「システム・オブ・レコード」と「システム・オブ・エンゲージメント」――その違いとは？

製造業の現場では、常に新しい種類のソリューションが登場しています。

最近、従来の記録システムを補完する手段として、エンゲージメント・システムが登場している。

この記事では、これらの「システム」が互いにどのように連携しているのか、そしてそれが現代の業務運営においてなぜ重要なのかについて見ていきます。

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「システム・オブ・レコード」とは、企業にとって共通の参照基準となる情報システムのことです。これは信頼できる情報源としての役割を果たし、複数の個人や事業部門によってデータが作成、取り扱い、処理される際に生じがちな不整合を防ぐ役割を担っています。

製造業において、最も一般的な記録管理システムとしては、エンタープライズ・リソース・プランニング（ERP）スイート、製造実行システム（MES）、および顧客関係管理（CRM）ツールが挙げられる。

これらはそれぞれ、業務の過程で多くのユーザーやプロセスによって影響を受ける情報を一元化することで、業務を支援します。また、業務運営における「唯一の信頼できる情報源」を提供します。

定義上、すべてのシステム・オブ・レコードは以下の特徴を備えています：

• 完全（関連するすべてのプロセスおよびプログラムを網羅すること）
• 正確（業務の実態をありのままに反映し、社内または規制上のベストプラクティスに従う）
• タイムリー（ビジネスの最新状況を反映している）
• 一貫性（一貫性のあるデータモデルを徹底する）

システム・オブ・レコードは、複雑なビジネスを統合・管理する上で重要な役割を果たします。しかし、それらは現場の従業員向けに設計されたものではありません。

ここで「エンゲージメント・システム」の出番となります。エンゲージメント・システムとは、従業員が日々の業務において利用するプログラムやアプリケーションのことです。

製造分野では、これらにはさまざまなプロセス関連のアプリケーションが含まれます。デジタル監査から資材・在庫管理システム、さらにはデジタル品質管理や作業指示アプリケーションに至るまで、いずれも具体的な業務上の課題に焦点を当て、エンドユーザー向けに設計されています。

通常、エンゲージメント・システムはレコード・システムと統合されており、現場の業務プロセスとバックエンドの会計処理との間にシームレスな連携が図られています。

この2つのシステムの違いは、結局のところ次のように要約されます：

• システム・オブ・レコードとは、ITチームによって管理されるよう設計された、一元化された共有データストアのことです。
• エンゲージメントの仕組みは分散型であり、各事業部門のニーズに応じて異なり、現場のチーム向けに構築されています。

なぜこの区別が重要なのか

この区別が重要なのは、現代の運用環境において、これら2種類のシステムが相互に密接に結びついているためである。

ますます、両方のシステムが重要な役割を果たすようになってきている。

製造業者にとって、ERPは事業運営に欠かせないツールです。多くの製造業者にとって、MESはもはや欠かせない存在となっています。MESは、生産の計画、調整、分析に不可欠なものです。

多くの場合、経営陣はデータの不一致を防ぐため（データの些細なミスが甚大な結果を招く可能性があるため）、エンドユーザーがこれらのシステムにアクセスできないようにしたいと考えています。

さらに、こうしたシステムの運用は極めて複雑になりがちです。いずれの場合も、システムは多くの複雑で相互に連動したモジュールで構成されています（「盲人と象の寓話」に例えられるようなものです）。これらはビジネスにおける「真実の源」であるかもしれませんが、だからといって、そこに格納されているデータに簡単にアクセスできるとは限りません。また、エンドユーザーにとって有用な形式になっているとも限りません。

そのため、製造業界では、最先端のカスタムMESを導入している組織であっても、依然として手作業でデータを収集していたり、Excelで工程分析を行ったりしているケースがよく見られます。記録システムに保存されたデータを活用するよりも、従来のアナログなツールに頼ってしまうほうが、往々にして簡単だからです。

エンゲージメント・システムは、従業員が自分たちにとって重要なプロセスに対して、これまで以上に大きな主導権を握れるようにします。これらのシステムはそうしたプロセスと直接連携しているため、関連データの収集やインサイトの迅速な導出が格段に容易になります。

重要なのは、これらが「システム・オブ・レコード」と連携できる点です。これにより、重要なプロセスデータは「システム・オブ・レコード」に引き継がれつつ、それを必要とするユーザーは引き続き即座にアクセスできるようになります。

メーカーが、記録管理システムにエンゲージメントシステムを追加することを検討すべき理由をいくつか挙げてみます。

サイロ化の解消

記録システムはデータを一元管理しますが、だからといって全員が同じデータソースを利用しているわけではありません。記録システムの取り扱いが難しい場合があるため、各部門は独自の方法でデータを取得・分析することがよくあります。その結果、各部門が独自の「真実の源」に基づいて業務を行うという、データのサイロ化が生じかねません。

不一致の減少

サイロ化がもたらす結果の一つが、データの不一致です。現場のチームが手作業でデータを収集している場合、手作業で入力されたデータとシステム上のデータ（SoR）との間に、当然ながら差異が生じます。これは、後々、多大なコストを伴うミスや修正につながる可能性があります。

ユーザー体験の向上

エンゲージメント・システムは、究極的には従業員のエンゲージメントを高めること、つまり従業員の体験を向上させることを目的としています。これらは、従業員が取り組む業務に合わせて設計されています。

SoRにかかる費用を削減

多くの組織では、時間の経過とともに、基幹システム（SoR）のカスタマイズに莫大な費用を費やすことになってしまいます。基幹システム（SoR）に運用システム（SoE）を組み合わせることで、必要なデータや機能を手頃なコストで確保できる可能性があります。

重要なのは、「システム・オブ・レコード」と「システム・オブ・エンゲージメント」を区別することで、両者の間の緊張関係をうまく調整できるようになるという点です。一方では、ビジネスに関する正確な全体像を把握する必要があります。他方では、現場の従業員がより効率的に働けるよう支援するツールが必要です。

製造業において、この傾向は最近、「IIoT 対MES」という議論の中で見受けられました（答えは？ おそらく両方でしょう！）。

この区別を念頭に置くことで、チームにとって何が最も効率的かをより的確に判断できるようになるはずです。