Sistemas electrónicos de gestión de la calidad (eQMS) para la fabricación

Las empresas manufactureras deben mantenerse siempre alerta para poder reaccionar ante las numerosas fuerzas que actúan en el mercado. Si no lo hacen, sus clientes pueden optar, y de hecho suelen hacerlo, por las ofertas de la competencia. Por ello, las empresas deben asegurarse de poder satisfacer a sus clientes para fidelizarlos.

Una de las mejores formas —si no la mejor— de fomentar la fidelización de los clientes es ofrecer de forma constante productos de la máxima calidad, lo que reduce la necesidad de buscar alternativas de la competencia. Para los fabricantes, aquí es donde entran en juego los sistemas de gestión de la calidad.

Un sistema de gestión de la calidad es una herramienta de uso habitual que permite a los fabricantes de distintos sectores documentar y realizar un seguimiento de los procesos y procedimientos utilizados para fabricar productos en sus instalaciones. Además, el sistema detalla las políticas y normas internas de la empresa en relación con sus productos, lo que garantiza que los clientes reciban exactamente lo que esperan con una calidad constante.

En los entornos de fabricación tradicionales, las empresas suelen recurrir a documentos físicos para gestionar los procesos de calidad. Aunque en el pasado esto se consideraba suficiente, la llegada de los sistemas y herramientas basados en Internet ha dejado obsoleta la documentación en papel.

La gestión de la calidad en papel no solo requiere mucho tiempo, sino que también suele ser muy propensa a los errores. Por ello, los fabricantes se han marcado como prioridad sustituir sus procesos en papel por sistemas electrónicos de gestión de la calidad (eQMS) para paliar las deficiencias de las alternativas tradicionales y obsoletas.

En esta entrada, analizaremos en profundidad el eQMS, repasando los numerosos retos que plantean las prácticas tradicionales de gestión de la calidad y destacando las principales ventajas de la digitalización de los sistemas de gestión de la calidad.

Aunque muchos fabricantes han incorporado herramientas digitales a sus procesos de gestión de la calidad, sigue habiendo una cantidad considerable de documentos en papel.

En consecuencia, estos fabricantes siguen enfrentándose a muchos de los retos que plantea la gestión de la calidad en el proceso de producción mediante documentos en papel. Entre estos retos se encuentran:

• un mayor riesgo de que se pierdan documentos importantes

• El proceso de creación y gestión de documentos es largo y laborioso, y consume tiempo y recursos que podrían dedicarse a otras áreas productivas de la operación de fabricación.

• un proceso complicado para localizar y recuperar documentos y procesos esenciales

• un mayor riesgo de que falten las firmas de los operarios, supervisores y directivos en documentos fundamentales para la gestión de la calidad

• El hecho de que la gestión de documentos se realice de forma centralizada dificulta que otras partes interesadas de distintos departamentos puedan acceder a los documentos de forma rápida y cómoda

• A la luz de lo anterior, la rendición de cuentas y la trazabilidad son más complicadas de lo que deberían ser

• Las auditorías de calidad son más complejas debido a la complejidad del proceso de recuperación de información

• dificultad para mantener actualizados los registros de operaciones, los registros de lotes y los registros históricos debido a la complejidad del proceso que supone la elaboración y edición de los distintos documentos que componen el expediente

• Los archivos y documentos antiguos pueden seguir en circulación, lo que puede desencadenar una serie de incidencias relacionadas con la calidad debido a políticas, procedimientos o diseños de productos obsoletos.

• un análisis y una gestión de riesgos complicados e ineficaces debido a la falta de información disponible

Debido a la ineficiencia y los errores propios de los sistemas tradicionales de gestión de la calidad basados en papel, las empresas manufactureras se enfrentan a un aumento de los costes como consecuencia de los errores y de unas medidas correctivas mal fundamentadas.

Por lo tanto, estas empresas deberían recurrir a sistemas electrónicos de gestión de la calidad para llevar a cabo una gestión más completa y eficaz de los procesos de calidad.

Los fabricantes deben controlar rigurosamente sus procesos de calidad para afianzarse mejor en el mercado. La calidad es un requisito indispensable para los fabricantes de sectores regulados, como el farmacéutico y el de los productos sanitarios. Y dado que estos ámbitos están estrechamente relacionados con la salud humana, el margen de error para los productos que no cumplen los estándares es muy reducido.

Por consiguiente, estos sectores industriales tienen requisitos de calidad más estrictos, lo que exige que los sistemas de gestión de la calidad electrónica cumplan normas como la ISO 9001 y las disposiciones de organismos reguladores como la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA).

Entre las principales ventajas que hacen que un sistema de gestión de calidad electrónico (eQMS) sea imprescindible en entornos de fabricación tan delicados se incluyen:

Mayor accesibilidad: mientras que los sistemas de gestión de la calidad (SGC) tradicionales obligan al personal a buscar un documento concreto, el eQMS les permite acceder rápidamente y de forma remota a los registros e información digitales a través de la nube.

Colaboración interdepartamental: un sistema electrónico de gestión de la calidad permite al personal pertinente de diferentes áreas de la organización acceder a los documentos de calidad, editarlos y contribuir a su elaboración. Esto elimina los compartimentos estancos y agiliza las operaciones.

Gestión de datos en tiempo real: dado que la información se almacena digitalmente en la nube, cualquier modificación que se realice en los documentos de gestión de la calidad se sincroniza automáticamente. Esto garantiza que el personal siempre acceda a la información más actualizada.

Un control de documentos mejor y más eficiente: en un entorno basado en el papel, los documentos pueden perderse fácilmente. Además, el personal es más propenso a cometer errores al redactar en papel físico. Este entorno dificulta considerablemente la capacidad de una organización para cumplir con las normas y regulaciones.

Sin embargo, en el caso de un sistema electrónico de gestión de la calidad, los datos esenciales pueden recopilarse automáticamente desde la planta de producción para completar los documentos pertinentes y las bases de datos relacionadas con la calidad, lo que elimina el error humano.

Trazabilidad y responsabilidad: gracias a un sistema electrónico de gestión de la calidad, las empresas manufactureras disponen en todo momento de registros inmediatos de cualquier cambio que se produzca en los documentos relacionados con la calidad. De este modo, los responsables de calidad y los auditores de riesgos pueden acceder al historial de revisiones y rastrear las diferentes modificaciones realizadas.

Además, el eQMS fomenta la rendición de cuentas, ya que el sistema en línea registra —y señala claramente— quién es la persona responsable de cada cambio. Esto se ve respaldado por el hecho de que las empresas incorporan a las partes interesadas clave, así como sus funciones y responsabilidades, en el sistema electrónico de gestión de la calidad.

En definitiva, incluso con un buen sistema de gestión de la calidad electrónico (eQMS), los fabricantes deben esforzarse constantemente por lograr una mejora continua. Los sistemas modernos de gestión de la calidad permiten a las empresas manufactureras integrar la calidad en todas sus operaciones. Esto garantiza que puedan adoptar medidas correctivas y preventivas sin interrumpir la producción de forma significativa, lo que favorece la satisfacción del cliente.

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