Seguimiento del trabajo en curso: buenas prácticas para gestionar el trabajo en curso

En el transcurso de las operaciones habituales, los fabricantes suelen tener productos en distintas fases de fabricación. Esto es especialmente cierto en el caso de los fabricantes de productos de gran tamaño, complejos y cuya fabricación requiere mucho tiempo, como la maquinaria y otros equipos industriales. A los productos que aún no se han terminado se les suele denominar «trabajo en curso» (WIP).

Para que las empresas puedan realizar un seguimiento adecuado de la producción a lo largo de toda su cadena de suministro, incluida la distribución, es imprescindible que conozcan la cantidad de productos que tienen en las distintas fases de fabricación.

En esta entrada, analizaremos el concepto de «trabajo en curso» y por qué es importante que las empresas manufactureras realicen un seguimiento del trabajo en curso en sus operaciones.

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«Trabajo en curso» es un término que utilizan los fabricantes para referirse a los artículos que han iniciado el proceso de producción, pero que aún no se han completado. Es importante señalar que el trabajo en curso no se limita únicamente a los productos y pedidos pendientes de tramitar. Este concepto también se utiliza para describir los costes asociados al trabajo necesario para completar las etapas restantes del proceso de producción.

Por lo tanto, los trabajos en curso se refieren a los materiales que aún se encuentran en el proceso de producción, además de la mano de obra, los gastos generales y los gastos de producción relacionados. Estos gastos representan el coste total de fabricación invertido en la finalización de los productos necesarios para completar un pedido.

La gestión y la reducción del trabajo en curso son fundamentales para las empresas manufactureras, ya que pueden influir de manera significativa en la eficiencia general de la producción. Por lo tanto, una gestión adecuada del trabajo en curso aporta numerosas ventajas a las empresas manufactureras. Entre las principales ventajas se incluyen:

Mejora de la planificación y la gestión de existencias: Determinar la cantidad de trabajo en curso permite a los fabricantes conocer el estado de la gestión de sus pedidos y la utilización de los recursos. Esto les permite encargar materias primas a los proveedores solo cuando sea necesario, lo que simplifica considerablemente la gestión y la planificación de las existencias.

Mayor productividad y eficiencia en la producción: cuando las empresas analizan sus operaciones de fabricación y observan un volumen inesperadamente elevado de trabajo en curso, esto apunta a un proceso de producción ineficiente. Un volumen de trabajo en curso superior al esperado indica que podría haber cuellos de botella a lo largo de la línea de producción, lo que provoca una acumulación de productos sin terminar. Gestionar eficazmente el trabajo en curso permite a las empresas evaluar sus procesos de producción y optimizar sus operaciones para aumentar la eficiencia.

Mayor satisfacción del cliente: gracias al aumento de la eficiencia en la producción, los fabricantes pueden satisfacer la demanda de forma más constante y entregar los pedidos de los clientes a tiempo. Garantizar que los pedidos se entreguen a tiempo es un factor importante que contribuye a la satisfacción del cliente.

Mejora de la gestión del almacén: Conocer el volumen de trabajo en curso permite a los fabricantes evaluar el uso que hacen del almacén y sus necesidades de almacenamiento. De este modo, se puede determinar si el espacio alberga más trabajo en curso del necesario, lo que evita el desperdicio tanto de materiales como de espacio.

En el núcleo de todo sistema de producción eficiente se encuentra una ecuación aparentemente sencilla, pero con importantes consecuencias: la ley de Little.

Si alguna vez te has preguntado por qué se acumula el trabajo o por qué el rendimiento se queda rezagado incluso cuando todo el mundo está ocupado, esta fórmula te da la respuesta.

Ley de Little: W = L / λ

Dónde:

• W = Número medio de artículos en el sistema (trabajo en curso)
  
  

• L = Plazo de entrega medio (tiempo que se tarda en fabricar una unidad)
  
  

• λ = Rendimiento medio (unidades completadas por periodo de tiempo)
  
  

En pocas palabras: para acortar el tiempo de entrega, hay que aumentar el rendimiento o reducir el trabajo en curso. Eso es todo. No hace falta hacer cálculos matemáticos complicados.

Un ejemplo práctico

Imaginemos una línea de producción que fabrica 10 unidades por hora (λ = 10) y tiene 50 unidades en curso (W = 50).
Aplicando la ley de Little:

L = W / λ = 50 / 10 = 5 horas

Así pues, un artículo tarda una media de 5 horas en recorrer todo el sistema.

