Comisión de Revisión de Materiales: decidir el destino de los materiales no conformes

Los defectos de calidad y las no conformidades son un reto habitual para los fabricantes de prácticamente todos los sectores. A fin de cuentas, por muchas medidas de control de calidad que adopte una empresa, resulta casi imposible eliminar al 100 % los problemas relacionados con la calidad que surgen durante el proceso de producción.

Estos problemas —ya sean de carácter material o relacionados con los procesos— dan lugar a la producción o acumulación de piezas no conformes. Como consecuencia, los fabricantes suelen verse obligados a perder un tiempo y un espacio valiosos clasificando y almacenando las distintas piezas no conformes.

Independientemente de si el incumplimiento se debe al fabricante o al proveedor original del material, estas piezas, componentes y materiales probablemente se convertirán en residuos para la empresa si no se gestionan adecuadamente. Una de las mejores formas en que los fabricantes abordan estas situaciones es mediante una Comisión de Revisión de Materiales (MRB).

Sigue leyendo para obtener más información sobre la Comisión de Revisión de Materiales y su función a la hora de gestionar los materiales defectuosos y no conformes.

Una Comisión de Revisión de Materiales es un grupo formado por diversos expertos en la materia dentro de una empresa manufacturera, encargado de decidir qué hacer con los artículos defectuosos y los materiales no conformes en sus instalaciones.

La junta examina los distintos materiales defectuosos y no conformes para determinar la causa raíz de la desviación respecto a los estándares de calidad. Además, los miembros de la junta deliberan y buscan soluciones para los componentes defectuosos mediante diversos tipos de análisis de fallos.

El resultado es un sistema funcional que integra la calidad en todas las fases de la producción, lo que garantiza que la empresa ofrezca productos de alta calidad a sus clientes.

Por lo general, las funciones de este comité recaen en los departamentos de calidad y mejora continua de la empresa. Sin embargo, la mayoría de los fabricantes crean comités de revisión de materiales de carácter integral, en los que participan expertos en la materia procedentes de diversas divisiones y departamentos, con el fin de recabar múltiples perspectivas diferentes.

Los representantes de los departamentos que participan en las labores de análisis de fallos proceden de:

Garantía de calidad: El departamento de garantía y control de calidad suele encargarse de esta tarea, principalmente debido a su función de garantizar la calidad de los materiales que entran en las instalaciones y de los productos que salen de ellas.

Ingeniería: Los ingenieros de producto cuentan con un conocimiento más profundo y técnico de los procesos de producción en cuestión. Esto les permite identificar defectos durante sus trabajos de análisis de fallos.

Por ejemplo, los ingenieros prestan atención a las especificaciones excesivas, es decir, a los casos en los que las tolerancias de las piezas son más estrictas de lo que exige el diseño. Además, son capaces de identificar acciones y procesos concretos que pueden tener consecuencias negativas para la calidad.

Aprovisionamiento: Las plantas de producción suelen recibir materias primas defectuosas o que no cumplen las normas. Los responsables de aprovisionamiento deben estar disponibles para garantizar que las compras se ajusten a los requisitos de fabricación establecidos.

Producción: Los representantes de producción asesoran al MRB sobre la viabilidad de fabricación del diseño y los materiales necesarios. Esta persona o grupo se encarga de garantizar que los diseños puedan fabricarse a gran escala.

La Comisión de Revisión de Materiales, de carácter interdepartamental, se reúne con frecuencia para llevar a cabo sus tareas de análisis de fallos. Dependiendo del volumen de la operación de fabricación y del número de piezas defectuosas, esta comisión puede reunirse a diario, semanalmente o mensualmente.

Pero antes de que estos representantes se reúnan, se lleva a cabo el siguiente proceso:

1. En primer lugar, los trabajadores o supervisores detectan un posible defecto o una pieza no conforme, y documentan y describen el problema en un informe de no conformidad (NCR).

2. El material identificado está claramente marcado y separado para su inspección por parte de la junta.

3. El informe de no conformidad se remite al presidente de la Junta de Revisión de Materiales.

4. La junta convoca una reunión. Los miembros examinan la pieza o piezas y debaten las causas y las posibles soluciones. Los distintos puntos de vista específicos de cada departamento permiten realizar un análisis exhaustivo de la avería.

5. La junta determina la mejor línea de actuación, una solución que resuelva el problema. A continuación, todos los miembros aprueban la decisión acordada, lo que aporta claridad y responsabilidad al proceso.

