Una de las diez principales empresas farmacéuticas digitaliza los registros en papel para mejorar el acceso a los datos y reducir la carga que supone el cumplimiento normativo

Introducción

Una de las diez principales empresas farmacéuticas, dotada de una sólida capacidad de investigación, contribuye a suministrar al mundo tratamientos que salvan vidas para enfermedades crónicas. Gracias a su profundo conocimiento de las necesidades médicas, esta empresa farmacéutica se ha posicionado como líder en tratamientos y tecnologías innovadoras para hacer frente a los retos sanitarios más urgentes a nivel mundial.

Hasta hace poco, muchas de las operaciones de la empresa farmacéutica, concretamente los registros, se documentaban con lápiz y papel. Esta práctica generaba más documentación en papel de la que se podía procesar en un plazo razonable, por lo que elaboraron un plan junto con Tulip digitalizar sus registros.

La empresa farmacéutica se enfrentó a muchos de los mismos retos a los que se enfrentan otras empresas con los registros en papel. Se dieron cuenta de que todo el proceso requería mucho tiempo y era propenso a errores. Y lo que es más importante, sus datos no podían utilizarse para la toma de decisiones en tiempo real.

Cada vez que un operario necesitaba consultar un registro en papel en una sala aséptica, debía seguir un procedimiento completo de vestimenta y desinfección. Este proceso de recuperación de datos se repetía con tanta frecuencia que la empresa comenzó a registrar el tiempo dedicado a desplazarse entre espacios. Descubrieron que sus operarios pasaban horas solo en vestirse y consultar la información de los registros en papel dentro de las salas asépticas.

El problema de la inaccesibilidad de los datos se ve agravado por el hecho de que, al igual que muchas otras empresas farmacéuticas, se generan más datos que nunca. Dado que en todos sus centros repartidos por el mundo se utilizan registros en papel, esta empresa farmacéutica tendría que dedicar un equipo técnico completo a transferir los datos del papel al formato digital, realizar análisis, identificar tendencias y elaborar informes.

Tras probar otros proveedores, su equipo consideró que la plataforma Tulipy su intuitiva aplicación de edición constituían una solución escalable para sustituir sus procesos en papel, lo que les proporcionaba una visibilidad total de sus operaciones.

Con la solución de registros electrónicos Tulip, el proceso de captura de datos se lleva a cabo en el momento en que se realiza el trabajo. Tulip registran automáticamente quién realiza la tarea, cuándo la completa, si hay una firma electrónica y cuándo se producen los cambios, en su caso. Los operadores también disponen de un menú desplegable para datos como la ubicación del edificio o el estado del equipo, lo que les permite completar rápidamente sus registros y ayuda a evitar errores en la introducción de datos. Cada Tulip en sus instalaciones genera un registro de auditoría que reduce la carga que supone el cumplimiento normativo.

Un empleado de la empresa comentó en tono jocoso que ya no tienen que preocuparse por la pérdida de documentos VIP (documentos muy importantes) debido a algún derrame ocasional de café. Con los libros de registro digitales Tulip, la empresa ha obtenido numerosos beneficios: han reducido a cero el tiempo dedicado a entrar en las salas asépticas para consultar los libros de registro en papel, han comenzado a compartir datos en tiempo real con colaboradores de todo el mundo y han garantizado el cumplimiento de los controles de calidad y las firmas electrónicas antes de la presentación. Las noticias de éxito se han extendido por toda la empresa y los equipos están solicitando ser los siguientes en incorporarse a la implantación Tulipen sus instalaciones.

Además de implantar las aplicaciones de registro en otras instalaciones, el siguiente paso para esta empresa consiste en identificar otros casos de uso de Tulip la organización. El equipo está especialmente interesado en recopilar datos tanto de personas como de máquinas para los registros electrónicos de lotes. Al eliminar los intermediarios y agilizar la introducción de datos por parte de los operadores, se reduce el riesgo de errores en la introducción de datos y los operadores de esta empresa pueden dedicar su tiempo a las tareas más importantes.