux procédures opérationnelles standard (SOP) et aux instructions de travail approuvées.

Que cet incident ait ou non entraîné la fabrication de produits défectueux, l'objectif de la description détaillée de cet événement dans un rapport est d'en tirer des enseignements afin d'améliorer les processus de fabrication à l'avenir.

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Pour optimiser son efficacité, un NCR doit être adapté et structuré de manière à répondre aux spécificités et aux besoins de votre organisation.

En règle générale, il convient toutefois de le structurer de manière à inclure les informations suivantes :

• Le contexte : un résumé des événements ayant conduit à la non-conformité, précisant où et quand elle s'est produite, ainsi que le personnel concerné.

• La cause : une explication des circonstances et des raisons à l'origine de la non-conformité. Cela peut inclure une analyse détaillée de la défaillance.

• Mesures correctives : détails des mesures correctives prises (ou prévues) pour remédier à l'incident.

• Mesures préventives : Explication des mesures préventives nécessaires pour éviter qu'une défaillance similaire ne se reproduise. Si des mesures ont déjà été prises, se sont-elles avérées efficaces pour empêcher la réapparition du problème ?

• Disposition : ce que l'organisation doit faire du produit, de la pièce ou du processus non conforme à l'origine du problème. Dans le cas d'un produit, doit-il être mis au rebut, ou peut-il être réparé ou retravaillé pour se conformer à la norme requise ?

Les NCR constituent un élément important du Gestion de la qualité SGQ (système de gestion de la qualité) d'une entreprise manufacturière ; ce SGQ (système de gestion de la qualité) exige des opérateurs qu'ils consignent les non-conformités, ainsi que les détails des mesures prises pour y remédier.

Les NCR revêtent une importance particulière pour plusieurs raisons :

• Pour garantir la qualité et la conformité : en identifiant de manière claire et méthodique les non-conformités dès qu’elles surviennent, les fabricants peuvent s’assurer qu’ils produisent des produits conformes aux normes exigées par les clients et les autorités de réglementation. Le non-respect persistant des normes de qualité requises aurait des répercussions négatives évidentes sur la réputation d’un fabricant et, à terme, sur sa capacité à rester en activité.

• Pour éviter que les non-conformités ne se reproduisent : en documentant et en identifiant les causes des non-conformités, les rapports de non-conformité (NCR) contribuent à empêcher que celles-ci ne se reproduisent. Cela permet d'améliorer la qualité des produits et de renforcer l'efficacité opérationnelle.

• Pour permettre l'amélioration des produits : en mettant en évidence les problèmes et en proposant des solutions, les rapports NCR contribuent à l'amélioration des processus et, en fin de compte, à la qualité des produits fabriqués.

• Pour réduire les coûts d'exploitation : les enseignements tirés et mis en œuvre à la suite des rapports de non-conformité (NCR) peuvent contribuer de manière significative à la réduction des coûts en limitant au maximum les rebuts, le gaspillage et les retouches. L'amélioration de la qualité peut également se traduire par de meilleures marges bénéficiaires sur les produits vendus par un fabricant.

• Pour améliorer l'efficacité : de même, la mise en œuvre des conclusions des rapports NCR peut permettre de rationaliser les opérations, ce qui se traduira par des économies à tous les niveaux, qu'il s'agisse de la réduction des coûts énergétiques ou de la diminution des heures supplémentaires pour le personnel d'usine.

Comme tout rapport, un rapport de conformité (NCR) ne sera efficace que si ses conclusions donnent lieu à des mesures concrètes, si des enseignements en sont tirés et si des changements sont mis en œuvre.

Toutes les organisations disposent de leurs propres procédures pour traiter une non-conformité, rédiger un rapport de non-conformité (NCR) et donner suite à ses conclusions, dans le cadre de leur SGQ (système de gestion de la qualité) global. Une approche consiste à confier le traitement des non-conformités à un comité de non-conformité. Composé de membres issus de différents services concernés de l’organisation, ce comité a notamment pour rôle de décider de la manière de traiter les produits non conformes, de superviser le processus de rapport de non-conformité et de mettre en œuvre les conclusions de ce rapport.

Lorsqu’une organisation est confrontée à une non-conformité ayant entraîné la fabrication de produits non conformes, il convient de prendre des décisions quant au sort de ces produits. Peuvent-ils encore être utilisés ou vendus ? Si ce n’est pas le cas, peuvent-ils être réparés, reclassés ou retravaillés ? Ou doivent-ils être mis au rebut ? La décision d’une commission chargée des non-conformités s’appuiera probablement sur le contenu du rapport de non-conformité.

Les NCR sont particulièrement efficaces lorsqu'elles sont intégrées à une solution de contrôle de la conformité faisant partie d'un SGQ (système de gestion de la qualité) numérique à l'échelle de l'organisation.

Le recours à une solution numérique permet à une organisation de mettre en œuvre de manière plus fluide tous les aspects liés à la conformité : de la surveillance à la documentation des non-conformités, en passant par l'attribution et le suivi des mesures nécessaires pour mettre en œuvre des actions correctives.

Grâce à Tulip, les fabricants peuvent intégrer Gestion de la qualité dans leurs processus de production, ce qui se traduit par un rapport de non-conformité rationalisé et simplifié. En tirant parti des flux de travail numériques intégrés à Tulip, chaque étape du processus de production est suivie et prise en compte, ce qui permet d'éviter dès le départ les processus non conformes.

Lorsque des problèmes de qualité surviennent, les contrôles qualité en ligne aident les opérateurs à consigner les défauts et les non-conformités en temps réel, ce qui leur permet de documenter les détails, les causes et même de joindre des images des problèmes spécifiques. Ainsi, il est possible de réagir beaucoup plus rapidement aux non-conformités et de prendre les mesures nécessaires pour corriger le problème.

Si vous souhaitez découvrir comment Tulip vous aider à rationaliser Gestion de la qualité et à numériser vos rapports de non-conformité, n'hésitez pas à contacter un membre de notre équipe dès aujourd'hui!