デジタル時代における作業指示書の追跡管理

製造現場では、作業指示書の追跡管理が見落とされがちです。

しっかりとしたシステムが整っていれば、ついその存在を当たり前だと思ってしまいがちです。しかし、堅牢なシステムがなければ、作業指示書の管理は、時間を奪い、無駄を生み出す厄介な事務作業の塊となってしまいます。それはまるで酸素のようなもので、なくなってみなければ、その存在に気づかないものです！

この記事では、製造業における作業指示書の追跡について詳しく解説します。具体的には、デジタルによる作業指示書の追跡が、業務の効率化や事務負担の軽減にどのように役立つかをご紹介します。そこで、以下の点について見ていきます：

• 作業指示書の追跡とは
• 作業指示書の追跡が重要な理由
• デジタルによる作業指示書の追跡が、業務を円滑に進める秘訣

まずは、定義から確認しておきましょう。その後、作業指示書の追跡が課題となっている工場での業務実態について見ていきます。

作業指示書の追跡とは、特定の作業依頼に対する生産の進捗状況を把握するための手法です。これは、以下のことを確実にするための手段です：

• すべての仕事は期日通りに仕上がります
• ボトルネックを早期に発見し、解決する
• 工場内の各部門が、組織的な全体として調和していること
• 仕掛品（WiP）の可視化を図るため。

通常、作業指示書の追跡は手作業が中心のプロセスです。作業指示書は長い紙のリストにまとめられており、実際の生産状況に合わせてリストを動的に更新する手段がありません。生産計画担当者が現場を歩き回り、特定の作業の進捗状況を確認しようとするため、作業指示書の追跡はちょっとした運動になることさえあります。

作業指示書の追跡が必要であることは、具体例を見れば最もよくわかります。そこで、実際の作業指示書追跡における課題を見てみましょう。これは私が頻繁に経験したことであり、皆さんにも心当たりがあるかもしれません。

この作業指示書追跡に関する思考実験のために、典型的な機械加工工場を例に挙げてみましょう。

この機械加工工場には、さまざまな機能を備えたセルに分かれた多数のマシニングセンターが設置されています。かつて、機械の配置や機能、グループ分けは、現在および将来の需要に対応しようとする人々によって決定されました。当然ながら、こうした需要や要件は時とともに変化します。しかし、機械の購入や配置変更は、そう簡単にできるものではありません。

この機械加工工場は、「顧客」に部品を供給しています。この例では、同工場が、これらの部品を消費し、機械加工工場に発注を行う組立エリアに供給していると仮定しましょう。

セットアップコストを削減するため、リクエストはバッチ単位で処理されます（セットアップホイールまたはABC分析に基づいて決定されます）。各バッチの処理要件は異なる場合があります。部品は、完成するまでに複数の機械間を移動する必要がある場合があります。

この環境における作業指示書の追跡は、生産計画担当者の役割です。この担当者は、組み立て現場からの依頼を受け、部品不足を防ぎ、期日通りに部品を納品できるよう、機械加工部門へ作業指示書を発行する責任を負っています。

この架空の機械工場を想定した理由は、次の点を強調するためです：

1. 社内の生産需要や生産工程の割り当ては、複雑になることがあります
2. 要件は時とともに変化するため、業務の進捗管理はますます複雑になっています
3. 作業指示書の管理業務は、往々にして1人または数人の担当者に負担が集中してしまう

それでは、手作業による作業指示書の追跡業務の実態を見て、どこから問題が生じ始めるのかを確認してみましょう。

生産計画担当者は、作業指示書一式を現場に配布し、ジョブボードに掲示するか、またはキューに入れることがあります。

このトラベル・オーダーは、各工程に合わせて移動し、各工程の完了確認を経て、順次次の工程へと引き継がれることを想定しています。しかし、作業指示書の追跡機能がないと、ここで問題が生じやすくなります。