Una Comisión de Revisión de Materiales es un grupo de trabajo, no un mero trámite. Reúne a personas de diferentes áreas de la organización para decidir cómo gestionar el material no conforme. Cada miembro analiza el problema desde una perspectiva diferente —por ejemplo, desde el punto de vista del riesgo, el coste y el impacto en la producción— y esa combinación garantiza que las decisiones se basen en la realidad.

La calidad es la base del proceso. El responsable o ingeniero de calidad suele llevar el registro del MRB, programar las revisiones y asegurarse de que todos los informes de no conformidad (NCR) se documenten, investiguen y cierren de acuerdo con los procedimientos y normas de la empresa, como la ISO 9001 o la AS9100.

La ingeniería analiza lo que es técnicamente posible. Determina si una pieza puede reacondicionarse, repararse o utilizarse tal cual sin que ello afecte a la seguridad ni al funcionamiento. Su decisión suele determinar si es necesario presentar una solicitud de desviación o adoptar medidas correctivas.

El departamento de Producción u Operaciones aporta la perspectiva de la planta. Saben lo que ha ocurrido, por qué ha ocurrido y qué cambios se pueden introducir de forma realista para evitar que vuelva a suceder. También comprueban si la repetición del trabajo o una nueva inspección pueden encajar en los plazos normales de producción.

Cuando una no conformidad está relacionada con un proveedor o un componente regulado, los departamentos de Adquisiciones, Calidad de Proveedores o Cumplimiento normativo se incorporan a la revisión.

Un sistema MRB digital no cambia quién hace qué, simplemente elimina los retrasos. En lugar de enviar documentos en papel o esperar a que se firmen, los revisores pueden registrar sus comentarios, aprobar las resoluciones y dar por concluidas las acciones en un único espacio de trabajo compartido. Todo queda a la vista y la trazabilidad se garantiza por sí sola.

La Comisión de Control de Materiales aborda los casos de materiales no conformes y piezas defectuosas de diversas maneras.

Entre ellos se incluyen:

«Tal cual»: si la junta considera que la no conformidad no afecta a la forma, el ajuste o la función del producto, puede recomendar que la pieza se incorpore a la producción.

Reacondicionamiento y reparación: El análisis puede revelar que la pieza no cumple los requisitos del diseño del producto. Sin embargo, en ocasiones la Junta considera que la pieza puede reacondicionarse para que se ajuste a las dimensiones originales.

La junta toma esta decisión si los costes de reelaboración y reparación no retrasan el proceso de producción.

Rediseñar el producto: En ocasiones, la junta propone un ligero rediseño del producto para adaptarlo al artículo no conforme. Esto ocurre especialmente cuando un defecto menor no afecta al funcionamiento del producto final.

Devolución al proveedor: Si las piezas presentan defectos importantes que afectan a la forma, el ajuste o el funcionamiento del producto, la Comisión de Revisión de Materiales puede recomendar su devolución al proveedor. El representante del proveedor se pone en contacto con el proveedor, le detalla los defectos y le solicita garantías sobre la mejora de los procesos de fabricación de las piezas.

Deseche: Si la pérdida económica y de tiempo no justifica la reelaboración o la devolución al proveedor, las piezas defectuosas se desechan. Un análisis detallado y riguroso de la calidad debe servir de base para las futuras decisiones sobre proveedores, con el fin de eliminar los defectos en las materias primas y en el proceso de producción posterior.

En función de las conclusiones del MRB, los equipos de calidad pueden decidir elaborar y poner en práctica un plan integral de garantía de calidad para definir los estándares de calidad específicos que debe cumplir una pieza o un producto, así como optimizar los procesos para abordar las causas fundamentales de los defectos de calidad en la planta.

Incluso con procedimientos claros y personal competente, el trabajo del MRB puede atascarse. La mayoría de las veces, no se debe a malas decisiones, sino a que el sistema que rodea a esas decisiones es lento, está desorganizado o es simplemente demasiado manual como para seguir el ritmo.

1. Datos y documentación inconexos
Muchas revisiones del MRB siguen almacenadas en hojas de cálculo o carpetas compartidas. Una persona actualiza un archivo, otra trabaja con una versión antigua y, al poco tiempo, nadie sabe con certeza cuál es la versión actual. Así es como se retrasan las aprobaciones y los registros de auditoría empiezan a desmoronarse.
Solución: Mantén todos los registros del MRB en un solo sistema. Cuando todos consultan los mismos datos, el proceso avanza más rápido y se dedica menos tiempo a buscar el archivo más reciente.

