El proceso de preparación de kits para fabricantes: ejemplos, ventajas y mucho más

La preparación de kits es una práctica importante de gestión de existencias que se utiliza a menudo para reducir la complejidad y aumentar la eficiencia del montaje en un proceso de fabricación determinado.

Este proceso resulta especialmente útil en los ensamblajes en los que se necesitan varios componentes pequeños para completar una parte concreta del producto, y es imprescindible para los productos fabricados bajo pedido que están altamente personalizados para el consumidor final.

En esta entrada, analizaremos cómo se utiliza el proceso de preparación de kits en la fabricación, destacando las numerosas ventajas que puede aportar a las operaciones de un fabricante.

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La preparación de kits puede definirse como el proceso de selección y entrega de todos los componentes necesarios para el montaje de un producto determinado. La preparación de kits suele realizarse dentro de una planta de fabricación, en una célula alejada de la línea de montaje principal, o bien puede correr a cargo de los socios logísticos externos de la empresa fabricante.

Como ya se ha comentado, la preparación de kits en la fabricación resulta especialmente recomendable cuando las empresas de producción necesitan numerosas piezas pequeñas para fabricar un producto. En otros casos, este proceso resulta muy adecuado para los fabricantes que disponen de un espacio limitado para apilar las piezas necesarias.

Además, la preparación de kits resulta muy útil cuando una empresa manufacturera fabrica productos a medida para sus clientes. Por ejemplo, la preparación de kits es ideal a la hora de crear un producto a medida que requiera piezas de distintos colores o componentes con especificaciones diferentes.

En otros casos, los trabajadores perderían una cantidad considerable de tiempo si tuvieran que recorrer toda la planta en busca de todos los tornillos y piezas necesarias para fabricar un electrodoméstico. Por eso, en su lugar, las piezas necesarias se proporcionan en los lotes correspondientes, listas para la línea de producción.

Aunque el término «kitting» suele utilizarse indistintamente con «submontaje», ambos procesos son bastante diferentes. El kitting se lleva a cabo normalmente antes del submontaje: consiste en reunir las distintas piezas y componentes en un kit, que a continuación se entrega a una célula de producción donde se realiza el submontaje.

Una vez entregado el kit y finalizado el subensamblaje, este puede pasar a la siguiente fase de la cadena de producción, donde se integra en el producto final.

Como ya se ha comentado, existen algunos casos concretos en los que resultaría beneficioso incorporar un proceso de preparación de kits como parte del proceso de montaje más amplio. A menudo se trata de montajes que requieren muchos componentes pequeños, en los que al operario le resultaría útil tener todos los componentes a su disposición mientras realiza sus tareas.

Además, la preparación de kits resulta útil cuando es necesario personalizar el producto final y el consumidor final requiere diferentes componentes, características o colores. Algunos ejemplos de productos que se benefician de la preparación de kits en el proceso de producción son:

• Implantes dentales: los fabricantes de implantes dentales, como Dentsply miles de pedidos personalizados cada día. Dado que cada pedido se adapta a las necesidades específicas de cada paciente, no hay dos pedidos iguales y existen miles de millones de combinaciones posibles de kits.

• Productos sanitarios: los fabricantes de productos sanitarios, como Laerdal , necesitan procesos de preparación de kits en situaciones en las que se ensamblan y entregan al cliente final diversos productos y dispositivos.

• Fabricación de embarcaciones y automóviles: los fabricantes de automóviles y embarcaciones de alta gama suelen recurrir a la preparación de kits para garantizar que las distintas piezas del producto final se ajusten a las expectativas de los clientes. Esto puede abarcar desde conjuntos de radio y altavoces hasta tapicerías, molduras y mucho más.

Una vez comprendido cómo se utiliza la preparación de kits en diversos procesos de fabricación, es importante destacar el valor que esta práctica aporta a las empresas. La preparación de kits ofrece una serie de ventajas, entre las que se incluyen:

Almacenamiento y gestión de almacenes optimizados

Las empresas manufactureras que aplican un modelo de producción ajustada tienen como objetivo evitar el desperdicio en la medida de lo posible. En los casos en que la preparación de kits corre a cargo de socios logísticos externos, esta práctica ayuda a las empresas a reducir el desperdicio al minimizar el espacio necesario para almacenar los artículos.

