製薬業界トップ10企業、紙の記録簿をデジタル化し、データの利用しやすさを向上させるとともにコンプライアンス業務の負担を軽減

はじめに

研究開発力に優れた世界トップ10の製薬企業は、慢性疾患に対する命を救う治療薬を世界中に提供しています。医療ニーズを深く理解している同社は、世界が直面する最も差し迫った健康課題に対処するための革新的な治療法や技術において、業界をリードする存在となっています。

つい最近まで、この製薬会社の業務の多く、特に作業日誌は、紙とペンで記録されていました。この方法では、妥当な期間内に処理しきれないほどの紙の書類が発生していたため、同社Tulip 協力して作業日誌Tulip 策定しました。

この製薬会社は、紙の記録簿を使用する他の企業が直面しているのと同様の課題の多くを抱えていました。同社は、そのプロセス全体が時間がかかり、ミスが発生しやすいものであることに気づきました。何よりも重要なのは、そのデータがリアルタイムの意思決定に活用できなかったという点です。

無菌室で紙の記録簿を確認する必要があるたびに、作業員は完全なガウン着用と消毒の手順を踏まなければならなかった。このデータ取得作業は頻繁に行われていたため、同社は各エリア間の移動に要する時間を記録し始めた。その結果、作業員が無菌室内でガウンを着用し、紙の記録簿から情報を確認するだけで数時間を費やしていることが判明した。

データへのアクセスが困難であるという問題は、他の多くの製薬会社と同様、これまで以上に大量のデータが生成されているという事実によって、さらに深刻化しています。世界中の各拠点で紙の記録簿が使用されているため、この製薬会社では、データを紙からデジタル形式へ移行し、分析を行い、傾向を把握し、レポートを作成するために、技術チームを丸ごと1つ割く必要が生じます。

他のベンダーを試した結果、同社のチームは、Tulipプラットフォームと直感的なアプリ編集機能が、紙ベースの業務プロセスを置き換える拡張性の高いソリューションであり、業務の全容を把握できると評価しました。

Tulip電子ログブックソリューションでは、作業が行われるその場でデータが収集されます。Tulip 、誰がいつタスクを完了したか、電子署名があるかどうか、変更があった場合はその日時などを自動的に追跡します。また、オペレーターは建物の場所や機器の状態などを選択できるドロップダウンメニューを利用できるため、ログを迅速に作成でき、データ入力のミスを防ぐことができます。 各拠点におけるTulip あらゆるTulip 監査証跡として記録され、コンプライアンス対応の負担を軽減します。

同社の従業員は、コーヒーをこぼして「VIP（Very Important Paper：極めて重要な書類）」を紛失する心配がなくなったと冗談交じりに語った。Tulip導入により、同社は多くの大きな成果を上げた。無菌室に入って紙のログブックを確認する時間をゼロに削減し、世界中の協力者とリアルタイムでデータを共有できるようになり、提出前の品質チェックや電子署名によるコンプライアンスの遵守も確実なものとなった。 こうした成功事例が社内に広まり、各チームから「次は自分たちの拠点でTulipを導入したい」という声が次々と上がっている。

ログブックアプリの導入先をさらに拡大することに加え、同社の次のステップとして、Tulip その他のユースケースを特定することが挙げられます。チームは特に、電子バッチ記録（EBR）のために、人と機械の両方からデータを収集することに注力しています。仲介者を排除し、オペレーターによるデータ入力のプロセスを効率化することで、データ入力ミスのリスクが低減され、同社のオペレーターは最も重要な業務に時間を割くことができるようになります。