Optimización de los informes de no conformidad mediante soluciones digitales

Una de las consideraciones fundamentales para los fabricantes es garantizar que todo lo que producen cumpla con determinados estándares de calidad. Dichos estándares los establecen los propios fabricantes a nivel interno o, en algunos casos, los organismos reguladores del sector. Cuando no se cumplen, la notificación de no conformidades es una herramienta esencial para volver a encarrilar los procesos de producción.

Un informe de no conformidad (también conocido como informe de incumplimiento o NCR) es un documento en el que se recogen los detalles de un incidente en el que no se han cumplido las normas. En él se explica por qué se produjo el incidente y se describe cómo se puede evitar que vuelva a ocurrir.

Las no conformidades no tienen por qué traducirse necesariamente en la fabricación de productos físicos defectuosos. El término también se refiere a los casos en los que los procesos utilizados en la producción no se ajustan a los procedimientos operativos estándar (SOP) ni a las instrucciones de trabajo aprobadas.

Independientemente de si el incidente ha dado lugar a la fabricación de productos defectuosos, el objetivo de describir el suceso en un informe es ofrecer una oportunidad de aprendizaje que permita mejorar los procesos de fabricación en el futuro.

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Para maximizar su eficacia, un NCR debe personalizarse y estructurarse de manera que se adapte a las circunstancias y requisitos específicos de su organización.

No obstante, en general, debe estar estructurado de manera que incluya la siguiente información:

• La situación: una descripción general de lo que ocurrió para dar lugar al incumplimiento, dónde y cuándo se produjo, y qué personal estuvo involucrado.

• La causa: una explicación de cómo y por qué se produjo el incumplimiento. Esto puede incluir un análisis detallado del fallo.

• Medidas correctivas: Detalles de las medidas correctivas adoptadas (o que se prevé adoptar) para resolver el incidente.

• Medidas preventivas: Explicación de las medidas preventivas necesarias para garantizar que no vuelva a producirse un fallo similar. Si ya se han tomado medidas, ¿han demostrado ser eficaces para evitar que el problema vuelva a producirse?

• Disposición: Lo que la organización debe hacer con el producto, la pieza o el proceso no conforme que constituye el núcleo del problema. En el caso de un producto, ¿debe desecharse o puede repararse o reelaborarse para que cumpla con la norma exigida?

Los informes de no conformidad (NCR) constituyen un componente importante del sistema de gestión de la calidad (SGC) de una empresa manufacturera, que exige a los operarios que documenten las no conformidades, junto con los detalles de las medidas adoptadas para subsanarlas.

Hay varias razones por las que los NCR son importantes:

• Para garantizar la calidad y el cumplimiento normativo: al identificar de forma clara y metódica las no conformidades cuando se producen, los fabricantes pueden asegurarse de que fabrican productos que cumplen con los estándares exigidos por los clientes y las autoridades reguladoras. El incumplimiento continuado de los estándares de calidad necesarios tendría repercusiones negativas evidentes en la reputación de un fabricante y, en última instancia, en su capacidad para mantenerse en el mercado.

• Para evitar que las no conformidades se repitan: gracias a la documentación y la identificación de las causas de las no conformidades, los informes de no conformidad (NCR) ayudan a evitar que estas se repitan. Esto se traduce en una mejora de la calidad del producto y aumenta la eficiencia operativa.

• Para facilitar la mejora de los productos: al poner de manifiesto los problemas y señalar las soluciones, los NCR contribuyen a mejorar los procesos y, en última instancia, la calidad de los productos que se fabrican.

• Para reducir los costes operativos: las lecciones aprendidas y aplicadas a raíz de los informes de no conformidad pueden tener un impacto significativo en la reducción de costes, al minimizar los desechos, el desperdicio y la necesidad de reelaboraciones. La mejora de la calidad también puede traducirse en mejores márgenes de beneficio en los productos que comercializa un fabricante.

• Para mejorar la eficiencia: Del mismo modo, la aplicación de las conclusiones de los informes de revisión de procesos (NCR) puede dar lugar a un funcionamiento más ágil, lo que se traduce en ahorros en todos los ámbitos, desde la reducción de los costes de consumo energético hasta la disminución de las horas extras del personal de fábrica.

Al igual que cualquier informe, un NCR solo será eficaz si se toman medidas al respecto, se extraen las lecciones pertinentes y se aplican los cambios necesarios.

Todas las organizaciones cuentan con sus propios procesos específicos para responder a una no conformidad, elaborar un informe de no conformidad (NCR) y actuar en función de sus conclusiones, como parte de su sistema de gestión de la calidad (SGC) más amplio. Un enfoque consiste en que un comité de no conformidades se encargue de gestionar las no conformidades. Este comité, integrado por personal de las distintas áreas pertinentes de la organización, tiene entre sus funciones decidir cómo gestionar los productos no conformes, supervisar el proceso de NCR y aplicar las conclusiones del NCR.

Cuando una organización se enfrenta a un caso de no conformidad que ha dado lugar a la fabricación de productos de calidad inferior, es necesario tomar decisiones sobre qué hacer con dichos productos. ¿Se pueden seguir utilizando o vendiendo? Si no es así, ¿se pueden reparar, reclasificar o reelaborar? ¿O hay que desecharlos? Es probable que la decisión de la comisión de no conformidades se base en el contenido del informe de no conformidad (NCR).

Los NCR resultan más eficaces cuando se integran en una solución de control del cumplimiento que forme parte de un sistema de gestión de la calidad digital para toda la organización.

Contar con una solución digital permite a una organización implementar de forma más fluida todos los aspectos relacionados con el cumplimiento normativo: desde la supervisión hasta la documentación de los incumplimientos, pasando por la asignación y el seguimiento de los pasos necesarios para adoptar medidas correctivas.

Con Tulip, los fabricantes pueden integrar prácticas de gestión de la calidad en sus procesos de producción, lo que se traduce en un informe de no conformidades optimizado y simplificado. Al aprovechar los flujos de trabajo digitales integrados en Tulip, se realiza un seguimiento y se contabiliza cada paso del proceso de producción, lo que permite evitar desde el principio los procesos no conformes.

Cuando surgen problemas de calidad, los controles de calidad en línea ayudan a los operarios a documentar los defectos y las no conformidades en tiempo real, lo que les permite registrar los detalles, las causas e incluso imágenes de los problemas concretos. De este modo, se puede reaccionar ante las no conformidades con mucha mayor rapidez y se pueden adoptar las medidas necesarias para corregir el problema.

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