プランナーは、おそらく出荷予定の品目リストに基づいて業務を行っています。その中には納期が遅れているものもあるでしょうし、処理の進捗状況も様々で、棚に置かれたまま処理待ちの状態のものや、機械にセットされているものなどがあります。機械が1つの作業を終えるたびに、オペレーターは進行中の作業を確認し、その中から1つを選んでセットアップし、作業を開始しなければなりません。

計画担当者が効果的に業務を行うためには、納期の遅れを防ぎ、従業員の稼働を維持し、段取り替え時間を短縮できるよう、各作業拠点に明確な生産スケジュールを提示しなければなりません 。工場内で処理される注文は絶えず変化しているため、これは決して容易なことではありません。

計画担当者は、常に現場を巡回し、注文品の所在、納期、現在進行中の作業を確認し、必要に応じて調整を行わなければならない。もし注文品に問題が生じて生産から取り下げられた場合、計画担当者はその状況を即座に把握し、緊急性を伝達するか、あるいは代替となる新たな注文を割り当てる必要がある。

計画担当者に注文の状況や所在を表示するシステムや、作業現場にスケジュールを伝達するシステムがなければ、これは非常に困難な作業となります。

このような環境では、スケジューラーが「緊急」のジョブを検知し、その優先度の高いジョブを処理するために、実行中のジョブ（実行途中）を強制的に停止させざるを得なくなるような状況が容易に想像できます。これにより、不必要な切り替えによる無駄が生じます。

同様に、機械が故障すると、多くの注文が処理されずに滞り、機械が復旧するのを待つことになりかねません。こうした注文に影響が出ていることに、手遅れになるまで気づかない可能性もあります。

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すべてが完璧に機能し、注文が不変の順序で処理されるわけではない限り、注文がどの段階にあり、どのようなステータスにあるかを把握しておく必要があります。

顧客は部品を必要としており、株主は事業が効率的に運営されることを求めています。工場での受注処理の方法は、この点において極めて重要です。部品が現在どこにあるか、どこへ送られるのか、いつ必要となるのかという情報を把握していることが、重要な意思決定の基盤となります。

端的に言えば、プランナーは注文がどこにあるのかを知っておく必要がある。

これは、いかなる計画の実行においても基本となるものです。この情報を活用すれば、計画担当者は将来の計画戦略を最適化することさえ可能です。

Tulip を使えば、作業指示書の追跡を、生産プロセスの自動化されたシームレスな一部として組み込むことができます。

ここでは、私たちが開発した作業指示書管理アプリケーションについて解説します。業務プロセスのデジタル化は、想像以上に簡単かもしれません。

1.) 作業指示書を作成する

まず最初に、作業指示書を作成します。私たちが開発したアプリでは、運用チームはまず作業指示書の入力から始めます。これにより、注文を追跡するために必要なすべての情報を入力できるほか、必要に応じて注文を別のステーションやキューに移動させることができます。

また、既存の製造システムや、他のTulip 群から作業指示書にアクセスすることも可能です。

2.) 注文をキューに追加する

1日や1週間の生産計画を立てるには、作業指示書をキューに移動するだけで済みます。これにより、各作業指示書が順番に並べられ、作成日時、納期、次の工程が確認できるようになります。左側には、キューに入れる準備が整っている作業指示書と、すでに進行中の作業指示書が表示されます。作業指示書をクリックすると、その詳細情報を確認できます。

注文の処理が完了した後、各作業拠点では、その注文を次の工程へ引き継ぐか、あるいは注文を完了させて顧客へ納品するかを選択できます。

3.) 未完了の作業指示書を管理する

これで、未完了の作業指示書の追跡作業に取り掛かることができます。左側のグラフは、作業ステーションごとの未完了の作業指示書の数を示しており、右側の情報は、未完了の作業指示書の全体像を把握できるようにしています。

作業指示書の追跡は、産業現場の業務において重要な役割を担っています。手作業で行うと、大きな負担となることがあります。

適切なツールを活用すれば、作業指示書の追跡は業務の自然な一部となります。