Ahora, supongamos que reduces el trabajo en curso a la mitad sin modificar el rendimiento:

L = 25 / 10 = 2,5 horas

El plazo de entrega se reduce a la mitad, es decir, sin necesidad de nueva maquinaria, horas extras ni cambios importantes en los procesos. Basta con un control más riguroso de lo que se está haciendo.

Por eso, la Ley de Little es una piedra angular de la fabricación ajustada. Establece un vínculo entre objetivos generales, como una entrega más rápida, y medidas prácticas, como limitar el trabajo en curso.

Por qué es importante

La mayoría de las plantas operan con más trabajo en curso de lo que creen. Y el exceso de trabajo en curso ralentiza todo el proceso.

Las colas se alargan.
Los cambios de turno se alargan.
Los defectos se ocultan entre la pila.

Al aplicar la Ley de Little, los equipos pueden ver cómo interactúan el flujo, el stock y la producción, y tomar mejores decisiones sobre dónde realizar ajustes.

No se puede gestionar el trabajo en curso (WIP) por uno mismo. Las cifras lo dicen todo. Cuando se realizan un seguimiento periódico, revelan dónde se ralentiza el flujo, dónde se acumula el trabajo y dónde se pierde el tiempo sin que nos demos cuenta.

Estas son las cuatro más importantes:

Qué ver

Si el tiempo de ciclo se alarga pero el rendimiento no varía, es probable que se esté acumulando stock entre las distintas etapas.
Si una zona siempre presenta más trabajo en curso (WIP) que el resto, ahí está el cuello de botella.
Y si la eficiencia del flujo se queda en cifras de un solo dígito, la mayor parte del tiempo del proceso se dedica a esperar en lugar de a producir.

Estas cifras son algo más que simples informes para colgar en la pared. Describen cómo se comporta tu sistema en un día normal. Si las analizas durante el tiempo suficiente, empezarás a detectar patrones: por ejemplo, dónde se pierden horas, qué productos se estancan y qué turnos mantienen el ritmo de trabajo.

No hace falta una revisión a gran escala del sistema para controlar el trabajo en curso (WIP). Lo que sí se necesita es constancia, visibilidad y un equipo que se ciña a unas normas sencillas cada día. Las plantas que gestionan mejor el flujo suelen compartir algunos hábitos.

1. Establece límites de trabajo en curso (WIP) por estación
. Decide cuánto trabajo puede acumularse en cada etapa antes de que comience la siguiente. Esos límites evitan que la línea se sature y hacen que los cuellos de botella sean evidentes. Un buen punto de partida es tu media actual; después, ve ajustándola a medida que observes cómo se mueve realmente el trabajo.

2. Haz que las colas sean visibles
Si la gente no puede ver la cola, no puede gestionarla. Coloca los recuentos de trabajo en curso (WIP) donde todo el mundo pueda verlos, ya sea en un tablero físico, en la pantalla de una tableta o en un panel de control compartido. La visibilidad en tiempo real permite que los supervisores y los operarios estén coordinados sin tener que estar pendiente de las actualizaciones.

3. Identifica los obstáculos, no te limites a sortearlos
Cada vez que el trabajo se estanque, anota el motivo. Faltan piezas, una herramienta averiada, una autorización retrasada… sea lo que sea. Una vez que esas razones quedan a la vista, empiezan a surgir patrones. Encontrarás algunas causas recurrentes que son las responsables de la mayor parte del tiempo perdido.

4. Captura automática de datos
Los recuentos a mano y las actualizaciones manuales siempre van por detrás de la realidad. Conecta máquinas, escáneres o sensores básicos para registrar automáticamente el movimiento del trabajo en curso. Así se ahorra tiempo, se mantienen los datos limpios y se identifica exactamente dónde se producen las ralentizaciones.

5. Sigue ajustando el sistema
Los límites de trabajo en curso (WIP) no son fijos. A medida que realices un seguimiento del tiempo de ciclo, el rendimiento y la eficiencia del flujo, prueba a introducir pequeños cambios. Quizás un límite ligeramente inferior acelere el proceso, o un pequeño ajuste en la disposición reduzca el tiempo de espera. La clave está en realizar ajustes con frecuencia y basar los cambios en lo que realmente muestran las cifras.

Mantener un nivel elevado de trabajo en curso es indicativo de ineficiencia en todo el proceso de producción. Además, un nivel elevado de trabajo en curso indica que una cantidad significativa de capital está inmovilizada en la empresa, lo que da lugar a un flujo de caja limitado y a una reducción de los beneficios.

En el panorama actual de la fabricación, las empresas deben aprovechar sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), sus sistemas de ejecución de la fabricación (MES) y otros sistemas de fabricación para gestionar el trabajo en curso.