Además, al agrupar las piezas, los fabricantes necesitan menos embalaje, lo que les permite destinar el espacio libre a otras necesidades de almacenamiento.

Proceso de producción eficiente

Dado que el sistema de kits proporciona todas las piezas necesarias al operario encargado del montaje, los procesos de producción pueden completarse de forma considerablemente más rápida y eficiente. Esto se debe a que los trabajadores no tienen que desplazarse por toda la fábrica y la zona de almacenamiento en busca de los componentes individuales de los productos.

En cambio, los operarios disponen de todo lo que necesitan en un único kit en su puesto de trabajo, lo que les permite dedicar más tiempo a la propia tarea de montaje.

Mejora de la rentabilidad empresarial

El aumento de los costes de producción reduce el margen de beneficio de un fabricante. Sin embargo, un almacenamiento optimizado y una producción más eficiente pueden contribuir en gran medida a reducir los costes de producción y a mejorar la rentabilidad de la empresa manufacturera.

Mejor gestión del inventario

Las operaciones de fabricación que utilizan múltiples componentes para elaborar productos se benefician considerablemente de la preparación de kits en lo que respecta a la gestión de sus existencias.

En lugar de pasar por el largo proceso de definir y añadir referencias (SKU) y otros identificadores a cada componente, pueden agrupar los elementos y asignar una única referencia a ese kit. A la hora de buscar en el inventario las piezas necesarias, adquirir un kit resulta más rápido y cómodo que buscar cada pieza por separado.

Además, la preparación de kits garantiza que los fabricantes dispongan de suficientes piezas para fabricar un producto. Esto es mucho mejor que descubrir que algunos componentes concretos son defectuosos o insuficientes para continuar con la producción.

La preparación de lotes parece sencilla sobre el papel: se seleccionan las piezas adecuadas, se agrupan y se entregan a la línea de producción. Pero cualquiera que haya pasado tiempo en la planta sabe que rara vez sale todo tan bien como parece. El proceso tiende a generar pequeños contratiempos que se convierten en retrasos, errores o costes inesperados.

Situaciones en las que las cosas suelen salir mal:

• Listas de materiales que cambian constantemente, a veces incluso en medio de un pedido

• Datos de inventario que no coinciden con el trabajo que están realizando los equipos de preparación de pedidos

• Pasos manuales en los que un solo error al principio del proceso provoca la parada de una línea más adelante

• Producciones con gran variedad de modelos y bajos volúmenes que hacen que la estandarización parezca casi imposible
  

La cuestión no es que los equipos no sepan cómo gestionar las equipaciones; sí que saben. El problema es que los sistemas que los rodean no han avanzado al mismo ritmo. En esta entrada se analiza de dónde proviene el problema, por qué es importante y cómo algunos fabricantes lo están abordando con herramientas mejor conectadas.

Tanto si estás organizando un sistema de preparación de kits por primera vez como si intentas arreglar uno que se ha descarrilado, se necesita algo más que colocar las piezas en las bandejas. Un proceso que perdure se construye paso a paso, con personas, sistemas y retroalimentación que colaboren entre sí desde el principio.

1. Empieza con una planificación adecuada
Antes de que nadie empiece a retirar piezas, ten claro por qué lo estás haciendo. ¿Intentas agilizar los cambios de línea? ¿Reducir los errores de selección? ¿Liberar a los operarios para que puedan centrarse en la producción propiamente dicha?

Una vez que quede claro el «porqué», define los aspectos básicos: ¿Qué piezas se incluirán en los kits? ¿Dónde se almacenarán los kits? ¿Con qué frecuencia se cambiarán? Involucra a los operarios de primera línea en este paso, ya que son quienes mejor conocen los cuellos de botella y los atajos.

