Seguimiento de órdenes de trabajo en la era digital

El seguimiento de las órdenes de trabajo suele pasarse por alto en el sector manufacturero.

Si cuentas con un sistema sólido, es fácil darlo por sentado. Si no dispones de un sistema robusto, el seguimiento de las órdenes de trabajo puede convertirse en un monstruo administrativo que te absorbe por completo y genera pérdidas. Es como el oxígeno: ¡no te das cuenta de su importancia hasta que te falta!

En esta entrada, queremos analizar en detalle el seguimiento de las órdenes de trabajo en el sector manufacturero. En concreto, queremos mostrarte cómo el seguimiento digital de las órdenes de trabajo puede optimizar las operaciones y reducir la carga administrativa. Por eso, veremos:

• Qué es el seguimiento de órdenes de trabajo
• Por qué es importante el seguimiento de las órdenes de trabajo
• Cómo el seguimiento digital de las órdenes de trabajo puede mantener tus operaciones bajo control

Para empezar, veamos primero una definición. A continuación, analizaremos cómo es trabajar en una fábrica en la que el seguimiento de las órdenes de trabajo supone un problema.

El seguimiento de las órdenes de trabajo es un método para supervisar el avance de la producción en relación con una solicitud de trabajo concreta. Es una forma de garantizar que:

• Cada encargo se entrega a tiempo
• Los cuellos de botella se detectan y se resuelven a tiempo
• Que cada departamento de una planta encaje en un todo organizado
• Para obtener una visión clara del trabajo en curso (WiP).

Por lo general, el seguimiento de las órdenes de trabajo es un proceso muy manual. Las órdenes de trabajo se recogen en largas listas en papel. No hay forma de actualizar dinámicamente las listas para que se ajusten a la realidad de la producción. El seguimiento de las órdenes de trabajo puede incluso convertirse en una forma de ejercicio ligero, ya que los planificadores de producción van de un lado a otro por la planta tratando de averiguar el estado de un trabajo concreto.

La mejor forma de explicar la necesidad de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo es con un ejemplo. Veamos, pues, un problema real relacionado con el seguimiento de las órdenes de trabajo. Es algo que me ha pasado a menudo y que quizá te resulte familiar.

A efectos de este ejercicio teórico sobre el seguimiento de órdenes de trabajo, echemos un vistazo a un taller mecánico típico.

En este taller mecánico hay varios centros de mecanizado distribuidos en células con distintas capacidades. En algún momento del pasado, la ubicación, las funciones y la agrupación de las máquinas fueron determinadas por quienes pretendían satisfacer las demandas actuales y futuras. Con el paso del tiempo, como es lógico, estas demandas y requisitos cambian. Y la adquisición o el traslado de máquinas no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana.

Este taller de mecanizado abastece a su «cliente». Para este ejemplo, supongamos que abastece a una zona de montaje que utiliza estas piezas y realiza pedidos al taller de mecanizado.

Con el fin de reducir los costes de preparación, las solicitudes se procesan por lotes (según lo determine una rueda de configuración o un análisis ABC) y sus requisitos de procesamiento pueden variar. Es posible que las piezas tengan que pasar de una máquina a otra antes de que estén terminadas.

El seguimiento de las órdenes de trabajo en este entorno recae en el planificador de producción. Esta persona se encarga de recibir las solicitudes del área de montaje y de enviar las órdenes al taller de mecanizado, con el fin de evitar la falta de piezas y garantizar la entrega puntual de las mismas.

El objetivo de crear este taller mecánico imaginario es poner de relieve lo siguiente:

1. Las exigencias internas de producción y la planificación de la producción pueden resultar complejas
2. Los requisitos cambian con el tiempo, lo que complica aún más el seguimiento de los puestos de trabajo
3. La responsabilidad de hacer un seguimiento de las órdenes de trabajo suele recaer en una o varias personas

Veamos ahora cómo funciona el seguimiento manual de las órdenes de trabajo para ver dónde empiezan a acumularse las dificultades.

El planificador de producción puede enviar un paquete de órdenes de trabajo a la planta y colocarlo en un tablón de anuncios o en una cola.

Este documento de seguimiento está pensado para circular junto con las piezas, siendo validado y pasando de una operación a otra a medida que estas se van realizando. Sin embargo, sin un sistema de seguimiento de las órdenes de trabajo, es aquí donde las cosas se complican.

