Implementaciones remotas con Tulip

Siempre preferimos trabajar con los clientes en persona. El viejo dicho de la filosofía Lean «ve al gemba» tiene mucho de cierto. Dicho esto, hay ocasiones en las que las implementaciones presenciales simplemente no son posibles. Para estos casos, hemos desarrollado un método integral para implementar Tulip .

En esta guía, te explicaremos cómo implementamos Tulip los clientes cuando no podemos reunirnos en persona. Trataremos los siguientes temas:

• Cuándo realizar implementaciones remotas
• Cómo estructuramos y llevamos a cabo una implementación a distancia
• Ejemplos de implementaciones remotas exitosas

En los últimos años, hemos estandarizado el proceso de implementación Tulip nuestros clientes. Se trata de un proceso que hemos llevado a cabo más de cien veces y que garantiza el éxito de cada uno de nuestros clientes.

Las implementaciones a distancia no son más que una extensión de este proceso. Hemos tomado un proceso que funciona y lo hemos adaptado a situaciones en las que no es posible realizar consultas presenciales.

El éxito constante que hemos observado en las implementaciones a distancia se debe a nuestra experiencia y nuestros conocimientos. Sabemos qué preguntas hacer. Sabemos dónde se encuentran los cuellos de botella y los obstáculos habituales. Y sabemos qué nivel de detalle técnico es necesario desde el principio para que los proyectos se mantengan dentro de los plazos previstos. Cuando necesitamos «estar sobre el terreno», guiamos a nuestros clientes a través de los procesos físicos de forma virtual.

Nuestro proceso general de implementación se desarrolla en cinco fases (que trataremos con más detalle más adelante).

1. Alcance general: en esta fase, definimos los objetivos, los casos de uso iniciales, las necesidades de formación y los plazos correspondientes.
2. App y desarrolloApp : definir el proceso y diseñar el esquema de la aplicación para los primeros casos de uso seleccionados; crear junto a ti la(s) primera(s) App(es) de producto mínimo viable (MVP)
3. Implementar, probar, iterar: poner las primeras aplicaciones en producción o implementarlas en un entorno de pruebas. Iterar y mejorar las aplicaciones basándose en los comentarios recibidos
4. Determinar los próximos pasos para ampliar los casos de uso iniciales y/o explorar otros

Diferencias clave

Las diferencias más importantes en el proceso se producen en las primeras fases: durante la definición del alcance, el desarrollo de la aplicación y la implementación inicial. En resumen, dedicamos más tiempo a conocer a fondo todos los entresijos de vuestras operaciones.

Hay cosas que suelen resultar obvias cuando se recorre la planta juntos, pero que se pasan por alto fácilmente cuando se trabaja a distancia. Los detalles y las especificaciones del proyecto se pierden de vista cuando no se está observando la célula de trabajo donde se ejecutarán las aplicaciones.

Por eso, cuando no podemos reunirnos en persona, dedicamos más tiempo a recopilar los requisitos y los detalles desde el principio; adoptamos un ritmo de reuniones más frecuente para garantizar que el proyecto avance; y aumentamos la coordinación con el equipo y las partes interesadas. Por ejemplo, utilizamos herramientas en línea de mapeo de procesos y pizarras colaborativas. Esto nos permite definir juntos los flujos de trabajo y los requisitos, y nos ofrece una visión más completa de sus necesidades. También le pediremos que comparta fotos o vídeos de las áreas de producción. Según nuestra experiencia, estos métodos son eficaces para diseñar y poner en marcha proyectos de forma remota.

Recientemente, la necesidad de realizar implementaciones a distancia ha aumentado debido a las restricciones de viaje relacionadas con la pandemia. Sin embargo, hay otras circunstancias en las que las implementaciones a distancia pueden resultar preferibles. En estos casos, hemos implementado Tulip con éxito Tulip nuestros clientes de forma virtual.

A continuación te explicamos cómo se desarrolla nuestro proceso de implementación remota.

Cabe señalar que muchos de estos pasos pueden llevarse a cabo en paralelo. Por ejemplo, a menudo formamos a los clientes en los aspectos básicos de la plataforma y la creación de aplicaciones durante la fase de definición del alcance. La identificación de nuevos casos de uso y la preparación para la escalabilidad pueden realizarse durante la implementación inicial.

Definición del alcance del proyecto: durante esta fase, sentamos las bases para que el proyecto sea un éxito. Nos familiarizamos con tus objetivos y tu funcionamiento.

Este trabajo se adapta bien a entornos de trabajo a distancia. Gran parte del desarrollo inicial del proyecto puede realizarse por teléfono o mediante software de videoconferencia. Cada cliente colabora estrechamente con uno de nuestros expertos internos en operaciones industriales, quien puede ayudar a identificar desde el principio los casos de uso y el valor empresarial.

