Buenas prácticas en la gestión de auditorías para empresas manufactureras

A muy pocos directivos y líderes empresariales les gustan las auditorías. Saber que hay que llevar a cabo una puede provocar toda una serie de emociones: desde el miedo y la ansiedad hasta un fuerte deseo de acabar con todo lo antes posible.

Sin embargo, para los fabricantes, una auditoría bien organizada de los procesos de fábrica debería considerarse una experiencia valiosa. Una auditoría de fabricación puede aportar información útil, además de tranquilidad tanto para la organización como para sus clientes. Y la buena noticia es que las soluciones de software pueden agilizar el proceso y ofrecer mejores resultados.

En esta entrada, veremos cómo gestionan los fabricantes sus auditorías internas y cómo puedes optimizar tus procesos de auditoría con una solución digital que realiza un seguimiento de cada paso del proceso.

Una auditoría de fabricación —a veces denominada «auditoría de fábrica»— es un proceso diseñado para garantizar que una fábrica fabrica (y seguirá fabricando) productos de alta calidad que cumplan con las especificaciones requeridas.

Implicará auditar los procesos de fabricación de una fábrica, pero es probable que también incluya un análisis más amplio de otros factores relacionados con la organización, como su capacidad de producción, sus prácticas medioambientales y su nivel de seguridad.

Aunque una auditoría de fábrica puede llevarse a cabo internamente como parte de un proceso de garantía de calidad, también puede ser solicitada por un cliente de un fabricante que desee verificar los procesos de producción que aplica su proveedor (o posible proveedor).

Las auditorías a proveedores suelen realizarse en una de estas dos situaciones:

• Cuando el cliente se encuentra en las últimas fases del proceso de selección de un nuevo proveedor, o

• Como parte de un proceso continuo de gestión de la calidad de los proveedores, muchas empresas exigen a sus proveedores que realicen y compartan auditorías de forma periódica.

Tanto si la lleva a cabo el propio fabricante como si se realiza a petición de uno de sus clientes, una auditoría de fabricación puede centrarse en diversos ámbitos, entre los que se incluyen:

• Proceso: Las auditorías de procesos contribuyen a garantizar que las líneas de producción funcionen según lo previsto, tanto desde el punto de vista de la calidad como de la seguridad.

• Capacidad: Especialmente relevante cuando un cliente está evaluando a un nuevo proveedor, la auditoría de capacidad se utiliza para confirmar que la fábrica tiene la capacidad necesaria para fabricar el producto requerido dentro de los plazos especificados.

• Calidad: Una auditoría centrada en verificar que una fábrica cuenta con un sistema de gestión de la calidad eficaz, a menudo basado en la norma internacional ISO 9001.

• Medioambiental: Una auditoría medioambiental comprueba que una fábrica cumpla con las normas y requisitos medioambientales, como la familia de normas internacionales ISO 14000.

• Seguridad: Una auditoría de seguridad puede centrarse en el cumplimiento de la Asociación Aduanera-Comercial contra el Terrorismo (C-TPAT), un programa de seguridad de la cadena de suministro dirigido por la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de EE. UU.

Aunque las auditorías de fabricación pueden adoptar diversas formas, por lo general siguen un proceso similar:

1. Selecciona el tipo de auditoría: determina cuáles de los sistemas y procesos de la fábrica (incluidos los mencionados anteriormente) deben someterse a auditoría e identifica las normas que deben cumplirse.

2. Establecer las tareas de auditoría y llevar a cabo la auditoría: enumerar y realizar la serie de comprobaciones, mediciones, recopilación de datos y otras tareas necesarias para evaluar el rendimiento y la eficacia de los sistemas y procesos objeto de auditoría.

3. Registrar los resultados: Los datos y resultados recopilados durante la auditoría (especialmente las no conformidades) se registran, clasifican y agrupan. Esto permite elaborar un informe de auditoría en el que se documenten dichos resultados.

4. Adoptar medidas correctoras: A partir del informe de auditoría, determinar qué medidas correctoras es necesario adoptar para mejorar las operaciones y cumplir los umbrales de cumplimiento. Aplicar los cambios necesarios.

5. Programar una auditoría de seguimiento: una vez que se hayan tomado las medidas correctoras, realizar otra auditoría para evaluar y cuantificar los cambios introducidos.

A la hora de llevar a cabo una auditoría de fabricación, puede resultar tentador optar por el enfoque sencillo de elaborar una lista de comprobación en papel. Sin embargo, un sistema que, literalmente, consiste solo en «marcar casillas» presenta importantes inconvenientes.

Las auditorías en papel son propensas a errores, su recopilación resulta complicada y lleva mucho tiempo, y dificultan la contextualización de las observaciones. Como consecuencia, es fácil pasar por alto aspectos que podrían incumplir la normativa.

Las soluciones digitales, entre ellas Tulip, pueden ofrecer una forma mucho más eficaz de recopilar y agregar datos de auditoría.

Dado el enorme aumento de la cantidad de datos que generan los equipos de las plantas de producción, por no hablar de otros sensores y dispositivos que se utilizan en las organizaciones, resulta lógico invertir en una solución de gestión de auditorías digitales que se integre con los sistemas existentes que se utilizan en todas sus operaciones.

Una aplicación de auditoría permite a una organización eliminar el papel, recopilar datos en tiempo real y agilizar el proceso de auditoría. Estas aplicaciones pueden estandarizar los procedimientos de cumplimiento, realizar un seguimiento de los avances hacia el cumplimiento y recopilar automáticamente los resultados de las auditorías. Además, agilizan y facilitan el análisis gracias a paneles de control personalizados que permiten generar informes basados en indicadores clave de rendimiento (KPI) y otras métricas.

El proceso de auditoría también resulta más sencillo cuando se utiliza una aplicación informática. Cada vez que se crea una nueva auditoría, la aplicación rellena automáticamente la información básica, como el título, la ubicación y las instrucciones de la auditoría. Se pueden incorporar imágenes de los elementos objeto de la auditoría para que el auditor disponga de un punto de referencia.

Una vez iniciada la auditoría, la aplicación —a la que se puede acceder desde dispositivos móviles como tabletas o teléfonos móviles— permite avanzar paso a paso por cada punto de la auditoría, lo que permite al auditor recorrer las instalaciones, comprobar los procesos y los equipos, y registrar sus conclusiones sobre la marcha.

Si te interesa saber más sobre cómo Tulip ayudarte a optimizar tus procesos de auditoría y reducir la carga que suponen las actividades de cumplimiento normativo, ¡ponte en contacto con un miembro de nuestro equipo hoy mismo!