2. Realiza una prueba piloto antes de ampliarla a gran escala
No implantes el sistema de kits en toda la planta desde el primer día. Elige una familia de productos, como un turno o una línea de producción, y realiza una prueba. Observa con atención: ¿cuánto tiempo se tarda en montar los kits?, ¿dónde se producen los errores?, ¿cómo los utilizan realmente los operarios?

El objetivo no es la perfección. Se trata de aprender rápido, solucionar los puntos débiles y documentar lo que funciona antes de expandirse. De esa forma, no se amplían los problemas.

3. Formar para la adopción, no solo para el cumplimiento
Incluso el kit mejor diseñado fracasará si la gente no se implica. La formación debe explicar por qué es importante el kitting y cómo es un «buen» kit, y no solo qué caja va en cada sitio.

Combina la formación teórica con el apoyo práctico. Designa a responsables de procesos u operadores con experiencia para que recorran las instalaciones, respondan a las preguntas y recaben opiniones a medida que se va implantando el sistema.

4. Conéctate a tus sistemas centrales
Para que el proceso de preparación de kits funcione, debe integrarse con los sistemas que ya están en funcionamiento en la planta. Como mínimo, eso significa tu WMS y tu ERP.

Te interesará que BOM fluyan automáticamente, que los recuentos de inventario se actualicen a medida que se preparan los kits y que haya visibilidad en tiempo real de qué kits están listos. Sin esa conexión, acabarás volviendo a las hojas de cálculo y a las conciliaciones manuales, que suelen ser el origen de los errores.

La preparación de lotes puede parecer un proceso que se lleva a cabo entre bastidores, pero su impacto se nota en todas partes: por ejemplo, en montajes más rápidos, menos paradas de la línea de producción y menos desechos. Cuando se hace bien, es uno de esos cambios poco comunes que mejoran la eficiencia y reducen los residuos.

Entonces, ¿cómo se mide la rentabilidad?

He aquí un ejemplo sencillo:

Supongamos que gestionas una línea con 20 configuraciones al día.
Sin el sistema de kits, los operarios dedican una media de 8 minutos a reunir las piezas cada vez. Eso supone 160 minutos al día perdidos en buscar y clasificar piezas, más de 13 horas a la semana.

Ahora implementa el sistema de kits. El tiempo de preparación se reduce a 3 minutos. Ahorras 5 minutos por cada cambio de configuración, es decir, 100 minutos al día. Eso supone un ahorro de más de 400 horas al año, solo en una línea de producción. Ahora multiplica esa cifra por varios turnos, familias de productos o centros. Pero el ahorro de tiempo es solo el principio.

Otras métricas que revelan la realidad

• Índice de errores: ¿Cuántas unidades de montaje se retrasan o deben volver a fabricarse debido a la falta de piezas o a que estas son incorrectas? La preparación de kits suele reducir los errores entre un 30 % y un 50 %.

• Rendimiento: ¿Cuántas unidades más se pueden producir al día cuando las configuraciones son más rápidas?

• Aprovechamiento del personal operativo: ¿Dedican los trabajadores cualificados su tiempo a tareas que aportan valor añadido o a buscar piezas?

• Precisión del inventario: ¿Mejora la preparación de kits la visibilidad en tiempo real de lo que se ha utilizado frente a lo que queda?
  

La preparación de kits ya no es solo una buena práctica del método Lean, sino que se está convirtiendo en un ámbito clave de la innovación digital. A medida que los fabricantes buscan mayor rapidez, trazabilidad y flexibilidad, la forma en que se preparan, se entregan y se verifican los kits está empezando a evolucionar.

Estas son las tres grandes tendencias que están marcando el futuro de la preparación de kits:

1. La visión asistida por IA mejorará la precisión y la rendición de cuentas

Los sistemas de visión basados en IA se están volviendo cada vez más asequibles y accesibles, incluso para las empresas manufactureras de tamaño medio. Estas herramientas pueden verificar el contenido de los kits en tiempo real mediante el escaneo de contenedores, bandejas o kits completos antes de que salgan de la zona de preparación. En entornos con gran variedad de productos, esto se traduce en menos errores de embalaje, una mejor trazabilidad y la captura automática de imágenes para los registros de calidad.

