La gestión de existencias es mucho más que comprobar cuántos productos hay almacenados en el almacén. Este concepto abarca aspectos fundamentales del proceso de fabricación, desde el pedido de materias primas hasta su utilización y la producción de los productos terminados.
La gestión de existencias reviste una importancia especial para las empresas manufactureras, ya que afecta directamente al flujo de caja, que es el motor del proceso de fabricación. Al fin y al cabo, al dar salida a las existencias de tu almacén, generas ingresos que te permiten mantener la actividad.
Ahora bien, en lo que respecta a la gestión de existencias para los fabricantes, es fundamental controlar de cerca el proceso para evitar problemas como los elevados costes de almacenamiento o la caducidad de los productos.
Para evitar estos y otros problemas relacionados con la producción y la logística, los fabricantes deben desarrollar y aplicar estrategias adecuadas de gestión de existencias.
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¿Qué es la gestión de existencias?
ILa gestión de existencias es el proceso que consiste en realizar pedidos de materias primas y, a continuación, realizar un seguimiento, gestionar y almacenar tanto estas como los productos resultantes.
Como empresa manufacturera, necesitas una cantidad considerable de materias primas para fabricar tus productos. Y no solo eso, sino que algunos productos no pasan por la línea de producción de una sola vez. En su lugar, los productos parcialmente fabricados pueden almacenarse temporalmente e introducirse en la línea más adelante para fabricar los productos finales.
Y mientras todo eso ocurre, es necesario saber de qué cantidades dispone la empresa. Con esto nos referimos a cuántas materias primas, artículos a medio fabricar y artículos terminados hay en stock.
Y hablando de existencias, este término suele utilizarse indistintamente con «inventario». Sin embargo, la principal diferencia es que el inventario abarca todo el proceso, tal y como se ha mencionado anteriormente. Por otro lado, las existencias suelen ser productos terminados que están a la espera de ser entregados al cliente.
Tipos de existencias en un entorno de fabricación
Dado que el proceso de gestión de existencias en la industria manufacturera abarca todo el ciclo de vida del producto, hay diversos elementos en juego. En consecuencia, esto da lugar a múltiples tipos de existencias que los fabricantes deben controlar.
En una fábrica, el inventario suele estar compuesto por:
Materias primas
Proyectos en curso
Productos totalmente acabados
Material de embalaje, como cartón y material de relleno dentro de la caja
Existencias de mantenimiento, reparación y explotación (MRO), como kits de herramientas, consumibles y material de oficina.
Estrategias de gestión de existencias que deben aplicarse en los espacios de fabricación
Las empresas que están dando sus primeros pasos pueden recurrir a estrategias básicas para controlar su inventario. Sin embargo, a medida que el negocio crece, entran en juego diversas estrategias de gestión del inventario de fabricación.
Gestión de existencias «justo a tiempo» (JIT)
Esta estrategia es ideal para las empresas que prefieren mantener el menor stock posible antes de realizar un nuevo pedido para iniciar una serie de producción. La estrategia JIT consiste en pedir materias primas a los proveedores únicamente cuando existe demanda de un producto.
De este modo, una empresa manufacturera puede ahorrar en costes de almacenamiento derivados del exceso de existencias. Además, la empresa ahorra en los costes de producción que habría tenido que destinar a la fabricación de esos artículos terminados adicionales.
Método «primero en entrar, primero en salir» (FIFO)
El método «primero en entrar, primero en salir» (FIFO) se aplica a los fabricantes que cuentan con una línea de producción continua. Este método de gestión de existencias les permite dar salida a las existencias más antiguas antes de vender los nuevos artículos recién salidos de la línea de producción.
Una estrategia similar a la del método LIFO (último en entrar, primero en salir). Este método se centra en vender primero los productos más recientes, ya que su fabricación resulta más costosa. Por lo tanto, la empresa se centra en recuperar la inversión, relativamente mayor, realizada en las creaciones más recientes.
Análisis del inventario ABC
Con esta estrategia, una empresa manufacturera clasifica y analiza sus productos para determinar la parte que cada uno de ellos representa en los ingresos de la empresa.
«A» hace referencia a los artículos de mayor valor o de mayor rotación de la gama de productos de la empresa. Esta categoría suele representar la menor proporción del total de artículos en stock, aproximadamente el 20 por ciento.
B son los artículos de precio medio, que representan una proporción mayor (el 30 %) que los de la categoría A del total de productos que ofrece una empresa manufacturera.
C son el resto de los artículos, que suelen ser los de menor rotación. Representan el menor valor, pero suelen ser los que más hay en stock, con alrededor del 50 % del total de artículos.
La estrategia de gestión de existencias ABC permite a los fabricantes centrarse más en los artículos A. De este modo, los responsables se aseguran de que esos productos estén siempre disponibles para los clientes, ya que son los que generan mayores ingresos.
Gestión de existencias en consignación
La estrategia de inventario en consignación libera a la empresa de la carga que supone el almacenamiento, así como de los costes totales de entrega. Esto se debe a que consiste en que un fabricante produzca uno o varios lotes de mercancías y los entregue a un cliente, que no tiene que pagarlos de una sola vez.
En otras palabras, el cliente solo paga cuando haya vendido los productos que le has entregado.
La gestión de existencias en consignación resulta especialmente adecuada para los fabricantes que lanzan al mercado un producto aún no probado.
Sistema de gestión de inventario digital basado en la nube
Esta estrategia de gestión de existencias se basa en la planificación de necesidades de material (MRP). El MRP consiste en determinar las necesidades de producto partiendo del final de la cadena de producción. En otras palabras, los fabricantes solo solicitan materias primas para incorporarlas a las existencias en función del número de productos que necesitan.
Sin embargo, el MRP se apoya en la informática en la nube para reducir el número de entradas erróneas, lo que garantiza que el sistema planifique el inventario de forma adecuada.
Estos sistemas de gestión de inventario digital ofrecen las siguientes ventajas:
una introducción de datos más rápida y precisa, por ejemplo, mediante el escaneo de códigos de barras
mejora en la tramitación de pedidos
reducción del coste de los pedidos de existencias
acceso inmediato a la información sobre el inventario, independientemente de la ubicación
garantiza unos niveles óptimos de existencias en todo momento
Seguimiento específico de cada artículo, incluso cuando los productos ya están en el mercado
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