Es muy probable que un planificador trabaje con una lista de artículos que deben salir del taller. Es posible que algunos de ellos lleven retraso y que todos se encuentren en distintas fases de procesamiento, ya sea en las estanterías a la espera de ser procesados o en las máquinas. Cada vez que una máquina termina un trabajo, su operario debe revisar los trabajos pendientes y elegir uno para prepararlo y ponerlo en marcha.

Para ser eficaz, un planificador debe proporcionar un calendario de producción claro a cada centro de trabajo, con el fin de evitar retrasos en las entregas, mantener a los empleados ocupados y reducir el tiempo de cambio de producción. No es una tarea fácil, ya que los pedidos que se tramitan en el taller cambian constantemente.

El planificador debe recorrer constantemente la planta de producción, tomando nota de dónde se encuentran los pedidos, cuándo vencen, en qué se está trabajando y realizando los ajustes necesarios. Si un pedido presenta algún problema y se retira de la producción, el planificador debe estar al tanto de ello para comunicar la urgencia o crear un nuevo pedido que lo sustituya.

Sin un sistema que muestre el estado y la ubicación de los pedidos al planificador, o sin un sistema que comunique la programación a los centros de trabajo, se trata de una tarea abrumadora.

En un entorno como este, no es difícil imaginar una situación en la que un planificador detecte un trabajo «urgente» y se vea obligado a detener un trabajo que ya se está ejecutando (a mitad de tirada) para procesar ese trabajo de mayor prioridad. Esto genera un gasto innecesario derivado del cambio de tirada.

Del mismo modo, si una máquina se avería, muchos pedidos podrían quedar paralizados a la espera de que la máquina vuelva a estar operativa. Es posible que no nos demos cuenta de que estos pedidos se ven afectados hasta que sea demasiado tarde.

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A menos que todo funcione a la perfección y los pedidos se procesen en un orden fijo, tendrás que estar al tanto de dónde se encuentran tus pedidos y cuál es su estado.

Los clientes quieren recibir sus piezas y los accionistas quieren que las operaciones funcionen con eficiencia. La forma en que gestionamos los pedidos en nuestra fábrica es fundamental para ello. Saber dónde se encuentran, adónde van y cuándo se necesitan es la base para tomar decisiones cruciales.

En pocas palabras: un planificador necesita saber dónde están los pedidos.

Es fundamental para la ejecución de cualquier plan. Con esta información, un planificador puede incluso optimizar las estrategias de planificación futuras.

Con Tulip, el seguimiento de las órdenes de trabajo puede integrarse de forma automatizada y fluida en el proceso de producción.

A continuación, voy a explicar cómo funciona una aplicación de seguimiento de órdenes de trabajo que hemos creado. Digitalizar tu proceso puede ser más fácil de lo que crees.

1.) Crear una orden de trabajo

El primer paso es crear una orden de trabajo. En la aplicación que hemos desarrollado, los equipos operativos comienzan introduciendo las órdenes de trabajo. Esto permite introducir toda la información necesaria para realizar el seguimiento de los pedidos, así como trasladarlos a diferentes estaciones y colas según sea necesario.

También puedes conectarte a las órdenes de trabajo desde tus sistemas de fabricación actuales o desde otro conjunto de Tulip .

2.) Añadir pedidos a la cola

Planificar la producción para un día o una semana puede ser tan sencillo como colocar las órdenes de trabajo en una cola. De este modo, cada orden de trabajo se colocará en su lugar, mostrándote cuándo se creó, cuándo vence y cuál es el siguiente paso. A la izquierda puedes ver qué órdenes de trabajo están listas para entrar en la cola y cuáles ya están en curso. Al hacer clic en cualquier orden de trabajo, podrás ver información detallada sobre ella.

Una vez completado un pedido, los centros de trabajo pueden pasar los pedidos al siguiente proceso de la secuencia o optar por completar el pedido y entregarlo al cliente.

3.) Realiza un seguimiento de tus órdenes de trabajo pendientes

Ahora ya puedes ponerte manos a la obra con el seguimiento de las órdenes de trabajo pendientes. El gráfico de la izquierda muestra el número de órdenes de trabajo pendientes por puesto de trabajo, mientras que la información de la derecha ofrece una visión general de las órdenes de trabajo pendientes.

El seguimiento de las órdenes de trabajo es una parte importante de las operaciones industriales. Cuando se realiza de forma manual, puede suponer un gran quebradero de cabeza.

Con las herramientas adecuadas, el seguimiento de las órdenes de trabajo puede integrarse perfectamente en sus operaciones.