La función «Vision» Tulip, por ejemplo, permite a los operarios activar flujos de trabajo mediante entradas visuales, sin necesidad de marcar manualmente cada pieza. Esto abre la puerta a una verificación escalable de los kits sin ralentizar el proceso.

2. La robótica está sustituyendo las tareas repetitivas de preparación de pedidos

La recogida de piezas mediante robots solía limitarse a centros de distribución de gran volumen con un amplio margen de maniobra. Pero eso está cambiando rápidamente. Los avances en visión artificial, tecnología de pinzas y planificación de trayectorias mediante IA están facilitando la implantación de robots en entornos de preparación de kits más pequeños y variables. Es de esperar que veamos más cobots trabajando junto a los operarios humanos, especialmente en entornos en los que la seguridad, la rapidez o la escasez de mano de obra son las principales preocupaciones.

Según el Informe Anual del Sector de MHI de 2024, más del 74 % de los responsables de la cadena de suministro afirman que están invirtiendo en robótica y automatización para mejorar la precisión en la preparación de pedidos y el rendimiento.

3. El MES en la nube y la trazabilidad digital lo unirán todo

A medida que los kits avanzan en el proceso de producción, la necesidad de visibilidad y trazabilidad en tiempo real no hace más que aumentar.

Las modernas plataformas MES en la nube permiten realizar un seguimiento de los kits desde su fabricación hasta su consumo, es decir, registrando los números de referencia de las piezas, las marcas de tiempo e incluso las acciones de los operarios en cada paso. Si a esto se le suman las firmas electrónicas, los registros visuales y IoT , se consigue una trazabilidad completa sin la carga que suponen los registros en papel.

Plataformas como Tulip esta trazabilidad de forma nativa. Puedes registrar la creación de un kit, asociarlo a un pedido o turno concreto y consultar su historial digital completo cuando sea necesario desde cualquier dispositivo conectado.

En conjunto, estas tendencias apuntan hacia un proceso de preparación de kits más conectado y a prueba de errores, en el que las personas y la tecnología trabajen codo con codo, y en el que cada kit pueda prepararse, verificarse y rastrearse sin lugar a dudas.

Aunque la preparación de kits ofrece numerosas ventajas a una empresa manufacturera, plantea algunos obstáculos cuando se realiza de forma manual.

La preparación manual de kits requiere que los empleados encargados de ello revisen las distintas cajas para seleccionar los componentes individuales necesarios para fabricar un producto. Sin embargo, al tratarse de un proceso manual, esta forma de preparación de kits presenta varios puntos de error. Por ello, es posible que los empleados de la línea de producción se encuentren trabajando con piezas incompatibles.

Por otro lado, el software de preparación de kits automatiza en mayor medida el proceso. Además, este software automatiza la recopilación de datos y ayuda a realizar un seguimiento de todos los artículos utilizados en la producción, lo que lo convierte en una herramienta imprescindible para los fabricantes que necesitan demostrar la trazabilidad a efectos de cumplimiento normativo.

Cuando la preparación de kits se configura correctamente, deja de ser una tarea secundaria y empieza a generar beneficios reales. Las configuraciones se realizan más rápido. Se reducen los errores. Los operarios dedican más tiempo a montar y menos a buscar piezas. Y si se cuenta con el apoyo digital adecuado, esas mejoras no se limitan a una sola línea de producción, sino que se extienden a todos los turnos y centros.

No hace falta dar un giro radical a toda la planta de golpe. La mayoría de los equipos empiezan con un solo kit, un solo producto y un pequeño proyecto piloto. A partir de ahí, los éxitos se van acumulando. Los datos lo demuestran: una vez eliminados los cuellos de botella en la entrega de piezas, la producción tiende a fluir con mayor fluidez en todo el proceso.