2. Enrutamiento y seguimiento manuales
Si tu MRB depende de que la gente pase formularios o reenvíe correos electrónicos, basta con que una sola persona esté ausente para que todo se paralice.
Solución: configura un enrutamiento automático para que los NCR avancen por cada paso sin tener que esperar a que alguien se acuerde. Así, todo el mundo ve en qué punto se encuentra el proceso y no se pierde nada.

3. Visibilidad limitada de los patrones
Cuando los datos están ocultos en carpetas o dispersos por diferentes unidades, resulta difícil detectar problemas recurrentes. Para cuando un patrón se hace evidente, ya se han fabricado o recibido muchas piezas defectuosas.
Solución: Utiliza paneles de control sencillos o informes resumidos para mostrar los problemas recurrentes y los tiempos de resolución. Así podrás detectar las tendencias con la suficiente antelación como para evitar que se repitan.

4. Deficiencias en el cumplimiento
Las auditorías se complican cuando la documentación no es coherente. La falta de aprobaciones o unos registros poco claros pueden convertir un hallazgo menor en uno grave.
Solución: un MRB digital genera su propio registro de quién aprobó qué y cuándo. Esto facilita enormemente las revisiones de la ISO o la FDA, ya que se evita tener que ir tras las firmas o dar explicaciones sobre las deficiencias.

Trasladar el trabajo de MRB a un sistema digital compartido no cambia ni a las personas ni el objetivo. Simplemente elimina las esperas, las conjeturas y las búsquedas que lo ralentizan todo.

A la hora de gestionar tus iniciativas de gestión de la calidad, el factor más importante son los datos y la información de que dispones sobre los defectos de calidad.

Para recopilar estos datos de forma más eficaz, se necesita un sistema que los operadores puedan utilizar fácilmente para proporcionar información objetiva en tiempo real a medida que desarrollan su trabajo diario.

Al integrar controles de calidaden línea con instrucciones de trabajo digitales, por ejemplo, los operarios pueden inspeccionar, identificar y notificar defectos de calidad en tiempo real, lo que proporciona al equipo de MRB la información necesaria para determinar qué procesos y operarios son los principales responsables de las no conformidades y los defectos que están analizando.

La mayoría de los fabricantes ya tienen suficientes formularios y hojas de cálculo. Lo que necesitan es un único lugar desde donde gestionar las no conformidades, desde el momento en que se detectan hasta su resolución. Tulip lo Tulip posible al convertir el trabajo de la MRB en un proceso interconectado y trazable que se integra en las operaciones diarias, en lugar de quedar al margen de ellas.

Desde la NCR hasta su cierre
Una NCR puede iniciarse directamente desde la estación de trabajo. Los operadores registran el problema directamente en Tulip fotos, el tipo de defecto y notas breves sobre lo ocurrido. Los equipos de calidad ven el problema de inmediato, asignan las medidas a tomar y lo siguen hasta su revisión y resolución. Cada actualización se registra en el mismo expediente, por lo que no se pierde nada entre departamentos.

Pasos automatizados del flujo de trabajo
Tulip la distribución y los recordatorios que suelen ralentizar los procesos de revisión de informes médicos (MRB). Los responsables de la aprobación reciben notificaciones cuando les toca actuar, y el sistema envía automáticamente el informe no conforme (NCR) al siguiente revisor. La lógica integrada garantiza que se sigan los pasos adecuados para cada tipo de incidencia. Esa coherencia acorta la duración del ciclo y mantiene el ritmo de las revisiones incluso cuando el personal está ocupado.

Paneles de control en tiempo real y seguimiento de tendencias
Dado que todos los datos de MRB se centralizan en un único lugar, no es necesario elaborar informes manualmente. Los paneles de control muestran los casos abiertos, los tipos de defectos más comunes y el volumen de reelaboración en tiempo real. Los departamentos de calidad e ingeniería pueden detectar problemas recurrentes y realizar cambios en los procesos antes de que se extiendan.

Sistemas conectados y trazabilidad total
Tulip los datos de MRB con los sistemas MES, ERP o QMS existentes. Cada acción realizada se vincula con el registro correspondiente del lote, el pedido o el proveedor. Esto facilita el seguimiento del historial de una pieza y permite demostrar el cumplimiento normativo cuando los auditores solicitan pruebas.

Digitalizar el trabajo de MRB con Tulip en añadir herramientas, sino en eliminar obstáculos. Las revisiones se realizan más rápido, los registros se mantienen ordenados y todos los implicados pueden ver cuál es el siguiente paso sin tener que rebuscar en carpetas o cadenas de correos electrónicos.

Si te interesa saber más sobre cómo Tulip ayudarte a optimizar tus prácticas de gestión de la calidad, ponte en contacto con un miembro de nuestro equipo hoy mismo!