A lo largo de varias reuniones con el Tulip , colaboraremos para:

• Descubre cuáles son tus objetivos y averigua cómo puede Tulip en el camino de tu empresa
• Definir los criterios de éxito
• Seleccionar y priorizar los casos de uso
• Establecer un calendario, el alcance, las funciones y las responsabilidades

En esta fase, tú y tu equipo tenéis acceso a Tulip recursos de aprendizaje interactivos en línea— para empezar a explorar y desarrollar vuestras habilidades Tulip .

Al final de esta fase, habremos definido cómo será la implementación, cómo y cuándo se llevará a cabo, y qué hay que hacer para llevarla a cabo.

Definición App y desarrollo App

Aquí es donde nos adentramos en los entresijos de vuestras operaciones. Vuestro representante de éxito del cliente iniciará conversaciones detalladas sobre la distribución física de vuestras instalaciones, los procesos, la maquinaria, el equipamiento, la infraestructura tecnológica y el personal implicado.

Aunque lo hacemos a través de videollamadas, nos esforzamos al máximo por hacernos una idea de cómo es el espacio físico de su planta de producción y del rendimiento de sus operaciones. A distancia, podemos trabajar con mapas de procesos, esquemas de distribución de la planta, planos de planta y otros recursos para obtener la mayor información posible. A menudo, pedimos al cliente que nos facilite fotos y vídeos, que nos explique sus procesos actuales durante una videollamada y que comparta paneles de control con la información de rendimiento disponible. Durante esta fase, hacemos todo lo posible por conocer el flujo de productos, la distribución y qué actividades realizan los distintos puestos de trabajo, así como su relación con los retos u oportunidades de rendimiento.

A continuación, pasamos al proceso de desarrollo de la aplicación. Dependiendo de la complejidad del caso de uso o del proceso, esto puede implicar varias sesiones de formación digital con los representantes del equipo del cliente. A continuación, trabajarán en el desarrollo de sus aplicaciones o revisarán las aplicaciones iniciales creadas por nuestro equipo, según lo que hayamos acordado durante la fase de definición del alcance.

Es importante señalar que todos los detalles de la implementación se concretan durante esta fase. Trabajaremos contigo para resolver cualquier problema técnico, como cuestiones relacionadas con el hardware, las conexiones y los dispositivos. Además, daremos inicio a las actividades de formación y gestión del cambio descritas durante la fase de definición del alcance.

Implementar, probar, iterar

A estas alturas, todo debería estar listo para empezar. Las aplicaciones deberían estar compiladas, los procesos operativos conectados y el equipo preparado para utilizar Tulip.

Para maximizar el éxito de la implementación, seguimos el método ágil (si no estás familiarizado con él, puedes obtener más información sobre el método ágil aquí). En resumen, el método ágil da prioridad a «sprints» cortos, de 1 a 2 semanas, frente a ciclos de desarrollo largos y lineales. El objetivo del método ágil es aprender más haciendo más y, de este modo, avanzar más a largo plazo. Además, estos sprints te brindan la oportunidad de hacer un balance con tu equipo para determinar si las aplicaciones están cumpliendo tus objetivos. ¿Es intuitiva para el usuario final? ¿Tienen los supervisores y la dirección acceso a los datos que necesitan? Tus respuestas a estas preguntas pueden influir en futuras iteraciones.

Nuestro objetivo es poner la aplicación en manos de los usuarios en el primer sprint. Esto nos permite recabar opiniones sobre el desarrollo y el uso, que luego incorporamos a los mapas de procesos y de recorrido del usuario elaborados anteriormente en el marco de nuestra colaboración.

En lo que respecta a las implementaciones a distancia, colaboramos con tu equipo para establecer objetivos claros para cada sprint. Al final de cada sprint (normalmente semanal o quincenal), hacemos un balance y proponemos los ajustes que sean necesarios.

Antes y durante esta fase, seguiremos supervisando todos los aspectos de la implementación, incluyendo la conectividad, la preparación del hardware, el diseño de las aplicaciones, las bases de datos y los conectores.

Desarrollo de capacidades para una implantación más amplia

A estas alturas, Tulip más o menos «en funcionamiento». Tras varios ciclos de pruebas e iteraciones, tus aplicaciones deberían estar listas para su uso en producción. Los aspectos técnicos y culturales también deberían estar resueltos. Si surge algún problema, nuestro equipo de asistencia técnica está especializado en resolver incidencias técnicas de forma remota.

En esta etapa, colaboraremos contigo para iniciar la siguiente fase del proyecto. Esto podría consistir en desarrollar las capacidades internas de tu equipo o de tu organización; un buen ejemplo de ello es la formación de usuarios avanzados en varias sedes, que luego puedan formar a sus compañeros de equipo. También es en este momento cuando empezaremos a ayudarte a identificar nuevos casos de uso o a diseñar un plan de implementación para los casos de uso identificados anteriormente.