A continuación te explicamos cómo realizar un seguimiento y gestionar adecuadamente el trabajo en curso:

Adoptar la fabricación «justo a tiempo»: Los fabricantes deben aplicar el sistema «pull» en la fabricación «justo a tiempo». El uso de esta técnica «lean» garantiza que la producción no comience hasta que los clientes hayan realizado el pedido.

El sistema «justo a tiempo» garantiza que no haya un exceso de trabajo en curso acumulado en el almacén o en las líneas de producción que inmovilice recursos. En su lugar, los materiales se procesan y se transforman en productos finales solo cuando existe una demanda directa por parte de un cliente.

Analizar y prever la demanda con precisión: en algunas operaciones, los fabricantes optan por aplicar un sistema «push» en lugar de un sistema «pull», ya que sus productos generan una demanda prolongada en el mercado. Como consecuencia, estas empresas siempre tienen trabajo en curso para satisfacer esa demanda continua y regular.

Sin embargo, dado que pueden producirse errores en las previsiones o caídas inesperadas de la demanda, estos fabricantes suelen quedarse con un elevado nivel de trabajo en curso. El uso de soluciones avanzadas de previsión para analizar el mercado ofrece a los fabricantes una visión más representativa de las fuerzas del mercado, lo que permite un flujo de trabajo más fluido en la línea de producción.

En caso de caídas de la demanda, los fabricantes que utilizan este sistema «push» deberían aprovechar los sistemas de planificación de la producción basados en eventos en la planta de producción. Estos sistemas optimizan la producción en la línea, ajustando el volumen de producción de forma adecuada para responder a los cambios en la demanda.

Modernizar la maquinaria y el personal: En muchos casos, el aumento del trabajo en curso (WIP) se debe a cuellos de botella en las operaciones. Una solución viable consiste en modernizar las herramientas y la maquinaria para que puedan procesar el trabajo de forma más rápida y eficiente.

Además, es posible que el personal de la estación no esté preparado para gestionar el flujo de trabajo, lo que provocaría nuevos cuellos de botella y un aumento del trabajo en curso. Una formación y capacitación adicionales pueden hacer que los trabajadores sean más competentes a la hora de gestionar el aumento del trabajo en curso en sus puestos. Como alternativa, los fabricantes pueden optar por contratar a operarios mejor formados y con más experiencia.

Para gestionar mejor el trabajo en curso, los fabricantes deben aprovechar los datos recopilados por sus sistemas ERP, MES y otros sistemas de producción con el fin de reducir los cuellos de botella y optimizar el flujo de trabajo de fabricación en la planta.

Aunque la implantación de soluciones digitales para facilitar la recopilación de datos y el seguimiento de la producción suele percibirse como una tarea que requiere mucho tiempo y recursos, los beneficios superan con creces estos costes iniciales.

Entre las ventajas de digitalizar la gestión del trabajo en curso se encuentran:

• Por lo general, los sistemas que se implementan en un entorno de fabricación recopilan datos de forma automática, lo que elimina el error humano, una causa importante del trabajo en curso (WIP).

• Los controles de procesos digitales y basados en datos pueden gestionar adecuadamente gran parte de la línea de producción, lo que permite al personal dedicarse a tareas que requieren una mayor capacidad cognitiva.

• La información que proporcionan las herramientas de gestión del trabajo en curso suele fomentar la mejora continua en el entorno de fabricación, ya que permiten identificar periódicamente los puntos de ineficiencia y facilitan a los supervisores la aplicación de medidas correctivas.

• Los sistemas y equipos bien integrados, combinados con el análisis predictivo, permiten identificar la posible aparición de cuellos de botella, lo que permite a los trabajadores intervenir antes de que se acumule el trabajo en curso.

Al conectar a las personas, las máquinas y los sistemas en un entorno de fabricación, Tulip capaz de automatizar la recopilación de datos en toda la operación. Gracias a la información que Tulip , los fabricantes pueden planificar y prever sus necesidades de producción de forma más eficaz, abordando así la causa raíz asociada a un trabajo en curso (WIP) difícil de gestionar.

Incluso con sistemas sólidos y buenas intenciones, el control del trabajo en curso puede descarrilarse. Estas son las trampas en las que caen la mayoría de los equipos y algunas formas de evitarlas.

1. Establecer límites demasiado estrictos
Los límites del trabajo en curso (WIP) mantienen el flujo bajo control, pero si se ajustan demasiado, la línea empieza a quedarse sin material. El trabajo se estanca, los operarios esperan y el rendimiento cae.
Cómo solucionarlo:
Empieza con cifras que reflejen los tiempos de ciclo y la capacidad reales. Observa con qué frecuencia las estaciones alcanzan su límite. Si las colas en las fases anteriores aumentan o la utilización en las fases posteriores disminuye, relaja un poco los límites.

2. Centrarse en los síntomas en lugar de en los cuellos de botella
El trabajo en curso (WIP) sobrante casi siempre se acumula donde el flujo se ralentiza. El problema es que los equipos suelen centrarse en la acumulación visible en lugar de en la verdadera limitación.
Cómo abordarlo:
Revisa el WIP por fase y haz un seguimiento de la eficiencia del flujo. Si una área sigue saturada mientras que otras funcionan con fluidez, ahí está el cuello de botella. Solucionar ese punto suele mejorar toda la línea.

3. Pérdida de implicación de los operadores
El seguimiento digital se viene abajo cuando se percibe como un trámite burocrático adicional. Si el sistema ralentiza el trabajo de las personas o no parece útil, no se utilizará y tus datos dejarán de ser fiables.
Cómo abordarlo:
Involucra a los operadores desde el principio. Explícales cómo una mayor visibilidad les facilita el día a día, con menos sorpresas y menos situaciones de emergencia. Mantén los datos de entrada sencillos, automatiza siempre que sea posible y crea herramientas que se adapten a la forma en que las personas trabajan realmente.

El seguimiento manual del trabajo en curso funciona durante un tiempo. Una pizarra o una hoja de cálculo compartida pueden servir para mantener sincronizada una pequeña lista. Pero en cuanto aumenta el volumen o el trabajo se extiende a varios turnos, las cosas empiezan a descontrolarse. Las cifras quedan desactualizadas, las actualizaciones se retrasan y nadie sabe con certeza cuál es la información más reciente.

Tulip salvar esa brecha. Proporciona a los ingenieros y supervisores herramientas para crear sus propios sistemas de seguimiento digital sin tener que esperar a los equipos de desarrollo de software. En la práctica, esto significa que puedes:

• Registra automáticamente las órdenes de trabajo a medida que avanzan por cada estación

• Consulta las colas y el flujo en paneles de control en tiempo real que se actualizan automáticamente

• Registrar los tiempos de ciclo, los bloqueos y los estados en el momento en que se producen

• Obtener datos directamente de máquinas, escáneres o tabletas

Dado que el sistema funciona en la nube, es fácil implementarlo en varias líneas de producción y adaptarlo a medida que cambian los procesos. Sin proyectos largos ni cuellos de botella informáticos.

Esa es la verdadera ventaja: menos sorpresas, ajustes más rápidos y una base que se sustenta en hechos en lugar de conjeturas.

Seguimiento manual frente a seguimiento automatizado del trabajo en curso

El seguimiento digital no solo hace que los informes tengan un aspecto más claro. Cambia la forma en que se gestiona la planta de producción. Cuando los datos se actualizan automáticamente, los operarios y supervisores pueden centrarse en la gestión del proceso en lugar de estar persiguiendo cifras.

Al conectar a las personas, las máquinas y los sistemas en un entorno de fabricación, Tulip capaz de automatizar la recopilación de datos en toda la operación. Gracias a la información que Tulip , los fabricantes pueden planificar y prever sus necesidades de producción de forma más eficaz, abordando así la causa raíz asociada a un trabajo en curso (WIP) difícil de gestionar.

El trabajo en curso no es solo una cifra en un informe. Refleja cómo se comporta realmente tu sistema. Cuando hay demasiado, las piezas se quedan paradas, las colas crecen y todo parece ir más lento de lo que debería. Cuando hay muy poco, las estaciones empiezan a quedarse sin trabajo y la gente tiene que esperar a que llegue. Lograr ese equilibrio adecuado depende de la claridad con la que puedas ver lo que está pasando y de la rapidez con la que reacciones.

Principios sencillos, como la Ley de Little, ayudan a entenderlo. Las métricas adecuadas te permiten ser consciente de dónde se están atascando el tiempo y los materiales. La disciplina diaria evita que todo vuelva a caer en el caos.

Y cuando estés listo para dejar atrás los recuentos manuales y las actualizaciones de hojas de cálculo, una plataforma como Tulip encargarse del seguimiento. Te ofrece datos en tiempo real directamente desde la planta de producción, para que puedas centrarte en optimizar el flujo, en lugar de recopilar cifras.

Si te interesa saber cómo Tulip ayudarte a mejorar la eficiencia de tus procesos de producción, ponte en contacto con un miembro de nuestro equipo hoy mismo!